企业如何进行采购管理工作(4)

企业如何进行采购管理工作

具有法律上約束力，一經採購部門開　出、核准後即兌現。通常採購單所包括資料有：　１．採購單之流水號　２．採購品數量　３．採購品的規格　４．交貨日與交貨地點　５．採購品的單價與總價

　　　　６．現金折扣或其他付款條件　７．其他特殊要求。　對於一年內需持續使用的外購品，採購部門通常會開出數張報價請求單給不同的供應商；　而當某一供應商被選上時，採購部門會開出綜合訂單，這種訂單可指出整個年度所需購買的項　目與數量。當生產等部門需要上述物品時，可逕自行開出訂單給供應商，而不需再經過採購部　門，當然物品的項目與數目需符合綜合訂單上已經核准的項目。此種單據的作法能夠讓企業與　其供應商建立較長期關係，且易獲得採購品的現金折扣和簡化採購流程　。　採購需求單（請購單）：　通常由物料的需求部門（如生產、品管）所提出，這些部門要求採購部門為其購買所需物　品。此一請購單所包括的項目通常有：　１．欲採購的項目為何　２．數量有多少　３．預期交貨日為何　４．預期的價格　５．交貨地點　６．其他。　請購單為採購作業之起點，通常由使用物料單位等發出一個採購請求，最常用的是採購需　求單，屬於企業內部的文件。採購需求單有許多不同格式，但每張採購單中一定要包含下列述　數項資訊：　１．原料的描述（品名）　２．所需求的數量與日期　３．所估計的單位成本　４．所涉及的會計科目　５．寫此單據的日期　６．核准簽章。但現今電腦發達，不一定需書面形式，亦可在電腦上設計類似格式。　６．採購計劃與預算之編制　採購的執行與控制：　為使採購計畫能順利推展，採購業務應如何正確的執行，如何將採購業務控制的恰當好處，　乃相當重要之課題。為使採購業務正確執行，以及為使採購業務控制得宜，在採購管理上必須　引用下列管理手段：　（１）　採購制度與作業程序的建立及合理化。　　　　（２）　採購手冊的編制。　（３）　採購的預算管理與擬定。　（４）　採購的成本管理。　（５）　採購的績效評價與管理。　（６）　採購用料表。　（７）　採購組織與職責的合理化。　（８）　庫存管理。　傳統的物料採購管理組織，與世界先進國家的物料部門或採購部門之組織都大同小異，通　常，在這些企業中都擁有採購與倉儲兩個單位。大約在十年前開始，美國經營管理有了嶄新的　發展。採購管理也起了很大的變化。因此，採購管理組織，在今天已被視為與業務管理組織一　樣，從傳統步向革新。

　　　　二、採購作業之執行　１．採購策略之擬定　採購基本程序：　採購程序當中，開出訂購單不過是採購程序的一部份而已。採購計劃，物料來源、情報蒐　集、適當採購時間以及其他重要影響因素都需事先決定。在一生產工廠裡，採購程序包括下列　主要步驟：　（１）　採專責的人員開出請購單（Ｐｕｒｃｈａｓｅ　Ｒｅｑｕｉｓｉｔｉｏｎ），交予採購部門。　（２）　決定購買哪些物料及購買多少數量。　（３）　研究市場趨勢，並決定出最有利的購買時機。　（４）　決定物料供應來源以進行採購事項。　（５）　以詢價、報價、比價等程序決定有利價格，並選取適當供應商或協力商。　（６）　與供應廠商進行採購合約並開具訂購單。　（７）　監督供應商準時交貨。　（８）　核對並完成採購交易行為，根據驗收單（Ｒｅｃｅｉｖｉｎｇ　Ｒｅｐｏｒｔ）或品質數量的檢驗報告，核對供　應商狀況，並對供應商的不良品加以處理。　採購管理：　是指採購功能的管理，亦稱為採購業務管理，是將經營管理的觀念運用於各種功能上。採　購的功能並非僅僅存在採購部門，也存在於組織的其他部門，例如：物料管理部門的物料計畫，　品管部門對採購物料的檢查，還有會計部門對採購品的付款等等。狹義的採購管理是只有採購　部門的管理。而廣義的採購管理則包含其他相關部門，如：倉儲、品管、會計部門等。現代化

　　　　的採購觀念，則要將狹義與廣義的採購管理相容為一。　採購的範圍：　係指採購的現象或標的物，在本書係指維持生產所需的一切直接與間接供應品，包括土地、　房屋、機器設備、工具、機器、原料、副料、主見、配件以及辦公用具等。此等有形的物品，　我們以『物料』一詞來涵蓋。除了此外，採購的範圍尚包括維持有形物品正常使用所需的各種　技術與服務。亦即，採購的範圍不僅有實體的東西，也包括無形的勞務。　（１）　實體的採購：原料係指直接使用於生產之原物料，也是構成產品最主要成分。通常，原　料是產品的製造成本中比率最高的項目。資本設備係指製造產品的主要工具或提供生產環境或　條件所不可或缺之設備。　（２）　勞務的採購：可分兩部分討論　一、技術：係指取得能夠正確操作或使用機器、設備、原料等的專業知識。唯有取得技術，才　能使機器設備發揮其效能。　二、服務：又可分下列四點說明之：　１．售前服務：係指賣方在交易前提供產品的相關資訊，此項服務可增加採購人員的專業知　識

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