货代出口客服操作流程

货代公司出口操作流程操作部工作流程

客户服务 一、订舱

1． 客户向我司订舱

2． 客户发来的订舱单需显示以下信息，但不限于此：

1）托运人/发货人/收货人 2）船公司/航空公司/船名/航次或船期 3）起运港(起运机场) 4）目的港（目的机场）/中转港 5）货名 6）柜型、柜量/体积重量7）运价8）托运人的签字、盖章

3．SALES收到订舱单后，核对运价是否正确，并在订舱单上签字确认，填制业务操作单，然后由操作员向相应船公司（航空公司）订舱(特殊情况可先口头确认, 待SALES返回公司再补签字确认)。4． 订舱单发出后，客服人员应主动向船公司/航空公司确认舱位，并将船公司传回的订舱确认单第一时间传给客户，订舱确认上面的订舱号与船名、航次要清晰、准确，以免造成混淆。 5． 订舱完毕后，客服人员应及时将SO资料更新到业务操作单. 6． 业务操作单应该认真、完整地填写，应注意以下几点：

1） 托运人应与订舱单上的托运人一致，并写清电话、传真、及联系人；

2） 费用明细应仔细填写，“应收”为向客户收取费用；“应付”为由我公司支付的费用；运费预付到付，各种费用应分项列明；向客户收取的费用为ALL IN时，须注明包含哪些费用；免文件、电放费用的需由公司领导在业务单操作单上签字确认；

3） 需由我司目的港代理代收运费的，须在业务操作单上注明使用哪家代理。

4） 客户需倒签、顺签、预借提单的，须由SALES在业务操作单上备注一栏注明申请，由操作部经理或公司主管领导签字确认；

5） 订舱号、订舱日期、船名、开船日期要完整填写； 6） 操作人员应在业务操作单上相应位置签字。

7． 操作人员按业务员操作单设立登记薄，操作需在订舱当日内将客户名称、订舱号、船名、航次、目的港、箱量及业务编号登记在登记薄上，以便统计查询。 二、拖车、报关

1． 出书面申请，公司批准后方能安排。

2． 安排拖车前，需与工厂或SALES联系确认装柜时间及地点。

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3． 安排拖车时，需向拖车行发出书面委托，写明装柜时间、装柜地点、协议价格、S/O NBR、工厂联系人及联系电话等，根据客户的要求安排拖车与报关。需严格按照公司公布的拖车行、报关行列表及相应价格进行安排。对个别重要客户有特殊要求的，需提下资料：客户名称、拖车行、柜型柜量、起止地点及费用等。

4． 应至少提前半天时间向拖车行下委托，以便拖车行有时间打单、安排。 5． 委托后，操作应要求拖车行提供司机姓名，手机号码、柜号，并报给工厂。

6． 操作应叮嘱车行按要求时间抵达装货地点，否则由此引起的押车费等损失由车行承担。 7． 一般贸易在深圳清关的可不需司机本，若是转关的货柜一定要求车行带司机本前往，可委托车行代办转关手续。

8． 安排冻柜拖车须至少提前一天通知船公司提柜时间，是否需要预冷，及通风口开启情况，以便船公司通知码头做PTI检验及相应安排。

9． 如客户要求冻柜需代发电机的，应安排有带发电机的拖车公司拖柜。

10． 在客户自己安排送散货过来的情况下，可委托各码头的货运站办理卸车、装箱、还柜等事项。盐田港可委托盐铁服，蛇口、赤湾可委托赤湾仓储。

11． 在给货运站的委托书中需注明提空柜时间，可事先与客户确认货到站时间以便决定是通知仓库事先提取空柜，还是等货到后再提，避免产生还空费用。

12． 安排报关时，需将退税联等重要报关文件在登记薄上登记，由报关行签收。在收到由报关行退回的退税联后，应立即通知客户，并以客户许可的方式将退税联等资料退给客户，并做好交接纪录。

13）为避免进港数据与报关数据不一致，导致企业的货柜上不了船。在车队做箱完成后，要向企业确认数据与企业报关资料数据的一致！（件数，毛重。体积等信息）,确认做箱的箱号与封志号！

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三、其他

1． 如由我司安排拖车、报关的，操作人员应在船公司的免堆期内安排拖柜还场，避免发生额外费用。若有发生超堆费、改船费、超期柜租等额外费用，需立即通知客户，要求其书面确认，并在登记薄上登记。

2． 客户因各种原因取消订舱的，需要求其书面确认，在确认所有发生费用已结清的情况下方可。

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3． 船舶离港操作出具DEBIT NOTE，与SALES核对无误后，立即传真给客户。客户需开税务发票的，须由客户发书面传真，写明发票抬头及金额、币种。 4． 对由客户自拖自报的，客服人员须至少于结关前一天与客户确认是否已做柜。如已做柜，将箱号登记在登记薄上，即可将台帐。 5． 对由我司安排拖车报关的，操作及时与报关行确认放行，。 II、文件

1． 操作收到SO后，确认截补料时间，在截补料单时间前半天向客户催要补料。

2． 装船后，如有发生超堆费、超期柜租的，而SALES尚未确认的，应立即通知客户，要求其书面确认，并在操作登记薄上登记。

3． 操作根据客户提供的补料，先与客户核对清楚后再向船公司提供补料，争取在短时间内将提单资料核对清楚，并根据客户的要求签发HB/L或MB/L。 4． 提单的缮制应注意以下几点：

1） 提单的内容应完整、准确，必要的信息不可留空，包括：SHIPPER、CONSIGNEE、NOTIFY PARTY、VSL?S NAME/VOY、POL、POD、PLACE OF DELIVERY、MARKS、CARGO DESCRIPTION、CNTR NO。/SEAL NO。，DELIVERY AGNET 等。

2） 提单表面应清洁，避免过多涂改，一份提单最多不可超过3个更正章。一些重要的项目，比如船名/航次、卸港、箱号等不可更改。

3） 应要求客户提供提单上收货人或通知方的电话、传真、联系人。

4） 客户要求出船证的。船证的内容（比如船级社、船龄的要求）应与相关船公司核实确认。 5） 如客户要求倒签提单的，原则上短航线倒签不超过三天，长航线不超过七天，在收到客户保函后，交操作部经理或公司主管领导签字，必要时可要求客户提供信用证核对方可签发。

5． 使用我司目的港代理收运费或代放货物时，应注意：

1） 出我司HB/L给客户，HB/L上打真正的收货人与发货人，并可注明到付运费的金额，DELIVERY AGENT 为我司代理。

2） OB/L上面SHIPPER为我司，CONSIGNEE、N。PARTY均为我司目的港的代理，其它资料与HB/L相同，将OB/L电放给我司代理。

3） 事先明确我司与客户及船公司的运费支付条款（预付或到付）。

4） 制作CHARGES SETTLEMENT，列明货物相关信息及要求代理收取的费用，支付给船公司的费用，代理费及应退给我司的费用。

5） 制作放货通知书，通知代理是凭正本HB/L放货还是HB/L电放，然后与OB/L COPY件、

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HB/L COPY件，OB/L电放信、CHARGE SETTLEMENT 于船开后尽早一起传给代理。 6） 对代理有向我司退代理费的，应在操作登记表上注明，并输入电脑。 6． 缮制美线提单时，应注意： 1） HB/L与OB/L的缮制可参考第5项

2） OB/L上注明我司与船公司的S/C号，但HB/L上不得显示该S/C号 3） 核对货名、价格、中转港，必须与合约中规定的一致

7． 将与客户核对无误后所处的正本提单并提单交接单交财务，以便财务在收妥运费后放提单给客户。具体放单、放货办法根据我司相关规定执行。

8． 将提单号、提单日期填在操作登记表上，并将文件费、电放费、拖车费、报关费、超堆费、改船费、改单费等货物在港期间发生的费用输入电脑，核对无误后通知财务。 9． 将台帐、提单、与代理的CHARGE SETTLEMENT（若有）复印交财务签收。

10．费用通知财务后不可缮自更改，特殊情况可填写费用更改单，列明更改费用项目、金额、更改原因，由操作部经理签字，再交财务部。但需注意以下几点： 1） 海运费的更改需由公司领导批准同意；

2） 改船费、超堆费等杂费需在通知财务前输入清楚；

3） 因漏输、错输费用造成公司损失的，按公司相关规定给予责任人处罚。 11． 将台帐分船公司按月份存档。

12)请注意：如果出口货物要在目的港收费的话，请一定要请我司代理将目的港费用传真至我司

待我司与目的港付款人确认后 再确认付款。（避免代理在目的港多收费用）

13）为避免进港数据与报关数据不一致，导致企业的货柜上不了船。在车队做箱完成后，要向企业拿到进港箱单，确认上面数据与企业报关资料数据的以致！（件数，毛重。体积等信息）

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