企业如何进行采购管理工作(2)

企业如何进行采购管理工作

計畫包括長程、短程計畫及預算等等。各部門的計畫包括從銷　售、生產、財務、人事及物料採購計畫等。　（３）　有了計畫後，為了要達成計畫，必須對各種作業的執行加以控制，確保計畫能依循而為。　這種組織的設立、計畫、執行、考核構成了管理循環。而採購方針與採購計畫的擬定，是　依據前面所闡述的觀念，茲將採購管理的體系說明如下：　採購方針的設定方式　採購人員對外部而言，乃代表公司進行採購工作；而對公司內部而言，富有與有關部門密　切配合以順利獲得所需物料之重責。採購方針應列入公司整體性方針中，其重要性可見一斑。　採購方針可分為一般性基本方針與個別性執行方針，一般性基本方針是針對採購計畫與採購活　動而設定，通常涵蓋下列範圍：　（１）　公司原料之自製與外購。　（２）　物料的採購與庫存。　（３）　長期契約與短期契約的簽訂。　（４）　供應商的選擇與評估。　（５）　上下游相互採購情形。　（６）　總公司採購與分公司採購。　（７）　採購部門與其相關部門。　（８）　採購作業與個人之關係。　（９）　採購人員的業務處理。　（１０）　採購倫理的問題。　採購計畫之內容　所謂採購計畫就是對種種採購活動於事先就決定其處理的方法，並依循此方法，完成整個　採購任務。因此採購計畫的內容，包括下列各項計畫：　（１）　採購品的市場調查。如採購品的市場變動，情資訊報收集，景氣變動的預測等。

　　　　（２）　協力廠商的調查與選擇。調查並選擇優良的供應商或協力商以確保物料的供應。　（３）　採購品的品質計畫，進廠計畫（交期計畫），供應商計畫等等。　（４）　採購的技術開發，如採購工程，工業工程，價值分析，系統工程等。　幾乎所有的製造業公司，都有採購部門。但是在那些企業裡，採購的功能性並不被重視。　以下簡述數項企業重視採購功能程度之影響因素。　１．　歷史性：　公司歷史或許對於採購功能在公司的位置有最重要的影響力。在較早成立的公司，公司往　往都對採購建立一套制式的程序。例如集中採購或分散採購。集中採購是指整個公司企業（包　含母子公司、海外單位等）　，在採購時，是統合起來採購。集中採購和分散採購業界非常盛行。　在一家沒有分公司的企業，就無集中採購與分散採購的名辭。當一家公司有許多單位分散各地　時，集中採購與分散採購之運用極為重要。大宗且共同的物料，由總公司集中採購，由於數量　大，又有專職人員負責，可使採購技術與情報較先進與靈通。且因採購數量大，可爭取較大價　格折扣，並與供應商建立較良好關係。然而在零星、緊急、特殊、供應生產設備使用的小額採　購時，重點在短期靈活調度，則以分散採購較為適當。集中採購的優點乃藉由大量購買，獲得　價格上優勢。可是卻有一缺點，就是當大量購買時，事實上也就代表了訂單處理流程較缺乏彈　性，無法及時訂購。這會降低當有生產需求時的回應速度。然而由於科技的進步，除了使企業　可先行評估出正常的需求外，也有機制使得有特殊需求時，可直接和供應商接觸。如此，不但　有大量購買所帶來的價格優勢，也能達到及時反應的優點。　２．　採購權之統一化：　採購權之統一化在企業管理上相當重要。如果採購權不統一，企業內任何單位都可向外申　購，將造成企業之混亂。一般而言，企業內各部門所需之物品應向採購部門請購，再由採購部　門向外採購。若採購人員對某種物品不清楚時，應努力學習，認清物品以利採購的進行。無論　如何，採購不得由未經授權核准人員進行。若沒有一個專業且唯一的採購團體，想發展和整合　一企業的採購策略是很難的。現今，有幾項發展趨勢在美國大型企業產生。採購已變的較少戰　術功能，而偏向戰略／策略功能、企業把生產與採購策略加入競爭策略計畫中。上述所說趨勢都　需要一強有力的集權式採購團體作後盾，由他們來發展採購策略。沒有這樣的團體，企業採購　策略將無法和整個公司組織整合。但針對分權式採購而言，採購人員必須對當地的營運需求有　較多的瞭解，包括對產品、流程、企業等有較深入的認識。這些瞭解，可使買者和供應商之間　發展出較良好的關係。　３．　產品開發支援：　對於新產品和創新的需求，如果強於競爭者的話，可增進企業的競爭優勢。因為大部分的　產品創新發生於作業單位水準，而分權式採購結構較容易支持新產品的發展。因為新產品會產　生額外原物料需求，分權式採購結構之採購人員與供應商擁有良好默契，將更加容易取得。

　　　　４．　擁有權：　有些組織偏好分權式，是因著眼於其無形的理由：擁有權。因為他們覺得，分權下，人員　較能夠瞭解和支持部門目標。如果是在集權下，人員較不能瞭解部門需求。近幾年，一些公司　偏向分權的模式。這些公司為了降低成本，降低其公司組織人員編制，包含集權式採購團體。　此外，最近潮流開始趨向採購決策的核准由較低的管理等級決定。這樣的情況，降低了公司對　集權式採購團體的需求。　５．　供應

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