企业如何进行采购管理工作
對於急需現金周轉的供應商，允以早日付款， 往往可在價款、交期或其他條件上取得有利位置。付款方法也可用於供應商管理上，如對於優 良廠商，付款之到期日較短，反之，對於不良的廠商，付款到期日較長。預付定金是提前付款 的另一種方式，對於供應廠商較有利的方式。但須嚴防狡猾的廠商於現金到手後，怠於履行交 易條件。 違約罰款： 若廠商交期延誤而不能如期交貨、品質欠佳、交貨數量不足、協調服務水準低落，買方往 往可罰扣其款。為使廠商切實屢行其應盡義務，可要求另加保證人或提出擔保。 其他有關交易條件： 普通採購合約，為時甚短，銀貨兩訖後，買賣雙方權利義務即告終結。但以長期採購合約 而言，合約期間即為重要交易條件。
三、採購作業之管制 １．採購作業之績效評估稽核 降低採購價格： 採購價格由直接材料、直接人工、製造費用（進貨成本）、銷管費用、財務費用所構成，因
此採購價格降低戰略應包括下列各種作戰方法： （１） 直接材料成本降低作戰：損耗原因調查及損耗降低與代替材料尋找開發。 （２） 直接人工成本降低作戰：無謂工時減少、停頓工時減少、準備工時減少、搬運工時減少、 生產效率提高與邁向自動化生產。 （３） 製造費用降低作戰：擬定各項製造費用標準、實際標準與製造費用差額與重點降低製造 費用。 （４） 進貨成本降低作戰：尋找新的進貨來源、降低進貨成本之技巧與縮短通路、大量採購、 相互採購。 （５） 銷管費用降低作戰：營業人員管理、 營業配額之擬定與營業費用檢核表。 （６） 財務費用降低作戰：呆帳降低作戰、快銷、快收款作戰與）無貸款經營之導入。 採購費用降低策略： 採購費用由下列十項所組成 （１） 請購手續成本。 （２） 採購成本。 （３） 檢驗驗收成本。 （４） 搬運費用及裝卸成本。 （５） 保險費用與稅負。 （６） 進庫成本。 （７） 會計入帳及支付款項所花成本。 （８） 倉儲成本。 （９） 呆廢料損失成本。 （１０） 資金（利息）成本。 因此，採購費用降低戰略，亦應包括下列策略： （１） 請購手續成本降低策略：請購所花費的人工費用降低策略、請購所花費的人事務用品費 用降低策略與請購主管及有關單位之審查費用降低策略。 （２） 採購成本降低策略：估價詢價比價採購連絡通信費用降低策略、採購所花費的人工費用 降低策略與採購主管及有關單位之審查費用降低策略。 （３） 採購驗收成本降低策略：檢驗手續所花掉的人工費用降低策略、檢驗過程中所花費的文 具用品費用降低策略與檢驗儀器設備所花費的折舊費用降低策略。 （４） 搬運費用及裝卸成本降低策略：運費搬運費用降低策略、裝卸費用降低策略。 （５） 保險費用與稅金降低策略。 （６） 進貨成本降低策略。 （７） 會計入帳及支付款項所花成本降低策略。 （８） 庫存成本降低策略。 （９） 呆廢料損失成本降低策略。 （１０） 資金（利息）成本降低策略。 ２．採購人員之管理、行為規範 採購倫理： 因為採購人員大量資金，且其又同時扮演對外談判的角色，跟廠商進行接洽。因此，他們 的立場與道德都於公司和廠商而言都非常重要。他們必須非常傑出，而且行為上也大公無私。 因此，公司應將採購人員在採購業務上必須遵守的基本道德，以具體的方針、規定明示出。此 即通常被認為與採購倫理有關的方針。且在某些情況，採購倫理也適用於採購有關人員。另一 倫理問題是贈禮、接待等方針之決定。大體而言，大多數公司的作法是嚴格禁止贈禮與接待。 某些公司則在有限度的範圍內予以同意，而少數的公司則採放的態度。 行為規範：美國採購管理協會發表過：『有關採購習慣的原理與基準』，茲列舉其要點如下： （１） 採購人員在任何交易中，首先考量公私立易，而且要信賴公司的經營方針，循此完成業 務。 （２） 採購人員必須善納相關人員之意見，此類意見在不至於傷害採購部門權威與責任的限度 內，應予重視並評估。 （３） 採購人員切勿持有偏見，務必使支出之金額都能發揮出最大之效用。 （４） 採購人員必須經常致力於有系統的獲得採購物料與其有關之知識，同時也謀求採購部門 採購事務合理化及使採購手續更有效率。 （５） 採購人員在整個採購業務中，務必廉潔誠實。必須避免任何形式、型態下，可能受賄的 情形。 （６） 對於正當的來訪廠商，採購人員必須在許可的範圍內，迅速且鄭重的招待來訪者。 （７） 採購人員要尊重自己的職責，同時自需在不損害採購業務順利進行的範圍內，使別人也 尊重自己的職責。 （８） 在情況許可下，採購人員必須為同僚的工作提供意見，且從旁協助。 （９） 對於以採購業務的發展及強化採購立場為目的的各種團體與個人，採購人員必須給予全 面性的協助。 ３ ．內部稽核 品質管理系統 （１） 是否訂定品質文件。
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