U200考勤软件说明书(V1.0)(3)

考勤管理系统说明书

6．备份数据库

人员资料、考勤规则、班次设定、排班等操作完成以后，建议以有意义的名字备份数据库，在以后出现电脑问题造成系统无法使用时，可将此数据库恢复，减少再次输入人员的工作量。 7．采集数据

将指纹信息获取到软件中，并注册姓名至考勤机之后，员工就可以开始考勤了。一段时间之后（一般为月底），管理员就需要把考勤机中的考勤信息采集到软件中，通过软件分析获得统计报表。

使用【通讯程序】中的【考勤数据下载】，选择“下载新纪录”获取上次采集数据之后的记录。

使用“下载新纪录”功能只采集上次采集完毕之后的数据，避免了重复采集带来的时间浪费。

8. 分析数据

考勤系统原理就是电脑依照预先安排好的出勤规定（排班，请假、外出等规定），通过员工的上下班的签卡情况，综合统计出员工的出勤情况。

下图是增个考勤系统工作原理流程图

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9. 查看报表

分析数据之后，可以查看考勤报表。

统计报表 （日报表、月报表等） 数据分析 原始记录 （获取于考勤机） 班次定义、排班 请假、外出、假日等 第五章 各模块详细介绍

1．人事资料

1.1 【公司信息】设置

点击【公司信息】模块，进入公司信息设置窗口，如下图：

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点击【修改】，然后陆续输入公司名（必填，可简称）、地址、电话等公司信息，点击保存。 1.2 【部门信息】设置

点击【部门信息】模块，进入部门信息设置窗口，

公司是整个部门结构的总部门，所有的部门都可以设置子部门， 理论来讲，部门是不限制最多可以分几级子部门的。但是为了管理的方便，最好不要超过4级子部门。

【使用步骤】：

1．添加【部门】

点击“添加”按钮，然后输入“部门编号”、“部门名称”、“上级部门”、“部门负责人”点击“保存”。

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注意：上级部门为必填项目，除了顶级部门（公司）外，每个部门都有上级部门。部门的级数理论上讲可以无限制。

2．修改【部门】

点击“修改”按钮，可以对已经添加的部门信息进行修改。 3．删除【部门】

点击“删除”按钮，可以删除已经添加的部门。但部门下已经添加了员工信息之后，部门不可删除。

4．打印

选择“打印”按钮，可以打印部门列表。 5．退出

选择“提出”按钮，可以退出部门设置模块。 1.3 【员工信息】设置

点击【员工信息】模块，进入员工信息设置窗口，添加员工信息。

【员工信息设置】模块用于建立人事信息档案，是整个考勤管理软件系统的基础，必须仔细填写。

1. 添加员工信息

在【员工信息】管理窗口点击“添加”弹出以下窗口：

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在【员工信息】窗口一次填写员工的档案信息。员工编号、姓名、卡号（登记号）、所属部门是必须要填写的，其他项目可以选填。

填写完毕后，点击“保存”按钮即可保存员工人事信息。 【员工编号】：是员工在单位中的“工号”，一般为数字编号，也可以包含字母。

注意：员工编号是员工在考勤系统的最基本依从依据，因此在使用过程中尽量不要修改员工编号。

【卡号（登记号）】：是员工在考勤机上的登记号码，此登记号码一定要和本人在考勤机上的登记号一致，否则无法处理数据。

【免卡】：如果选中，表示此人不用考勤，在系统不处理此人的考勤数据。

【入职日期】：考勤系统只处理入职日期之后的考勤数据，因此填写入职日期的时候可以选择性的填写较前的日期。

2. 修改员工信息

在【员工信息】管理窗口，选择要修改档案信息的员工，点击“添加”弹出以下窗口：

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