内控制度(20141205)(2)

第三节 授权体系

采购循环业务授权，是指在公司内部各级管理人员和业务操作人员在其职权范围内，根据既定的权限级别及对应的有关职责，执行采购及库存管理的项业务的发起、协商、审核和审批。

采购循环业务授权详见下表。

项目 物料采购计划 计划超预算说明 物资请购 各部门零星备用金确定 预算内项目自采5万元以下合同 预算内项目自采5万元以上合同 预算外项目自采合同 固定资产和工程等项目大宗采购合同 定点采购标准制定 物资定点采购年度合同 非生产性物资定点供货 安全库存量设定 生产部门退料 盘赢盘亏账务处理 不合格退料销毁 滞料销毁 发起部门 采购计划员 计划财务部 各部门 各部门经理 项目自采人员 项目自采人员 项目自采人员 设备采购员 采购经理 采购经理 采购负责人 仓库主管 车间主任 仓库主管 仓库主管 仓库主管 协商／会签部门 采购部 仓库管理员 计划财务部 计划财务部 计划财务部 计划财务部 计划财务部 计划财务部 生产部、使用部门、质量保证部、计划财务部 计划财务部、采购负责人 生产部经理 采购负责人、财务总监 采购负责人 计划财务部、采购负责人 审核部门 计划财务部 总裁助理 部门经理 总裁助理 财务总监 总裁助理 总裁助理 总裁助理 总裁助理 总裁助理 总裁助理 生产总监 总裁助理 质量保证部 总裁助理 审批部门 总裁助理/总裁 总裁 总裁助理/总裁 总裁 总裁助理 总裁 总裁 总裁 总裁 总裁 总裁助理 总裁 质量保证部 总裁 总裁助理/总裁 总裁 第四节 管理制度

合同、订单管理

1、重要合同会签及审核

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序号 合同类型 涉及部门及岗位 关键点说明 业务承揽： ① 生产部门作为承揽外加工业务的管理部门； ② 生产部门要合理调整生产计划，充分发挥生产能力； ③ 生产部门负责承揽外加工业务的接洽和业务谈判，以及具体的加工排产。 业务审核： 质量保证部和计划财务部作为承揽外加工业务的资质和相关标准的核定部门。 业务审批： 经审批后的相关资料，由生产部门统一存档备案，包括日常的费用结算。 01 外加工合同 生产管理部 质量保证部 计划财务部 总裁助理 单笔或一批采02 购金额在2000元及以上 采购部经理 计划财务部 总裁助理/总裁 审定询价程序和供应商资质，以及采购价格 03 外贸合同 生产管理部 质量保证部 计划财务部 业务管理部 总裁助理 销售部 计划财务部 总裁助理 法务部 业务审核的重点在于产品的规格和产品所需的生产条件及能力是否符合公司实际，同时财务部门须严格审核产品的销售价格。 销售合同（内04 05 销） 审定产品的价格异动和商务条款的合理规范性。 经审核和批准的的合同交法务部审定法律条款，并盖章生效 2、 合同、订单跟踪

步骤 完成时间 01 采购负责人 涉及部门及岗位 步骤说明 采购经理对合同、订单执行进行跟催，出现较大异常情况，形成《采购业务异常记录表》，注明合同或订单编号 02 03 采购负责人 采购负责人 重大异常报公司领导，形成处理措施 如须变更或解除合同，经采购部经理批准 3、 合同订单报备及档案

步骤 01 完成时间 涉及部门及岗位 总裁办 步骤说明 所有采购订单、合同均一式三份； 6

步骤 完成时间 涉及部门及岗位 计划财务部 步骤说明 一份采购部留存； 一份交计划财务部； 一份采购商留存 02 采购部留存的所有合同订单按采购商分类进行归档，档案咨讯组负责汇总、维护、更新和管理调阅

进货价格及采购成本控制

1、价格分析和成本改进

步骤 1 完成时间 涉及部门及岗位 采购执行机构 计划财务部 步骤说明 公司内关联采购商进货成本分析： 采购计划员半年或一年进行一次关联企业采购商利润成本分析或成本审计，确定供货商价格的合理性和进货成本压缩的可能空间； 向计划财务部提出进货成本改进报告 2 采购部（采购计划员） 原材料市场行情收集： 采购计划员每月收集、汇总主要中药材市场行情； 每季度收集、汇总主要原材料市场行情； 成本控制员对重要采购商进行季度询价，形成《重点采购商季度询价表》； 3 采购执行机构负责人 采购计划员 4 计划财务部 采购经理不定期提供价格行情报告，由采购计划员汇总 每月向成本控制员传递《成本分析报告》，明确本月存货价格对生产成本的影响，提供进货成本变动趋势和控制要求数据 5 采购计划员定期汇总以上资料（2-4），形成原材7

步骤 完成时间 涉及部门及岗位 料价格变动报告 步骤说明 2、定价控制

步骤 完成时间 涉及部门及岗位 步骤说明 长期合作采购商年度合同中确定进货价格和变价协议； 计划财务部 01 总裁助理 在合同会签程序中经采购部经理、计划财务、总裁 采购执行机构负责人 分别审核，报公司领导审批 非年度协议范围的临时采购，采取采购经理询报价程序控制进价 04 采购计划员 采购执行机构 计划财务部 在合同会签程序中经采购部经理、计划财务、总裁助理 分别审核，报公司领导审批 《询报价申报单》 非年度协议的合同，价格经采购经理与采购商草拟； 该价格和变价协议由采购主管与采购商草拟； 采购执行机构 02 03

3、单据及报告

《重点采购商季度询价表》 《成本分析报告》 《采购业务异常记录表》 《询比价申报单》

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物料进库规程

1、业务流程

步骤 完成时间 涉及部门及岗位 步骤说明 1 采购商送货至仓库，仓库仓库管理员核对《采购计划》和采购商发运单，仓库管理员检验外观是否完好、标仓库管理员 签与物料是否一致、采购商是否已经核准，仓库管理员与采购商送货员共同清点数量 2 质检员和仓库管理员初检合格的物料进入仓库待检区，仓库管理员开《临时入库单》，采购商送货员和仓库管理员分别在临时入库单上签字，临时入库单一式四联，第一联存根联，第二联仓库记账联，第 三联客户联，第四联总统计员记账联，仓库管理员仓库管理员 将第三联客户联交采购商送货员，第二联仓库记账联和第四联总统计记账联每日汇总交仓库统计员，仓库统计员将第二联作为仓库三级明细账记账凭证，将第四联传递给总统计员，作为仓库二级明细账记账凭证，第一联仓库管理员留存 3 仓库管理员/采购经理 初检不合格的物料，仓库管理员拒收，填写《物料拒收记录》并通知采购部采购经理 4 质量保证部 仓库质检员对进入待检区的物料，根据取样标准进行随机抽样，开出《请验单》，《请验单》一式两联，第一联连同送检物料交质量保证部，第二联仓库留存 5 质量保证部 质量保证部完成检验程序，出具《检验报告书》 6 出具《检验报告》当日 质量保证部/仓库/《检验报告书》一式四联，第一联质量保证部留存，其余三联交仓库，仓库将第二联与对应请验单一并留9

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