万门大学全国巡回宣讲会策划案(3)

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提前120分钟 场地、物品、工作人员及嘉宾的确认 场地布置：①投影仪、电脑等电子设备的检查，备用笔记本电脑1台，U盘两只；②海报、横幅、喷绘等宣传物品的布置；③嘉宾席布置：准备姓名牌、饮用水、笔（水笔、马克笔）、纸及相关资料④门口迎宾布置（工作人员着正装） 彩排 （包括应急预案）再次确认嘉宾是否到场 观众嘉宾入场 ，负责人就活动流程与嘉宾沟通，最后确认工作（开场前五分钟，请大家保持安静） 主持人致开场词并作相关介绍 嘉宾演讲 观众进行提问，嘉宾互动 主持人作结束语并致谢到场观众与嘉宾 引导嘉宾观众离场 物资回收整理（名牌 海报等） 会后收尾 影音资料整理（现场视频 照片） 会场清理 活动总结 （培训会结束2-3天） 会前120分钟—60分钟 会前准备 会前60分钟—50分钟 会前50分钟—开场 开场—2分钟 2分钟—92分钟 会中 92分钟—112分钟 112分钟—118分钟

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附录2.安全与突发情况预案

（一）安全保障

宣讲会安排现场秩序负责人负责维持现场秩序。现场工作人员事先熟悉各个出入口，遇到地震，火灾等突发状况时工作人员及时有序疏导人群，确保与会人员分区域从不同出口安全退场。

同学、观众或嘉宾突发疾病，会场工作人员及时联系校医院（电话87092120）。

遇突发状况现场负责人及时向活动总负责人及有关领导汇报。 现场工作人员活动结束后及时清理会场并检查。

（二）工作保障

所有活动责任落实到人，并及时进行上报；发送消息需确认收到回复。 提前制定预备工作人员名单并落实其联系方式，在正式工作人员无法到场时及时通知预备工作人员到场。

（三）物资保障

项目组及时提交社团活动提案以及各项申请书，以保证活动能够正常运行。

海报展出时，宣传提前人员做好防雨措施，覆盖塑料膜；宣传组保留喷绘电子档案，如若发生遗失或损坏情况可以及时补置。联系人提前获取学超、学广联系方式，若展板损坏或丢失，及时与其联系并临时租借。

（四）设备保障

活动前五个小时由项目组工作人员到达会议地点确认各自负责的设备一切正常。

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（五）现场布置或设备如若出现问题，按下列提示处理

1.因学校教务处系统问题，场地使用冲突。

1）项目组总负责人出面协商。

2）项目组总负责人联系教务处教室申请处进行协商。 3）如需变更会场，参照场地临时更换处理。 2.场地如需临时更换

1）联系人立即通知项目组。

2）由项目组人员通知相关负责人、现场嘉宾。 3）项目组动用所有网络宣传方式，发送变更通知。

4）于原定活动场地处张贴活动地点变更通知并安排机动人员现场引导。 3.活动时间如需临时变更

1）联系人立即通知项目组。

2）由项目组通知相关负责人、评委嘉宾、参赛选手、观众。 3）项目组动用所有网络宣传方式，发送变更通知。 4.特邀机构代表、嘉宾未能准时到场

1）开场前5小时联系人联系代表、嘉宾并确认其是否到场。若确认无法到场，尝试临时寻找其他评委嘉宾。

2）开场前150分钟来宾联系人再次确认代表、嘉宾及评委是否到场。 3）若开场前15分钟嘉宾仍未到场，来宾联系人立即通知主持人变更嘉宾名单。

5.会场多媒体突发故障无法使用

1）如出现杂音，电脑操控人员立即到隔壁音频控制室切断音响电源；联系

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人立即联系会场维修职工（电话：87092173 ），抓紧时间修理试调；现场秩序负责人维持现场秩序。

2）如最终无法使用会场多媒体，联系人通知主持人进行应变并继续。 6.会场临时停电

1）现场秩序负责人维持秩序，联系人及时与有关后勤人员（电话：87092173 ）沟通并获得信息反馈，根据信息反馈进行合理安排。

2）若10分钟内无法恢复，则现场秩序负责人有秩序地疏散与会人员退场。

7.会议流程临时变动

1）机动人员及时通知主持人。 2）机动人员告知其他相关人员。 8.因种种客观原因到场人数不及预期

1）联系人通知行政中心短信通知报名同学，给予提醒。 2）机动人员动员有兴趣的同学临时加入活动。

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附录3.现场布置图

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