千里马前台系统V8用户手册(5)

千里马前台系统V8用户手册

第四章 快速入门

4.1 业务流程

千里马前台系统的业务流程覆盖了酒店各部门的工作，包括销售、预订、接待、收银、夜审、管家、问讯、礼宾、报表，也包括系统设置、外围接口.

4.2 基本概念

如前所述，前台系统的业务逻辑归集为客房、客帐、客单三大对象。

4.2.1 预订接待

客单：无论客房预订单还是入住登记表，均统称为客单。

客单状态：客单按客人在酒店的不同阶段划分为多种状态，即预订R（正常的预订，又分为临时性预订T、确认性预订C和保证性预订G）、取消C、失约N、等候W、在住I、离店O。当执行客房预订、取消预订、预订未到、预订入住、客人步入、退房结帐等操作时，客单的状态发生相应的变化。

帐号 ：即是帐号号码，帐户(Account)随着客单的建立已自动建立，帐号是唯一值。 帐户状态：分为未开帐N、开帐O、结帐C、锁帐L四种。特别地，锁帐用于临时冻结客人帐户。

帐户类型：分为客人帐户A（同住时包括同住主帐和同住副帐）、团体主帐B、工作帐户C三大类。每个帐户下可分设置多个帐单，用于记录不同类别的消费和分开结帐。

关联关系：对于有些一起来的散客，设置关联关系有助于方便他们结帐。

同住关系：对于多人住一个房间，即是同住关系。同住关系中，有且仅有一个同住主帐；其余都是同住副帐。根据实际情况，每个同住帐上的房价都可能各不相同。

团体关系：同一个团体的团员即是团体关系，他们有团体主帐为同一个。

设置关联：为了满足多个客人的自动转帐和集中付帐需求，把两个或两个以上的客帐设置为“关联关系”。

解除关联：解除客帐之间的关联关系。

未到预订：对于”No Show”的客单，用“未到预订表示”。在夜审的过程中，系统自动设置应到未到的非保证性预订客单为“未到预订”状态。

取消预订：当客人不会到酒店时，用“取消预订”改变客单的状态。

等候预订：预计客满或者由于超额预订时，不能马上满足客人的订房要求，但仍可将客人的订房要求记录到电脑中，并且归入等候预订。一旦有客房空出并满足客人的要求，可以立即通知客人，并将此单恢复为正常的预订。

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确认预订：指酒店答应为订房的客人保留客房至某一事先声明的规定时间，但如果在规定的时间内客人仍未低店，又无任何声明，则在用房紧张时期，酒店有权将保留的客房出租给未经预订而直接抵店的客人。

临时预订：临时性预订是住宿预订种类中最常见、最简单的一种预订。它是指宾客的订房日期与抵店日期已很接近，甚至是抵店当天的订房。由于订房时间短促，酒店一般无法要求这类宾客预订付定金，也没有足够的时间进行书面确认，只能给予口头确认，通常受理者会弄清客人的抵店时间和所乘航班、车次后，重复客人的订房要求，让客人核对。

散转团：把散客合并到团体。 团转散：团员离开团队成为散客。

已退未结：客人要求先把房退掉，此时还没有结帐。

固定收费：酒店可以根据标准房价、实际房价或一个具体数值设置固定收费。在固定收费项目中进行增加、修改、删除了固定收费项目操作后，系统日志中有相应的详细记录。

交换资料：功能用于交换两张预订客单的客人资料，但帐务资料不变。

取消入住：对预订入住而言。如果是直接入住的，不可以取消。用“取消入住”功能将此客单从在住还原为预订状态，并释放房间的占用，其间系统会要求你填入取消入住的原因。如果客单已有消费记录，则不允许取消入住，以防错漏。

直接退房：此功能方便客人快速退房，不走通用的退房流程。

取消退房：调整离店客单状态为在住状态。在无占用房冲突情况下才可调整已退房的客单为入住状态。作用：用于误操作做了退房后的更正措施，或者客人由于某种原因还要续住。 合并团体：将两个团体合并为一个团。合并两个团体主单，其中一个团体主单作为新主单，另一个团体的团员、房类预订及帐务转入此新团体主单，并取消另一个团体。

排房：确定房类和房态后，对指定帐号分配房间。 黑名单：被政府通缉的人或被酒店认为不受欢迎的人。

复制：再生成一个客单，与被复制单的唯一不同点是帐号不同，若原来已有房号则为同住关系。

预订入住：当已预先有预订的客人抵店时，通过此功能入住。

4.2.2 收银

帐务：财务的笼统概念。帐务处理包含帐目录入、帐目复核、帐目汇总、月末帐务结转等内容。本系统中用“帐务”表明是多条帐目的集合。

团体主帐：团体开房时系统分配的一个主帐号。

团体转帐：一个团体的人往往要由团体主帐一起付费，通过此功能，可有选择地把团员的帐转到主帐上。

帐页: 即是帐单。一个帐户下可分设多个分帐单，用于记录不同类别的消费并分开结帐或分次结帐。每个分帐单可以指定不同的结算方式和信用限额。

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分帐：新建一个工作帐户(C帐)，设置关联，把选中的交易记录转到此帐户(C帐)。应用于：对长住客的按期分次结帐。按客人要求的部分项目的分开结帐。前台为无电脑收银的营业点（例如大堂吧）代收款和代开帐单。

拆分：可拆分成两个条记录；拆分的方法是按照金额或比例。 签单授权：设定不同营业场所可签单的最大额度。 团体包费：在团体中，可指定由团体来付费。

自动转帐：当设置好转帐指令后，系统会根据设置的时间自动转帐。

信用限额：为了保障酒店的利益，一般要求客人以现金预付、信用卡授权等方式担保其住店期间发生的费用。信用授权记录了客人的信用卡等结算方式的授权日期、信贷限额、授权号码等资料。可以有多次的信用授权，总计的金额作为客人总的限额。

固定收费：在一定有效时段指定帐户的固定收取的的金额或比例，例如服务费、附加费、地铁附加费、加床等。这些固定收费将在夜审过夜租时伴随房租一起自动记入客人帐户。

转帐单： 同帐户下不同帐页间的帐目移动。

转帐户：不同帐户间的帐目移动。转出的帐目对应帐页必改变。 重新开帐：重开当前营业日期内结帐的客单帐户。

帐单平帐：结平帐单。可通过参数设定不同结算方式的结平。只有结平帐单才能最后结帐。

换房：实现客单从一个房间到另外一个房间。

加床：加床作为固定收费。这些固定收费将在夜审过夜租时伴随房租一起自动记入客人帐户。

留言：若酒店或客人的朋友要转告消息时，可通过此功能。

4.2.3 客房管理

矛盾房： 前台电脑系统记录的房态与客房部查证的房态不一致时，就是矛盾房，也叫差异房态。包括走单房和睡眠房。

走单房： 当前厅为占用房、管家为空房时，称为SKIP房。原因：可能出现了客人逃帐。

睡眠房： 当前厅为空房、管家为占用房时，称为SLEEP房。原因：主要是由于前台对客人抵店和离店未及时进行电脑操作，未通知前台而出现的酒店自用。

停租房： 不能正常出租的客房统称为停租房，原因可能是维修、自用、保留等。 辅助状态：指用户自己定义的房间状态，如VIP,少量行李房，请勿打扰DND等。 冲突房： 接到客人或团体的订房要求时，需要通过远期房态图中的房类预测表检查能否满足其订房的房类、数量、时段的要求，以避免超过预先设定的超额预订的限额。两个作用1是检查是否总共数量是否超过，2是此房是否已经被别人预订占用。

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遗留物品：登记客人的遗留物品的拾获情况、处理情况、认领情况。客人在下次入住时自动提醒上次入住时的遗留物品。

4.2.4 夜审

夜审： 即夜审、夜间稽查。是在一个营业日结束后，对所有发生的交易进行审核、调整、对帐，计算并过房租，统计汇总，编制夜审报表，备份数据，结转营业日期的一个过程。

自动过租：根据客单的房价定义，自动向在住客人的帐单中写入当晚的房租及附加税费。

4.2.5 系统设置及其余部分

客历档案：酒店的历史客人记录。客历档案是酒店在客人预订、接待、服务工作中形成的具有重要考察利用价值并按一定格式归档保存的重要资料。

销售协议：销售协议指公司、旅行社、团体、散客、长住客等客户与酒店签订的订房协议书。销售协议书通常规定了客户在不同季节订房的房价、早午晚各市餐饮的价格和优惠、变更和取消的责任、开房和退房的时间、以及其他权责等详细内容。

房价类型：房间价目的类型，如：公司价，团体价，散客价等。

酒店参数：针对酒店进行客户化的设置，如对房态图位置大小的定义，一些默认值。

4.3 通用操作

千里马V8采用MDI多文档的动态工作视图界面，风格一致、操作便捷，掌握主界面、房态图、工作视图、表单输入、代码选取、组合查询、报表打印等这些基本的操作方法，便可举一反三、触类旁通，得心应手、畅通无阻。任何时候按下F1键均可调出联机帮助。

4.3.1 主界面

千里马前台系统V8的主界面是MDI多文档的，即可以同时打开多个功能的工作窗口，并随时可以切换，而不必关闭当前窗口才能打开其他功能。例如当你正在录入客人资料时，可以切换到问讯窗口查看最新的客人留言。

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主界面从上到下由标题、主菜单、工具栏、工作区、状态栏五个部分组成，窗口的移动、改变大小、最大化、最小化、关闭、切换等操作均与标准的WINDOWS界面一致。工作区中可能包含多个已打开的工作窗口，用鼠标在主菜单中“窗口”处可以切换，也可以按CTRL+TAB轮换当前工作窗、按CTRL+F4或ESC键关闭当前工作窗。

特别地，下方状态栏中有一个命令输入框（Ctrl＋F8键切换），可以输入房号、姓名、帐号快速打开当前在住客单、预订客单或离店客单，也可以输入详细的命令执行大部分操作（例如输入命令“rec1 rmno=1208,gstname=雷小锋”可以为步入客人开1208房）。

4.3.2 房态图

无论是远期房态图还是当前房态图，主要通过鼠标右键的弹出菜单执行相关操作。当鼠标指向图中不同位置的不同对象（日期、房号、客单）时，根据对象的不同状态，同时也受用户权限的规定，弹出菜单会包含与预订、接待、收银、管家等多组相关的功能。拖放客单可以实现预订重新排房或在住换房调价。

当鼠标停留在图中不同位置时，会弹出浅黄色框的提示，根据不同状态的对象显示与房间、客人等相关的摘要信息。

下方的查询区支持模糊查询，即可以用通配符“*”和“？”分别代替零到多个或零到一个任意字符。例如房态“?D”匹配“VD、OD”等所有脏房，房号“*8*”匹配所有房号中带“8”字的房间。按F5键或点击

刷新。

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