精编2021年公文秘书年终工作总结（多篇范例）(24)

??①在一般情况下，以领导人签发日期为准。即机关领导人在定稿上的签发日期，或在"公文拟制单"上批示签名的具体日期；

??②经会议讨论通过的公文，以会议通过的日期为准，并加括号写在公文标题的正下方。如在《第五届全国人民代表大会第五次会议关于中华人民共和国国歌的决议》的标题正下方加括号注明"（1982年12月4日通过）"字样；在《第七届全国人民代表大会第一次会议关于设立海南省的决定》标题下注明"（1998年4月13日通过）"字样。 ??③法规性文件以批准日期为准。法规性文件的发布日期与施实日期不一致时，应同时注明施行日期。如《中华人民共和国国家货币出入境管理办法》是国务院于1993年1月20日发布的，自1993年3月1日起施行。又如《信访条例》是国务院1995年10月28日发布的，同时注明自1996年1月1日起施行。有的法规性公文，如规定、办法等，如果是经过修订的，要分别标明发布时间、修订时间和施行时间。如《国家行政机关公文处理办法》注明："（1987年2月18日发布，1993年11月21日修订）"还在最后一条说明"本办法自1994年1月1日起施行"。 ??④两个以上机关的联合发文，以最后一个签发机关的领导人的签发日期为准。

??⑤一般的日常事务性公文，如涉及具体事项的通知、通告、简函等的成文日期以它们的印发日期为准。 ??公文的成文日期标注在发文机关署名下方的，不论其文字多少，都要注意两者的左右距离相称。

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9、机关印章与领导人签署。机关印章是文件制发机关对文件生效负责的凭证。机关印章是由上级机关颁发的，表示授予它以法定的职权。国务院规定了国家机关印章的形状、尺寸、式样、字体和制发办法，并且规定凡伪造印章或使用伪造印章者，依法予以惩处等。

??凡新成立的机关和更改名称的机关，在启用印章时，要事先向有关机关发出通知，并附上印模的式样，使需要同它联系工作的有关机关了解。

??公文除会议纪要和印制有特定版头的普发性公文外，应当加盖印章。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章。

??公文用印的位置在成文日期的上侧，要求上不压正文，下要骑年盖月，一般视印章大小压成文日期4-7个字。盖印不能歪歪斜斜，模糊不清。在文件上端正、清晰地盖好机关印章，可以体现公文的严肃性与可靠性，也可以看出文书工作人员认真、严谨的工作作风。

??要注意文件加盖的机关印章应与文件版头、公文标题和落款中的机关名称相一致。若最后一页只有一两行正文或注"（此页无正文）"时，落款、成文日期和印章应位于页面上方的三分之一处。

??有些领导机关按照特定的格式、有专门的文件版头且大量印制的普发性文件，如"中共中央文件"、"中共××省委文件"等，也可以不加盖机关印章，同样有效。

??合同、协议书以及联合发文，须经签署合同、协议收的机关单位以及联合发文的有关机关共同加盖印章方能生效。

??领导人签署是指发文机关领导人在文件正本的落款处本人职务名称的后面签字或盖章，以证实文件的效用。例如，国家领导机关发布的命令、布告等，有时除盖公章外，还需由签发文件的领导人在落款处署名签字后对外发出。 ??以上（7）（8）（9）项所述的发文机关、成文日期、机关印章与领导人签署统称为"文件生效标识"。

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10、注释或特殊要求说明。注释或特殊要求说明是用以说明公文中在其他区域不便说明的各种事项，如需要加以解释的名词术语，或用于表示公文的阅读（传达）范围、使用方法等。

??阅读（传达）范围，是根据文件内容和工作需要所限定的文件发送的范围和规定文件的阅读对象。党和国家的高级领导机关所下发的特别重要的文件，需要在一定时期内限定阅读和传达的对象范围。

??阅读（传达）范围的标注位置在成文日期的左下方，文尾部分主题词之上，用圆括号括入。一些文件阅读（传达）范围仅限于正文前所列主送机关，或在正文中对阅读（传达）范围已有明确规定的，不必再标注阅读（传达）范围。一般的决议、指示、通知、通报等领导性文件和通常的行政、业务问题的非机密性文件，不需要特别规定阅读（传达）。下级机关对上级领导机关的请示或报告，也不能规定阅读范围。 ??

（三）文尾部分

??公文的文尾部分包括主题词、抄送机关、印发说明、页码等项。

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1、主题词。主题词是指能够准确表达公文主题内容的规范化名词或名词性词组。公文标注主题词，是为了实现办公自动化的需要，它有利于文件管理的规范化、科学化。1985年以来，中央和地方的党政领导机关逐步推行了各种公文按照统一的规范标注主题词的制度，这标志着我国已进入计算机文件管理的阶段。

??现代电子计算技术的发展，为实现办公自动化提供了现实可能。而公文题词的应用，正是将大量文件资料存入计算机，建立文件数据库，实施公文的计算机管理的一项基础性工作。公文标注主题词，它有利于文件和档案的管理，有得提高计算机公文检索的速度和准确性，从而充分发挥各类公文的信息效益，使文件档案更好地为社会主义现代化建设服务。

??（1）文件标注主题词的作用是：

??第一，文件标注主题词，可以帮助我们大大提高文件检索、查询的速度，有利于提高整个机关的办事效率。 ??第二，文件标注主题词，有利于文书档案管理的规范化、系统化、科学化。 ??第三，文件标注主题词，可以准确简要地概括文件的主要内容。 ??（2）文件标注主题词的步骤与方法：

??第一，文件标注主题词的步骤。一是进行主题分析，即先从文件标题中确定主题，再从小标题或内容中抽出文件标题中没有说明，却是文件重要内容的概念。二是主题标识，在主题分析的基础上，借助主题词表将自然语言转化成规范语言。三是主题词誊录。最后由文件的审核人把关。

??第二，必须在主题词表中选用主题词，主题词表应由各级办公厅（客）制定，不得随意更改；上报的文件，应按上级机关的公文主题词表使用主题词。如各地市和省政府各部门向省人民政府上报文件时，应严格按省人民政府公文主题词表使用主题词；各省、自治区、直辖市和国务院各部门上报国务院的公文，应严格按国务院公文主题词表使用主题词。

??第三，主题词表中的类别标题不作主题词用。因为类别标题没有进行编码，主题词中没有的，作为主题词使用以后，就无法检索，文件也就调不出来；同时，主题词使用不受类别限制，类别之间只要有关，就可以将有关主题词在同一个文件末尾标出。

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