??第四，在文件上标注主题词，要直接反映出文件所说明的问题或论述的事物。选定的词必须是最能确切表达主题概念的名词或名词性词组。对表达同一概念的主题词，前后选词要一致，在无适当词表示的情况下，可采取用直接上位主题词或者概念相近的主题词，如上位主题词仍不合用，也不能用词表的词进行组配时，可选择自由词标注。但使用自由词标注只限在未列入词表的人名、年代、机构、地名、文献名以及公文中出现的新主题概念，如新学科、新理论、新技术、新材料等词汇，而不是进行随意的自由标注。
??第五，主题词标引的顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形成的词。如《国务院关于加强水土保持工作的通知》，先标类别词"农业"，再标类属词"水土保持"，最后标上"通知"。
??公文主题词的标注位置在注释或特殊要求说明左下方，文尾横线上端。一份文件的标引应根据其内容和特点，选用二至三个主题词，最多不超过五个。词目之间应有一个字的间距。
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2、抄送机关。抄送机关是指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的有关机关。也就是说，公文的内容除了主送机关之外，还有哪些机关需要了解或请哪些机关协助办理的，就可以将公文以抄送的形式送达。 ??确定抄送机关要掌握以下几条原则：
??①抄送要限于同文件内容有关、需要对方知道或协助办理的机关，既不能滥报滥送，也不能漏报漏送。 ??②向上级机关的请示，不可同时抄送下级机关；向上级机关的报告，一般也不要抄送下级机关。
??③向下级机关的重要行文，可以抄送直接的上级机关；翻印或原文转发上级机关的文件，不要再报上级机关。 ??④在一般情况下，下级机关不得越级行文请示、报告，也不得越级抄送文件。因特殊情况必须越级行文者，应当抄送被越过的上级机关。
??⑤受双重领导的单位的请示、报告，应根据文件的内容确定主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的单位行文，应视文件内容抄送文单位的另一个上级机关。
??抄送机关标注在主题词下方位置，用与图文区等长的横线与主题词隔开。抄送机关名称要用全称或规范化简称。当抄送的机关单位较多时，应依机关的性质、职权、隶属关系依次排列。按照国务院办公厅秘书局1995年4月修订的《国务院文件格式细则》的规定："抄送机关按照党、政、军、群的顺序排列；人大常委会办公厅、全国政协办公厅、高法院、高检院排在后面，但应另起一行；如抄送各民主党派中央应排在最后，单独另起一行"。要注意同一性质或同一级别的机关之间的停顿用"顿号"，不同性质或不同级别的机关之间的停顿用"逗号"，以示区别。
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3、印发说明。印发说明又称印制版记，是指文件制发（含翻印）情况的说明记载，包括文件制发单位的名称、印发日期和印制份数等。
??印制单位一般是各级机关的办公厅（室），使用全称或规范化简称；制发时间是秘书部门起印文件的时间，要完整写出年月日；印制份数是该份文件所印的数量。
??印发说明位于抄送区域横线之下，左侧行首空一个字标注制发单位名称，右侧注明制发时间，行尾空一个字。然后在下方划一条与图文区等长的间隔线作底线，底线下面右侧标注印刷份数。
??翻印文件的说明同印刷说明大体相同。但翻印秘书文件，须经制发机关批准或者授权，翻印后要向原发文机关备案。上级机关翻印所属下级机关的文件可不受此限。
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4、页码。页码是指公文每一张页的顺序编号，用阿拉伯数字标注在每页图文区下端。正面为单数，位于右下角；反面为双数，位于左下角。没有图文区的页面不标页码。
??以上是文尾自身结构的四个项目的含义及标位置，每一个项目之间都要用间隔线隔开，不能乱用或不用间隔线。 ??
（四）保持公文书面格式的完整性
??必须指出，公文的文头、行文和文尾三个部分构成一份格式完整的公文的整体。也就是说，一份完整的公文，必须是三个部分齐全，缺一不可的。一般说来，公文的文头部分和德文部分的格式比较容易把握，但在一些机关单位的行文中，常常出现文尾残缺或文尾错位的情况，造成公文结构上的不完整，这应当引起注意的。
??文尾残缺是指一份公文没有文尾，有正式文件版头的公文都应该有文尾。因为文尾部分有主题词、抄送机关及印发说明等重要项目，文尾残缺就会给公文处理和查找利用造成困难，同时文面形式不全也有损于公文的严肃性与权威性。
??文尾错位是指文尾位置安排不当。这都是由于没有正确理解"文尾"的含义造成的。 ??怎样理解"文尾"的特定含义呢？为回答这个问题，得首先从公文整体结构方式谈起。
??就公文的整体结构来说，有单式结构和复式结构。所谓单式结构是指一份公文由一个主件单独构成的。而复式结构则有两种情况：一种是主件加附件，另一种是转发件加被转发件。而附件可能有两个以上，被转发件之后还可能有附件，因而称之为复式结构公文。对于单式结构公文来说则不尽然，因而往往出现文尾错位的现象，有的把文尾置于文件之后，附件之前，还有的在主件之后和附件之后各设计一个文尾，使一份完整的公文交错出现两个文尾。对转发件和被转发件也是如此，有的甚至将被转发件原来的文尾原封不动地搬过来，以致有的多层转发的文件出现了两个以上的文尾，把一份完整的公文搞得不伦不类，面目全非。须知，在复式结构公文中，主件和附件、转发件与被转发件共同构成一个彼此有内在联系的整体，"文尾"的含义应是这一整体的末尾，而不是某一部分的末尾。所以，无论是单式结构公文还是复式结构公文，文尾均应置于公文整体结构的最后，这应该成为公文结构规范化的基本要求。
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二、公文的排版形式与印装要求
??公文的排版形式，是指公文数据项目在文件版面上的标印格式，是指公文的外观形式。
??公文的排版形式包括版头设计、版面安排、字体字号、字行字距、天地页边、用纸规格等，通过统一组织，合理安排，才能使一份文件有一个很好的外貌。提高文件的质量，当然关键在于文件的内容。但是好的内容也要有好的形式来体现，一份文件如果内容好，版面安排疏密相宜，错落有致，整洁活泼，严谨大方，则使人感到清新悦目。反之，版面眉目不清，字迹模糊或过于密集，就会使阅者头疼，收文机关也不好便于处理。因此，讲究文件的格式安排是有一定意义的。
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