营口某公司员工手册(超级全面)(4)

7．1．2 资料员应随时随地深入部门，收集档案资料，使档案不散失在部门和个人手中。公司各部门（财务部除外）工作中、工作后形成或办理的档案资料，应及时送交资料室归档保存。所送资料应附带报送电子文件，以便资料室建立电子文件档案。

7．1．2 外部审批后形成的文件档案资料，资料员应扫描进电脑。

7．1．3 移交部门移交人办理交接手续，填写“档案移交单”，并详细注明移交部门、移交人、接收部门、接收人、接收时间、接收内容、接收件数等。

7．1．4 所有资料在电脑中与资料柜中同样分类保存，使用统一编号，以方便各科室在局域网上查询。

7．1．5 需要使用资料复印件，统一由资料员复印并办理领取手续。

7．2 工程档案立档要求：

7．2．1 公司内部工程档案按项目进行分类收集、整理，立卷：

（1）每个项目按前期、配套、工程、验收资料、合同协议五部分进行整理立卷； （2）对每个部分分别编写目录、打制页号；

（3）整理后的资料应达到用检索工具能够准确地找到所需档案资料的标准。 7．2．2 报送北京市市城市建设档案馆档案的收集、整理、立卷：

（1）按工程前期文件和竣工验收文件、工程室外管线竣工图、竣工工程质量评定资料（建筑、结构、水、暖、电）、竣工工程质量保证资料（建筑、结构、水、暖、电）、竣工图纸（建筑、结构、水、暖、电）分别立卷； （2）根据城建档案馆要求，整理资料； （3）通过城建档案馆验收方可存档。

7．3 档案借阅规定

7．3．1 需要借阅档案员工必须严格履行档案借阅、调阅制度。

7．3．2 资料员应严格履行工作职责，按照各项规定办事，做好档案的保密、利用等工作。要认真做好档案借阅登记，并收集档案借阅效果，及时向领导反馈利用情况。

7．3．3 特殊情况和需要原始资料的，须在《档案查阅登记簿》上登明借用时间、借用理由、归还时间。

7．3．4 借阅本部门档案时，填写“查阅档案审批单”，经本部门经理签字批准后，方可

借阅；跨部门借阅档案时，填写“查阅档案审批单”，经主管总经理签字批准后，方可借阅。

7．3．5 借阅档案人员，严禁在档案资料上涂改、勾划、撕页和抽取文件。 7．3．6 借阅档案人员，应及时无误将档案归还档案室。

7．3．7 档案管理人员收回借阅档案时，要严格检查档案资料的完好、完整情况，确认无误后无误后方可收回。如有损失，应详细纪录，并要求借阅人员立即修补或限时修补。如损失较大或遗失，应报告行政部领导按有关规定处理。 7．3．8 执行本规定时，如遇有难以处理的问题，请示行政部经理和总经理协调解决。

7．3．9 档案室内不得吸烟，同时应做好防火、防潮工作，资料员离开时，应

关好电源、门窗。

8． 公司对外收发文制度

8．1 公司对外收发文由行政部统一管理。

8．2 公司收文由行政部接收，并通知相关责任人。

8．3 公司发文由各科室起草，并填报《公司对外发文审批表》，由经理审批，行政部盖章，并由行政部发给受文单位，受文单位接收人应在我公司发文本上签字。

8．4 行政部应对各科室发文给出统一分类编号。

8．5 行政部应保存好《发文登记本》及《公司对外发文审批表》。

二、 财务管理 1． 财务管理原则 1．1 授权管理

公司财务部、预算部对公司内的任何经济活动事项固有查询权及参与建议权。

1．2 预算管理

1．2．1 公司各部门的各项经费使用均须事先制定“资金收支预算计划”，并纳入公司总体资金预算计划中，严格按所订计划实施执行。

1．2．2 公司各部门应根据部门业务需求制定出科学合理的部门预算计划，并于每个旬、月、季、年度之前上报财务部、预算部。

1．2．3 公司各部门须根据本部门业务进展情况和收支情况及时做好统计，并于每旬、月、季、年度末上报财务部、预算部。

1．3 监控管理

1．3．1 公司总经理、主管经理、财务部、预算部对公司总体资金使用和部门资金使用有监控权。

1．3．2 财务人员对本公司业务实行具体会计监督。财务人员对不真实、不合法的原始凭证不予受理；对记载不准确不完整的原始凭证予以退回，并要求更正、补充。

1．3．3 财务人员发现账簿记录与实务款项不符实，应及时逐级向部门经理和公司领导书面报告，并请求查明原因，做出处理。财务人员对上述事项无权自行作出处理。

1．3．4 财务人员应定期会同行政部人员进行公司财产清查，保证账簿记录与实物、款项 相符。

2． 资金管理程序

2．1 集团往来资金的取得：

2．1．1 根据公司运营情况，向集团财务部报送年、季、月、旬资金使用计划。 2．1．2 往来拨款申报时间：用款期前15日。

2．2 贷款资金的取得（见财务部贷款程序）

2．3 资金支出的管理 2．3．1 内部借款要求：

2．3．1．1 企业内部借款均须填写“内部借款单”。注明现金借款或支票借款。 2．3．1．2 所有借款，无论金额大小均需总经理审批。

2．3．1．3 企业资金往来付款均须填写“资金往来申请单”。 2．3．1．4 借款程序：

2．3．1．5 严格控制空白支票（限额支票）的领用，除特殊原因外，原则上不允许领用空白支票。如需领用，领用人须妥善保管，如有丢失，一切损失由领用人承担。

2．3．1．6 各部门应及时结清借款，未结算借款不能连续超过三笔，否则财务部不予受理。

2．3．1．7 备用金、借款要遵循“前账不清，后帐不立”的原则。

2．3．1．8 借款清还时间：一般业务借款在借款发生后五个工作日内清还，特殊事项借款由总经理签批清还时限；备用金借款，每年年底清理核批

2．3．2 工程拨款

2．3．2．1 工程款审批 （1） 各相关部门应每月月底根据合同要求和进度情况向预算部提供下月资金使用计划（见附表二），由预算部进行审核，公司总经理要求各部门对下月资金使用计划进行调整和 批准资金使用计划。

（2） 凡在资金计划内拨款，由相关部门经理填制《拨款单》（见附表）后，由预算部、财务部进行审核，并经主管经理批准后，财务部方可拨款。

（3） 对计划外拨款，各责任部门应注明理由，由预算部、财务部进行审核，由主管副总经理签字，最后报总经理批准、确认后，财务部方可拨款。 2．3．2．2 拨款流程

（1） 对研发中心负责的各项设计委托拨款，由研发中心填制《价款单》，报预算部及财务部审核签字，报常务副总经理批准签字后，再到财务部取款。 （2） 根据工程进度情况并结合所签订的合同规定，工程及可控配套款的拨付由工程部填写工程《价款单》，注明合同编号、日期、合同造价、本次拨款数量及累计拨款数量等，由工程部经理签字后，报预算部及财务部审核签字，再报常务副总经理批准签字后，最后到财务部取款。

（3） 属于各专业局配套工程的，由开发部经理签字后，报预算部及财务部审核签字，并报常务副总经理批准签字后，再到财务部取款。

（4） 对与销售部有关，并由工程部负责工期、质量的工程。工程部工程款的拨付，由工程部经理签字后，报预算部及财务部审核签字，并报主管副总经理批

准签字后，再到财务部取款。

（5） 对销售部直接负责的工程、销售策划及广告费用，由销售部填制《价款单》后，报预算部、财务部审核签字，并报主管副总经理批准签字后，再到财务部取款。

（6） 工程项目竣工后，工程尾款的拨付由公司售后服务部经理签字后，报预算部及财务部审核签字，并报副总经理及总经理批准签字后，再到财务部取款。 （7） 每完成一次拨款后，各部门必须保存好与其相关的拨款单据并填写“拨款记录台帐”以便查对，公司定于每月月底前各相关部门相互核对拨款情况，以避免出现漏洞。

（8） 公司预算部于每月月底前，汇总项目累计拨款台帐，详细注明合同造价，分项目

工程结算造价，累计拨款数量及预提款数量，供公司领导及相关部门核查。

2．4 费用支出的管理 2．4．1 费用说明

费用是指公司及各部门在日常经营活动中发生的差旅费、业务交际费、交通费、通讯费等开支。公司员工有义务本着合理、节约、有效的原则是用各项费用。员工的报销凭证必须真实、有效。在本制度中，费用均纳入部门费用考核范围，由财务部根据费用预算进行考核，考核结果与部门绩效考核挂钩。

2．4．2 费用管理基本原则

2．4．2．1 对各项费用实行预算管理，财务部根据公司目标利润指标作出全年费用预算，并负责总体费用预算的执行与监控。

2．4．2．2 费用预算编制本着谁支出、谁预算、谁控制的原则，责任落实到各部门。各部门将办公用品、工具书、市内出租车费、出差费、招待费、加班餐费等有关费用在年度末编制下一年度预算标准，经总经理办公会审批后，严格执行。预算的执行与准确性将纳入部门绩效考核。

2．4．3 费用审批权限

报销审批实行逐级签字制度，各项费用的审批以经办人的直接上级作为第一责任人，对费用的合理性、真实性负责，在按规定程序逐级报批。有签字权的领导因故不能履行签字职责时（如出差不在位时），可根据需要进行必要的授权。审批权限规定如下：

（1）差旅费、出租车费、招待、礼品、加班餐费等费用支出，由本部门经理签字确认后，财务部审核相关票据，由主管经理审批后，到财务部取款。对特殊超过2000元标准且因工作需要必需发生的招待餐费、礼品及交际费用，由部门经理以书面形式在报销单中说明理由，提交主管经理及公司总经理汇同审批。 （2）部门经理的日常费用报销，由财务部审核相关票据，经主管副总经理批准后，方可报销。

（3）副总经理日常费用报销，由财务部审核相关票据，经总经理批准后，方可报销。

（4）总经理日常费用支出，由财务部审核相关票据后，方可报销。凡属于总经理日常费用支出，财务部应建立个人帐簿，以备公司董事会审核。

（5）凡购臵办公用品、消耗品、汽车保险、汽车油票等费用支出由行政部统一

办理，由总经理审批、报销。汽车维修费由经办人（该车司机），事前取得行政部经理允许，事后由行政部、财务部审核，由总经理审批、报销。

2．4．4 费用报销程序

公司严格按照财务规定和标准确保对各项支出的有效管理和控制，并使签字报销程序规范、简化。报销程序如下： 2．4．5． 费用标准

2．4．5．1 办公用品及消耗品：包括日常办公用品及办公设备的消耗品如纸张、文具、

计算机耗材、工具书等。此类用品由行政部统一购臵，特殊情况需自行购臵的，应提前请示行政部同意后方可自行购臵。行政部队所购物品进行登记入帐，统一管理调配。需自行购臵工具书及资料，须提前填写《图书申购表》向行政部申报，购臵后由行政部登记保管。

2．4．5．2 物料及消耗品：包括清洁、洗涤用品、卫生用品等公司日常用消耗品，由行政部统一购臵管理。

2．4．5．3 汽车费用：为公司所属或为公司所使用车辆的汽油费、日常保养性维修费、养路费、存车费、过桥费等，对车辆的油耗状况、维修费用等由行政部进行详细登记，统一管理。

2．4．5．4 业务招待费：招待费包括因业务需要招待客户、关系单位的餐费、礼品费用等费用。原则上实报实销。

2．4．5．5 手机话费：报销标准暂定为部门经理每人每月500元，员工每人每月300元，因公出差期间的话费每人每天增加50元的通话费用。（特殊情况除外）

2．4．5．6 出租车费：主要指员工因公外出发生的出租车费，规定按实际距离实报实销。节假日加班或工作日加班的员工按统一标准报销交通费。

2．4．5．7 地铁费用：指员工因公外出发生的地铁费用，实报实销。

2．4．5．8 差旅费：员工因公赴外省市办理公务时须提前按下图程序办理相关借款手续

，同时享用相应差费标准（如下表）。

出差地住宿及费用参考标准如表所示：（特殊情况除外） 住宿 交通费 通讯费 餐费

一类城市上海、广州、深圳、天津、海南 其他城市 200元/人*天 长话费 手机费 200元/人*天

200元/人*天 150元/人*天 50元/人*天 50元/人*天

单人住宿可在此标准的基础上浮50%

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