??导语部分一般有依据式、目的式、原因式三种写法，以表明制发这份文件的依据、目的或原因。 ??①依据式。即简要地说明发文的依据。通常用"根据"或"遵照"等介词和宾语组成介词结构开头。 ??②目的式。即开宗明义说明发文的目的。通常使用"为"、"为了"等介词与它的宾语组成介词结构开头。 ??③原因式。即简要说明发文的原因。通常用简洁的语言，以叙述、说明或夹叙夹议的方式开头。
??正文的主体是公文的最主要部分，也是写好公文的关键和难点所在。由于文种的不同，引文目的不同，其写作的具体要求也不同。对各个不同文种的写作特点和要求将在后面有关章节详叙。这里只就其一般要求概括几点： ??①内容要符合党的路线、方针、政策和有关规定，符合国家的法律、法规，提出新的政策规定要注意保持连续性，提法要同已公布的文件相衔接；
??②所反映的情况、问题、数据等必须真实可靠，提出的措施和办法，要切合工作实际，切实可行； ??③内容涉及的有关部门经过协调会商，取得一致意见；
??④在文字表达上概念准确，观点鲜明，条理清楚，层次分明，篇幅简短，实事求是，合乎语法规范，正确使用标点符号。
??结束语就是正文的结尾。结束语部分要意尽言止，自然终结。由于公文的文种不同，行文目的不同，以及行文关系等因素，结束语应有不同的写法。一篇公文，如果内容正确，表达也清楚，但结束语使用不得体，也达不到行文的效果。如上行文的结束语一般用"以上意见当否，请批示"、"妥否，请批复"、"以上意见如无不妥，请批转各地区、各部门执行"或"以上报告，请审阅"等；平行文的结束语一般用"专此函达"、"敬希函复"、"特此函告"等。下行文的结束语一般为"此令"、"此复"、"希遵照办理"、"希贯彻执行"等语。也有一些公文不使用上述习惯的结束语，如一些下行公文以及法规类公文，往往是顺理成章，意尽言止；或分条列项，自然终结。有的则提出希望或号召结束全文。
??一般地说，在主送机关之下，落款之前的部分都是正文。但是当加通告转发、印发上级文件，下级报告及会议纪要，领导同志讲话时，就形成了转发性文件和被转文件。这种转发性文件和被转发性在形式上是正件和附件的关系，实质上它们都是正件。因主要政策规定都是在被转发、印发的文件之中。所以被转发、印发的文件同转发性文件（包括批转性文件）一样仍属正文，而不能看是附件。
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5、无正文说明。无正文说明是指由于篇幅所限，使公文生效标识（即落款）与正文不能同处在一个页面上而出现分离状况时，为维护公文的完整性而作的说明。
??必须指出，文件在排印时，应尽量避免出现"（此页无正文）"的情况，需要在文件的页面上标注"（此页无正文）"，必须掌握以下两点：
??①只限于文件的正文与文件的生效标识（发文机关落款、印章与成文日期）不能同处在一个页面上而出现正文与生效标识分离状况时；
??②"（此页无正文）"的标注位置应在发文机关落款的左上方第一行顶格书写。
??但是，也有一些机关单位的发文，其正文与生效标识已处在同一个页面上，只是后面还有空白页面，于是就在发文机关落款后面的空白页注明"（此页无正文）"。这种标注毫无意义，可以说是多此一"注"，应当引起注意。 ??
6、附件说明。附件说明是用以说明附属在公文正件之后的有关文件材料的名称及件数的。附件是相对公文正件而言的。在内容上，附件是附属于公文正文的，它对正文中的有关部问题起补充说明或参考作用；在形式上，附件是公文的一个组成部分而不可随意分开，有附件的公文，附件就同正件一起组成一份完整的公文。附件说明则有助于附件的查阅与保护。
??有的公文之所以要有附件，一是由于拟写文件要求篇幅简短，在公文的正文部分不可能将附件的内容都写进去，不然就造成正文堆砌材料，使篇幅显得冗长累赘；二是将必要的补充说明及参考材料附在正文之后，有利于强调有些文件材料的重要性，并有利于正文突出重点，以增强文件的表达效果。 ??公文附件的形式一般有图表、目录、名单、简介及其他有关文件材料。
??例如，1993年2月20日《国务院关于加强农业生产资料价格管理以及对主要品种实行最高限价的通知》（国发[1993]13号），其附件为：《国家定价的计划外化肥全国最高出厂限价表》；1993年1月3日《国务院三峡工程建设委员会会组成人员名单》；1992年12月28日第七届全国人大党委会第二十九次会议通过的《中华人民共和国测绘法》，其附件为：《刑法有关条款（第一百七十五条）》。又如《××省人民政府关于公布文件清理结果的通知》有两个附件，一是《失效或废止的文件目录》，二是《需要修改的文件目录》。
??附件说明位于正文或无正文说明的左下方，公文生效标识之上，注明所附文件材料名称及件数。然后，在发文机关落款和成文日期之后或另起一页附上所列附件的材料。
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7、发文机关署名。发文机关署名又称落款，是指在正文或附件说明之后署上制发该份文件的机关名称，亦即方法法定的作者。
??文件法定的作者通常是机关、组织或机关的某一部门或单位，有时还以两个以上的机关联合行文，有时还以机关领导人的名义行文。使用什么名义行文，取决于文件内容和作者的职权范围。如重要的方针政策性、全面性的文件，应以机关的名义行文；而一般业务问题，则应以机关有关业务部门的名义行文。 ??发文机关的书写要注意以下几点：
??①发文机关的名称必须用全称或规范化简称，不能滥用简称，以保持公文的严肃性。
??②联合发文的机关名称都要写上，一般以主办单位为先，然后依次排列。如遇联合行文的机关名称的字数有多有少时，要拉开距离，名称的排列以整齐划一为美，不要参差不齐。还要注意按各联合行文机关印章的大小留出空行。以领导人的名义发文，应在领导人的姓名之前冠以职务名称。
??③发文机关名称的位置应在正文、无正文说明或附件说明之后，右下方另行书写，同正文之间应有一定间隙，以便用印。
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8、成文日期。成文日期是指文件形成的时间。它是文件生效及日后查考重要依据之一。
??成文日期年月日要写齐全，不得有任何省略。如不得将1993年9月5日写成"93年9月5日"。因为成文日期直接关系到公文的时效和日后对文件档案的查考问题。 ??公文的成文日期一有以下几种情况：
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