02 程序文件（50430-9001双标版） - 图文(2)

GB/T19001-2008条款号：4.2.3 四川XXXX有限责任公司 文件控制程序 GB/T50430-2007条款号：3.5.1 版本/修订:B/0 编号：HFJS-QP-01-2011 共4页 第3页

5.4.5 当文件发生破损并影响使用时，应到行政部办理更换手续，仍沿用原文件编号发放，同时破损文件由行政部收回。

5.4.6 若文件丢失，应向发放部门说明丢失原因，申请补发。补发的文件应给予新的分发号，并注明原分发号作废。

5.4.7 行政部及各部门应对文件使用情况进行检查，确保各岗位员工明确其活动所依据的文件。 5.5文件的管理

5.5.1 文件采用统一归口、分级管理的办法。行政部负责编制总的《受控文件清单》，各部门编制本部门应用文件的《部门受控文件清单》。

5.5.2本公司所有文件原稿由行政部保存。原版文件一般不外借，需临时借用时，须通过行政部领导批准，在指定日期内归还。

5.5.3 文件的使用人应保护好文件，不得在受控文件上乱涂乱画，应保持文件的整洁、清晰，并防止文件丢失和破损。

5.5.4 与质量管理体系有关的文件，各部门应分类存放在干燥、通风、安全的地方。

5.5.5 作废文件应加盖“作废”印章标识，由行政部回收、撤消并做好登记。作废文件原稿应与有效受控文件隔离存放。文件销毁需提出《报废(销毁)申请单》经行政部同意，并经管理者代表批准。

5.5.6 不论因何原因而保留的作废文件，应在文件上加盖“作废保留”印章，方可留用，并将其单独存放。

5.5.7 如有员工转岗、离职，需向原发文部门交还持有的文件。 5.6 文件的评审与更新

5.6.1 行政部应于每年管理评审时对现有文件的适用性、充分性进行评审，必要时进行修订。 5.6.2 文件的更改需由更改提出部门或个人填写《文件更改申请单》，经由管理者代表组织更改评审并经原批准人审批。文件实施更改时，应确保所有同一文件更改到位，所有相关文件更改到位，所有相关岗位/人员通知到位，涉及实物时处理到位，并将更改后的原稿交行政部备案。 5.6.3 文件更改可采用划改、粘贴或换页的方式，所有经更改的文件应注明其更改状态。 5.6.4 文件经多次修改或更改内容很多时应换版，换版同时应作废原版文件。 5.7外来文件的跟踪

外来文件即非自编文件。行政部会同工程部负责收集国际、国内和行业标准及其它外来文件的最新版本。每年清理一次外来文件，并采取适宜的方法（例如与政府职能部门核对、网上核查等）确认其有效性；更换过期法律法规及标准，收回过期失效文件并及时对新文件宣贯。行政部将收集、汇总的与本公司房地产开发及房屋建筑工程施工的外来文件登记入《外来文件登记表》中，以便于集中管理并审阅其时效性。 5.8记录控制执行《记录和档案控制程序》。

5.9文件可是任何媒介形式的文件，控制方法参照执行本程序。 6.相关文件

6.1《记录和档案控制程序》

GB/T19001-2008条款号：4.2.3 四川XXXX有限责任公司 文件控制程序

7. 相关记录

7.1受控文件清单

7.2部门受控文件清单 7.3文件发放登记表 7.4报废(销毁)申请单 7.5文件更改申请单 7.6外来文件登记表

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GB/T19001-2008条款号：4.2.4 四川XXXX有限责任公司 记录和档案控制程序

GB/T50430-2007条款号：3.5.2/11.3 版本/修订:B/0 编号：HFJS-QP-02-2011 共3页 第1页 1.目的

对记录的收集范围、填写、标识、贮存、检索、保护、查阅、归档、保存期限和处理利用进行控制，以提供产品、过程符合要求及质量管理体系有效运行的证据，同时也为产品的可追溯性及制定纠正、预防措施以及保持和改进质量管理体系提供信息。 2.依据

GB/T19001-2008 条款号：4.2.4，GB/T50430-2007条款号：中3.5.2/11.3 3.范围

本程序适用于质量管理体系运行和质量管理活动中记录和档案的控制。 4.职责和权限

4.1 行政部负责记录和施工档案的归口管理。 4.2 各部门负责本部门使用记录的填写及管理。

4.3 记录的填写人员对记录的真实、准确、清晰和完整性负责。

4.4 管理者代表负责识别、确定记录的范围及控制，并适时组织评价。 5.工作程序 5.1 记录的范围

记录是特殊形式的文件，凡在日常质量活动中形成的记载各类质量活动的文件均属于记录。记录可以多种媒介形式出现。记录的范围应包括：有关产品、过程、体系，供应及施工有关的依据。

5.2 记录的编号和标识 5.2.1 记录的编号

JL—×××—××××

启用 年代号

记录顺序号

JL为“记录”汉语拼音缩写

5.2.2 已有统一编号的外来记录表式（如行业下发）的编号，使用原编号。 5.2.3 记录以其编号和记录表单名称作为标识。 5.3 记录的填写与要求

5.3.1 记录内容必须及时、真实、准确、全面，字迹工整、清晰，有记录人员签名及日期；重要记录需经校对、审核和批准。记录必须与质量活动同步。

5.3.2 记录内容不得随意更改，确需更改时，采取划改、粘贴的方式，必要时应在更改处签名或盖章。

5.3.3 原始记录如因更改等原因需重新填写，则应在原记录上加盖“作废”印章，并由当事人签名。 5.3.4 记录以纸张性书面为主，也可采用电子媒体等作为载体。 5.4 记录空白表式的管理

5.4.1 各种记录的空白表式由各主管部门设计，报行政部备案且给出编号后发放，发放部门应保证各有关工作场所都能收到相应的空白表式。

GB/T19001-2008条款号：4.2.4 四川XXXX有限责任公司 记录和档案控制程序 GB/T50430-2007条款号：3.5.2/11.3 版本/修订:B/0 编号：HFJS-QP-02-2011 共3页 第2页

5.4.2 行业统一规定的表格按其规定执行。

5.4.3 各部门负责制定本部门的《部门质量记录清单》，行政部收集各部门提交的《部门质量记录清单》和空白表式，汇总成册和管理，并制定总的《公司质量记录清单》。各部门汇集本部门的记录表单样式。

5.5 记录的保管、贮存和保存期限

5.5.1 记录实行分部门的管理保管办法，各部门应指定专人负责收集和保管记录。

5.5.2 各部门专职或兼职人员负责本部门记录的汇总、编目归档。应保持记录的顺序号或日期便于查询。在封面和侧面注明部门、记录名称和日期，便于存取和检索。

5.5.3 记录的贮存环境要通风、干燥、防潮、防火、防蛀虫、防鼠害等。计算机软件里的记录贮存应设臵打开密码，且应有备份。

5.5.4 按工程项目需要、政府主管部门要求及数据分析的需要确定保存期限，并将保存期限记于《部门质量记录清单》中。对于保存期超过一年的记录，可集中保存于行政部，但需标识清楚所属的部门、记录的名称和年份。 5.6 记录的借阅

5.6.1 借阅记录时，应登记并规定归还日期。必要时需经部门领导批准后方可借阅。 5.6.2 借阅的记录不得更改、遗失、损坏和拆页。

5.6.3 当有合同要求时，在商定期内，记录可提供给顾客（或其代表）和供方查阅。

5.7 记录的处理

5.7.1 过期的或没有必要保存的记录，由记录管理人员填写《报废(销毁)申请单》，经部门负责人和行政部审查、管理者代表批准后，两人共同销毁，并做好记录。 5.7.2 需做永久保存的记录，应在记录上加盖“永久保存”印章。 5.8 记录的评价和利用

5.8.1 各使用部门应按照本程序文件和数据分析的要求，对质量记录进行整理分析，为改进和管理提供信息；

5.8.2 行政部每半年对包括记录的收集、报送、领用、分发、归档、联网等方面的情况进行检查，并对质量记录的适用性、全面性、有效性提出改进的建议。

5.9 行政部应设臵档案管理岗位，对存档的记录应符合档案管理的规定，档案管理详见“施工质量检查及验收控制程序”中5.3《工程档案的管理》之需求和公司《工程档案管理制度》。 5.10 储存于计算机系统库中的记录，应注意计算机应用软件的更新，以及为调用记录所必须的硬件和软件的获得性，同时要现定记录调用的授权和设臵防火墙，以及其它的信息安全措施，要注意所复制记录的备份，无论是存入数据库的还是单独的硬盘，均应予以控制。 6．相关文件

6.1《文件控制程序》

6.2《施工质量检查及验收控制程序》 6.3《工程档案管理制度》 7.相关记录

GB/T19001-2008条款号：4.2.4 四川XXXX有限责任公司 记录和档案控制程序

7.1部门质量记录清单 7.2报废(销毁)申请单

GB/T50430-2007条款号：3.5.2/11.3 版本/修订:B/0 编号：HFJS-QP-02-2011 共3页 第3页

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