行政部管理制度 JS-QP-AD-002(11)

中山佳时光电科技有限公司文件类别 程序文件1. 目的 为加强公司文件收发借阅的规范及文件完整性，使文件能够在急用时方便查阅，特制 定此制度. 2.0 适用范围 公司全体在职人员 3.0 权责3.0.1 行政人事部：负责公司制度文件(除研发部)的制定、整理、实施、保管、收发、传阅。 3.0.2 部门主管：负责各部门监督制度文件的执。 4.0 文件收发管理

文 件 名 称行政管理-文件保管与发放制度

文件编号 JS-QP-AD-002

版本号 A1

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公司文件由行政人事部门负责起草和审核，各部门的文件由各部门负责起草，总经办审核。 收发具体要求如下： 4.1 文件的拟定 4.1.1 要符合国家法律、法规，符合政府的方针、政策及有关规定。 4.1.2 情况要确定，要明确，条理要清楚，层次要分明，文字要精练，书写要工，标点要准确 篇幅要力求简短。 4.1.3 时间应写具体年月日 。 4.1.4 用词要准确、规范。在使用简称时，应先用全称，并中以说明。 4.2 文件分送要求 4.2.1 分送的文件一般均应在文件眉头右上方加盖收文戳记，填明编号、收文日期等。 4.2.2 要求退回归档文件，要在文件上标明“阅后请退回归档”字样，以便能够及时收回，防 止散失。 4.3 文件传阅要点 文件传阅是指两个以上人员或部门轮流传看一份文件。为保证传阅工作顺利进行，应注意 以下几点 4.3.1 传阅文件必须保证在行政人员和每个应阅人员之间分别运转，不允许抛开行政人员在应 阅人员之间自行横传 4.3.2 行政人员在传阅文件时，一定要严格按照规定范围和组织传阅。既不能任意扩大，也不 能随意缩小，不能多传一人，也不可少传一人。4.3.3 文件传出后，行政人员要及时了解和掌 握文件的运行情况。要根据阅文对象的工作安排 和活动随时调整传阅顺序，并经常检查“传阅文件登记本”和“文件、刊物的传阅单”了解传 阅件有无积压情况，掌握文件的行踪及时催退。

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