在库作业与盘点(7)

5.4.3 盘点作业的步骤

一般盘点必须依循下列步骤逐步实施(见图5-8)：

事先准备 盘点时间的确定 盘点前 确定盘点方法 盘点人员的培训 储存场所的清理 盘点中

盘点工作 差异因素追查 盘点后 盘盈、盘亏处理 图5-8 盘点流程图

1．事先准备

盘点作业的事先准备工作是否充分，关系盘点作业进行的顺利程度，为了使盘点在短暂的时间内、利用有限的人力达到迅速、准确的目标，事先的准备工作内容如下： （1） 明确建立盘点的程序方法； （2） 配合会计决算进行盘点；

（3） 盘点、复盘、监盘人员必须经过训练； （4） 经过训练的人员必须熟悉盘点用的表单； （5） 盘点用的表格必须事先印制完成； （6） 库存资料必须确实结清； 2．盘点时间的确定

一般性货品就帐物相符的目标而言盘点次数愈多愈好，但因每次实施盘点必须投入大量的人力、物力、财力，故也很难经常为之。事实上，导致盘点误差的关键主因是在于出入库的过程，可能是因出入库作业传票的输入，检查点数的错误，或是出入库搬运造成的损失，因此一旦出入库作业次数多时，误差也会随之增加。所以，以一般生产厂而言，因其货品流动速度不快，半年至一年实施一次盘点即可。但以物流中心货品流动速度较快的情况下，既要防止过久盘点对公司造成的损失，又要考虑可用资源的限制，因而最好能根据物流中心各货品的性质制定不同的盘点时间，例如，在对商品进行ABC分类的物流中心，一般情况： （1） A类主要货品：每天或每周盘点一次 （2） B类货品：每二、三周盘点一次

（3） C类较不重要货品：每月盘点一次即可

而未实施商品ABC分类管理的物流中心，至少也应对较容易损耗、毁坏及高单价的货品增加其盘点次数。另外需要注意的是，当实施盘点作业时，应尽可能缩短作业时间，以2—3日内完成较好。至于选择的日期一般会选择在：

（1） 财务决算前夕──便于决算损益以及表达财务状况。

（2） 淡季进行──因淡季储货量少盘点容易，人力比较宽余，且调动人力较为便利。 3．确定盘点方法

因盘点场合、需求的不同，盘点的方法也有差异，为符合不同状况的产生，盘点方法的决定必须明确以利盘点时不致混淆，至于其细节于下节中加以叙述。

4．盘点人员的培训

为使盘点工作得以顺利进行，盘点时必须增派人员协助进行，至于由各部门增援的人员必须有效组织并进行短期训练，使每位参与盘点的人员能够切实发挥其作用。而人员的培训必须分为两部份：

（1） 针对所有人员进行盘点方法训练。其中对盘点的程序、表格的填写必须充分了解，工作才能得心应手。

（2） 针对复盘与监盘人员进行认识货品的训练。因为复盘与监盘人员对货品大多数并不熟悉，故而应加强货品的认识，以利盘点工作的进行。

5．储存场所的清理

（1） 在盘点前，对厂商交来的物料必须明确其所有权，如已验收完成属本物流中心的，应即时整理归库，若尚未完成验收程序属厂商的，应划分清楚避免混淆。

（2） 储存场所在关闭前，应通知各需求部门将需出库配送的商品提前做好准备。 （3） 储存场所整理整顿完成，以便计数盘点。

（4） 预先确定呆料、废品、不良品，以便盘点时之鉴定。 （5） 帐卡、单据、资料均应整理后加以结清。

（6） 储存场所的管理人员在盘点前应自行预盘，以便提早发现问题并加以预防。 6．盘点工作

盘点时，因工作单调琐碎，人员较难以持之以恒，为确保盘点的正确性，除人员培训时加强引导外，工作进行期间应加强指导与监督。

7．差异因素追查

当盘点结束后，发现所得数据与账簿资料不符时，应立即追查产生差异的主要主因。 盘点差异产生的主要原因来自以下几个方面：

（1） 是否因记账员素质不足，致使货品数目无法表达。 （2） 是否因账物处理制度的缺点，导致货品数目无法表达。 （3） 是否因盘点制度的缺点导致帐物不符。

（4） 盘点所得的数据与账簿的资料，差异是否在容许误差内。 （5） 盘点人员是否尽责，产生盈亏时应由谁负责。 （6） 是否产生漏盘、重盘、错盘等状况。

（7） 盘点的差异是否可事先预防，是否可以降低帐物差异的程度。

8．盘盈、盘亏处理

差异原因追查后，应针对原因进行调整与处理，至于呆废品、不良品减价的部份需与盘亏一并处理。

物品除了盘点时产生数量的盈亏外，有些货品在价格上会产生增减，这些变化在经主管审核后必须利用货品盘点盈亏及价目增减更正表修改。

5.4.4 盘点的种类

就像账面库存与现货库存一样，盘点也分为账面盘点及现货盘点。 1． 账面盘点

所谓“账面盘点”又称为“永续盘点”，就是把每天入库及出库货品的数量及单价，记录在计算机或账簿上，而后不断地累加算出账面上的库存量及库存金额。

2． 现货盘点

“现货盘点”亦称为“实地盘点”或“实盘”，也就是实际去点数仓库内的库存数，再依货品单价计算出实际库存金额的方法。

因而如要得到最正确的库存情况并确保盘点无误，最直接的方法就是确定帐面盘点与现货盘点的结果要完全一致。如一旦存在差异，即是产生“帐物不符”的现象，究竟是帐面盘点记错或是现货盘点点错，则须再多费一层工夫来找寻错误原因，才能得出正确结果及赋予责任归属。

5.4.5 盘点的方法

1． 账面盘点法

账面盘点的方法系将每一种货品分别设帐，然后将每一种货品的入库与出库情况详加记载，不必实地盘点即能随时从计算机或账册上查悉货品的存量，账面盘点法的记载型式如表4-2。通常量少而单价高的货品较适合采用此方法。

表4-2 货品总帐

品 名 编号： 请购点： 经济订购量： 日期 订 购 请购单 入 库 数量 单价 价值 出 库 数量 货单 现 存 数量 总价 附 注 月 日 数量

2． 现货盘点（实地盘点）法

现货盘点依其盘点时间频度的不同又分为“期末盘点”及“循环盘点”。期末盘点是指在期末一起清点所有货品数量的方法，而循环盘点则是在每天、每周即作少种少量的盘点，到了月末或期末则每项货品至少完成一次盘点的方法。 （1） 期末盘点法

由于期末盘点是将所有品项货品一次盘完，因而必需全体员工一同出动，采取分组的方式进行盘点，一般来说，每组盘点人员至少要三人，以便能互相核对减少错误，同时也能彼此牵制避免作弊。其盘点方法程序如下：

步骤1：将参加盘点人员分组。

步骤2：由一人先清点所负责区域的货品，将清点结果填入各货品的盘点单的上半部。 步骤3：由第二人复点，填入盘点单的下半部。

步骤4：由第三人核对，检查前二人之记录是否相同且正确。 步骤5：将盘点单交给会计部门，合计货品库存总量。

步骤6：等所有盘点结束后，再与计算机或账册资料进行对照。 （2） 循环盘点法

循环盘点既是将每天或每周当作一周期来盘点，其目的除了减少过多的损失外，对于不同货品进行不同的管理也是主要原因，就如同前述商品按ABC分类管理的作法，价格越高或越重要的货品，盘点次数越多，价格越低越不重要的货品，就尽量减少盘点次数。循环盘点因一次只进行少量盘点，因而只需专门人员负责即可，不需动用全体人员。

表 5-13 现 品 卡 货品编号 货品名称 存放位置 月日 6/1 6/5 出入库地点 转 入 转 出 肥皂 A1 传票编号 N123 N200 入库数 100 50 001 交 货 单 位 包 装 单 位 出库数 箱 库存数 200 150 循环盘点法最常用的单据为“现品卡”，如表5-13 所示，其使用方式为：每次出入库一面查看出入库传票，一面把出入库年月、出入库数量、传票编号、库存量登记在现品卡上，主要目的在于：

① 使作业者对出入库数量及库存量有具体的数字认知。

② 可协调进行出入库的分配管理，并在错误发生时能立即调查。 ③ 随时掌握库存品的流动性及库存量控制的情况。

若不采用现品卡，只以单纯点数核对的方式进行循环盘点，其步骤如下：

步骤 1：决定当天欲盘点的货品。

步骤 2：由专门人员负责，利用空档时间到现场清点这些货品的实际库存数。 步骤 3：核对盘点货品的计算机库存数。

步骤 4：对照结果，如发现两库存数没有差异，则维持原状，若发现有差异，则调查原因，并马上作修正。

而若使用现品卡，除了在每一次货品出入库都要予以记载外，对于在盘点时的点数核对工作也比较详细，虽然作法上比较麻烦，但对于盘点差异原因的追溯却较为快速、正确。以下为使用现品卡的循环盘点方式：

设： R： 实际库存量

r： 现品卡上的库存量 K：上月底的计算机库存量 k：上月底的现品卡库存量

步骤 1：决定将要进行循环盘点的品项，并把上月底的电脑库存数K记录下来(记录于表4-5之循环盘点单)。

步骤 2：前往盘点货品的位置，记录现品卡中的上月底库存数k(记录于表4-5之循环盘点单)。

步骤 3：清点盘点货品，将实际库存数R 以及现品卡中的库存数r记录下来。(记录于表5-14之循环盘点单)。

表5-14 循环盘点单

No. 年 月 日

实际库存数 现品卡库存数 当日库存 差 电脑库存数 现品卡库存数 差 上月未作出库指示，但在次月才出库数 对照公式 判 定 (R-r)-(K-k)-F ＝0 无误差， 不调查 项 目 记 号 R r R-r K k K-k F 初 次 再检查 误差理由 上月末库存

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