高标准基本农田项目监理规划(6)

****************年度高标准基本农田建设项目 监理规划 第九章 信息管理

9.1 信息管理程序 9.1.1 收文处理程序

9.1.1.1 收文人员在收到的文件上或收文处理签上签字，填写收文处理签。

9.1.1.2 监理部负责人收到的文档提出拟办意见，主送、分送部门建议，分呈交总监阅示。

9.1.1.3 总监阅后作出批示，指定处理、回文人员或部门。 9.1.1.4 文件管理员按照批示分送指定的部门或人员。

9.1.1.5 承办部门按照指示进行处理、拟文。回文按照文件和资料编写与审核管理程序执行。

9.1.1.5 收文处理笺，包括：来文编号，文上日期，来往中心，文件标题，附件，工程部位，关键词一，关键词二，主送部门，分送部门，拟办意见，代表批示，承办单位意见，参考文号等内容。

9.1.2文件和资料编写与审核管理程序

在监理、咨询服务过程中形成的各类文件性产品，如：文函、各类监理、咨询报告等，应按照下列程序进行编写和审批。

9.1.2.1 有关人员拟稿，填写发文处理签。发文处理笺，包括：发文编号，发文日期，发文单位，文件标题，附件，工程部位，关键词一，关键词二，签发人，会签部门，主办单位，拟稿人，核稿人，主送部门，分送部门等内容。

9.1.2.2 一般情况下，文稿应使用单位规定的计算机软件输入计算机，报上一级领导或

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****************年度高标准基本农田建设项目 监理规划 专业负责人进行修改、审核，拟稿人根据审核意见进行修改形成初稿。当需要会签时，应填写会签部门。

9.1.2.3审核后，交综合组进行登记、编号、文字润色，送会签部门进行会签。一般情况下，拟稿人应将文件磁盘提交综合组 (或通过计算机网络的文件共享方式实现)。 9.1.2.4 会签完成后，若各部门意见分歧较大，由原办部门或综合组组织讨论或报签发包人决定。

9.1.2.5 根据会签、讨论结果或签发人的批示进行修改。修改可由原拟稿人进行或由综合组进行(但修改后应通知拟稿人)。

9.1.2.6 当文件和资料修改后，应重新编写和打印。

9.1.2.7 终稿报签发人签发，签发人应在发文处理签和文件上签字。 9.1.2.8 终稿除附件外的所有文字资料必须采用规定的格式打印。 9.1.2.9签发人签字后的文件，由综合组按照收发规定进行分送。

9.1.2.10 发出的文件及资料由综合组按照批准的分发范围进行登记复印分发，发文登记可采用下列方式，但必需要求收件人签字确认∶

a.《发文登记表》登记。 b.发文登记本进行登记。

c.收件人在由发文部门保存的文件上签字。 9.2 信息管理人员岗位职责

监理部设信息管理人员，负责与公司、业主和驻地办、承包人信息管理，监理部和驻地办按JL40、41建立监理发文和收文登记表。收文经总监和监理工程师阅，提出处理意见，由本人或交主办人办理。发文应由总监或监理工程师（或委托他人）起草，按

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****************年度高标准基本农田建设项目 监理规划 照岗位职责签发、打印、传送。 9.3文件和资料的归档管理

9.3.1 文件资料的归档管理应按照《档案法》及国家和行业的规程规定进行。 9.3.2 综合组负责制定档案管理的规定，各部门负责实施。 9.3.3 文件的整理、归档、组卷由各相关部门进行。

9.3.4 在监理服务期满后，对应由监理机构负责归档的工程资料档案逐项清点、整编、登记造册，并由档案管理专职人员进行验收，验收合格后移交发包人保存。 9.3.5各类载体的归档，应按照有关规定执行。

9.3.6所有人员都应按照国家法规和合同规定做好文件资料、信息的保密工作，防止泄密。

9.3.7借阅已归档的文件，按档案管理的有关规定和程序进行。

9.3.8 对于一些有关工程项目质量的原始记录，如：监理或咨询日报，检验、试验报告，各种检查验收单(签证)等，若事后发现记录错误或失真需更改时，应由原填写人进行，并加盖印章或签名标识，注明更改日期。一般情况下不允许事后进行更改。 9.4监理记录的管理 9.4.1历史性记录 9.4.1.1监理日记

要求各个部位每个班次的监理员，均要认真填写监理日记，其内容包括：天气情况，投入设备,劳务数量,材料消耗，拖延，作业时间,停工,验收及计量情况，工程质量，存在问题和指令等。 9.4.1.2交接班记录

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****************年度高标准基本农田建设项目 监理规划 要求上、下班的监理人员，除进行面对面交接外，都应认真填写交接记录，其记录应包括本班次的主要及需提醒注意事项。 9.4.1.3现场工程师日记

现场工程师日记是现场工程师的个人笔记本，应记录每天作业的重大决定、对承包人的指示、发生的纠纷及解决的可能方法、与工程有关的特殊问题、代表参观工地及其有关细节、与承包人的口头协议、工程师的指示和协商、对下级的指示、工程的主要进度或问题等。 9.4.1.4口头指示记录

应作好口头指示的内容、发出的时间、地点，以便书面正式文函确认。 9.4.1.5工程计量及支付记录

a.工程量记录。工程量记录的数据必须是工程师和承包人双方同意的数据。工程量单均应编上双方认可的编号，保留一份复印件，并记录汇总，及时输入计算机文挡中，编制计量汇总表。

b.支付记录。主要记录支付情况，包括每月净支付数额以及各类款项的支出额，计日工、变更工程、索赔、材料预付款等项目统计表。 9.4.1.5质量记录

包括材料检验的记录、施工记录、工序验收记录、试验记录、隐蔽工程检查记录等。 9.5通知与联络的要求

9.5.1监理机构与发包人和承包人以及其它人的联络以书面文件为准。 9.5.2监理机构的书面文件应加盖公章，总监或授权监理工程师签字。 9.5.3监理机构发出文件送达指定联系人，由收件方制定联系人签字。

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****************年度高标准基本农田建设项目 监理规划 9.5.4来往文件按施工合同约定期限及时发出答复，不得扣压或拖延，也不得拒绝。 9.6 监理单位提交的资料 9.6.1工程建设监理工作报告 9.6.2监理合同

9.6.3监理规划、监理细则 9.6.4监理日志 9.6.5监理抽检记录 9.6.6工程监理有关资料

9.7 监理机构按规定和监理合同约定，做好监理资料管理和归档工作，并督促承包人做好工程资料归档管理工作。

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