企业程序文件目录及操作制度(3)

来源：网络收集时间：2018-12-17 下载这篇文档手机版

说明：文章内容仅供预览，部分内容可能不全，需要完整文档或者需要复制内容，请下载word后使用。下载word有问题请添加微信号:或QQ：处理（尽可能给您提供完整文档），感谢您的支持与谅解。

××铝业公司程序文件目录

而非受控文件（不盖受控章）不再跟踪修改。

5.3.2 对于一次性或短期使用的文件，如月计划、周计划，不盖“受控”章，有统一的编号即可。

5.3.3 外来的QEHS法律、法规、标准不加盖“受控”章，由归口管理部门定期进行审核，并出具《××××年有效外来文件清单》。凡过期的作废文件应隔离存放并作失效标识，以保证在使用现场为有效版本。 5.4 文件的更改

5.4.1

公司《质量环境和职业健康安全管理手册》的更改由实业管理部（安全环保部）负责，相关部门提出《文

件更改申请单》，说明更改的原因，管理者代表负责组织有关人员更改，最高管理者批准。

5.4.2 公司程序文件的更改由各部门提出《文件更改申请单》，经管理者代表审批，采用换页更改，由实业管理部（安全环保部）发放《文件更改通知》，并收回废页，各部门组织填写《文件更改记录表》。实业管理部（安全环保部）、相关部门在文件更改后一个月内对文件更改情况进行检查。

5.4.3 公司《质量环境和职业健康安全管理手册》、《程序文件》的更改作废的原文件（包括作废页）必须由实业管理部（安全环保部）收回，以确保有效文件的唯一性，其他作废文件由相关部门负责收回。 5.5 文件的发放与接收

5.5.1

文件的使用者应填写《文件发放、回收记录》，经相应主管部门负责人审批方可领用。文件的接收部门应

填写“受控文件接收清单”，接收人签章。 5.6 文件的保存

5.6.1 文件须妥善保管。

5.6.2 对受控文件，应及时填写《文件控制清单》。

5.6.3 与质量环境和职业健康安全管理相关的技术文件资料的保存应符合有关法律规定，具体保存时间由实业管理部（安全环保部门）根据法规确定。 5.7 文件的作废与销毁

5.7.1 所有失效或作废文件须及时从所有发放或使用场所撤出，经原审批部门核准后，加盖“作废”印章。 5.7.2 作废文件，由相关部门填写《文件销毁申请》，经公司实业管理部（安全环保部）批准后销毁。

5.7.3 借阅、复制与质量环境和职业健康安全管理体系有关的文件时，经办人应填写《文件借阅、复制记录》，由公司实业管理部（安全环保部）审批后方可借阅、复制。复制的受控文件必须登记编号。 5.8 外来文件

5.8.1 办理过程：签收、登记、承办等。

5.8.2 办理的步骤：见公司文件《行政公文处理暂行规定》。 6相关文件

××铝业公司程序文件目录

《档案管理制度》

《行政公文处理暂行规定》

记录管理程序

目的

对QEHS记录予以管理，为QEHS体系的有效运行提供可追溯性证据。 2

适用范围

适用于××铝QEHS体系运行记录的控制和管理。 3 4

术语和定义职责

实业管理部(安全环保部)负责组织、指导各单位QEHS记录的控制、管理工作。各单位负责建立、完善、收集、整理、保管本单位的QEHS记录。

4.1 4.2

工作程序

5.1 各部门及二级单位根据业务工作需要，编制QEHS体系运行有关的各种记录。 5.2 记录的填写要求 5.2.1

用工整、规范的文字符号和标准单位书写。

5.2.2 记录的填写要真实、准确、完整、清晰。当笔误时应在错误内容上划去，将正确的写在旁边或上、下方并由记录人签字或盖章。

5.2.3 记录表格中要求的签字或盖章必须完整，并注明日期。签字必须是完整签名，不涉及内容的项目应划斜杠表示（不得出现空格）。 5.3 记录的收集和保存

5.3.1 实业管理部(安全环保部)将各职能部门所有与QEHS体系运行有关的记录汇总，并编制QEHS体系《记录清单》。二级单位的体系主管部门负责本单位所有与QEHS体系运行有关的记录的汇总，编制QEHS体系《记录清单》。 5.3.2 各职能部门、二级单位负责编制本单位的QEHS体系《记录清单》，并保存本部门的记录表格样本。 5.3.3 各二级单位的记录如需增加或删减，其增减记录清单每一年汇总一次报送本单位QEHS体系主管部门备案。新设计的记录表格按《文件管理程序》执行，批准后按本程序使用和管理。

5.3.4 记录的保管部门应有适宜的环境，以确保记录不受潮、发霉、污损，保密的记录应予以标识。 5.3.5 应根据具体情况对记录定期进行整理和归档，不同的记录规定不同的保存期限。

××铝业公司程序文件目录

5.4 记录的查阅、借阅

5.4.1 查阅和借阅人不得在记录上作任何标记，更不能涂改。借阅应填写《记录借阅登记》。 5.5 文件处置

5.5.1 凡超过保存期的记录，经各责任部门负责人签字确认后由记录管理人员填写《记录销毁登记》，统一销毁。 6

法律法规获取识别程序

1 目的

为了获取、识别并及时更新适用于本公司活动、产品或服务过程中的QEHS的法律、法规和其他要求，建立获取的渠道，获取与识别出适用于本公司环保法律、法规和其他要求，并保持最新，特制定本程序。 2 范围

本程序适用于与本公司QEHS管理体系有关的国家、地方、行业颁布的有关法律、法规和其他要求的获取、识别、更新、管理及发放。