（1）经院长签批，以院名义发出的文件、材料和交办的其它事宜。
（2）以院名义报送的日常业务报表，经分管领导审查签字后，也可盖印。
七、 合同管理
7.1 签订合同须遵循的原则：
（1）遵守国家有关法律、法规和政策；
（2）坚持平等互利、协商一致、等价有偿的原则；
（3）具备签订合同的合法资格。
7.2 签订经济合同应具备的条款和注意的事项：
（1）合同类型、合同标的种类和合同范围；
（2）合同双方的法定名称；
（3）合同标的技术条件、质量标准、规格和数量要求；
（4）履行合同的期限、地点和方式；
（5）违约责任和其它责任。
7.3 不能与其签订合同的对象：
（1）代理人超越代理权限和企业资质限定的业务范围；
（2）未取得营业执照的个体工商户；
（3）没有详细营业地址、资金来源、履约能力或承担经济责任能力的单位；
（4）无资信证件，凭个人关系介绍和担保的有关单位或个人。
7.4 合同的管理程序及办法
（1）院合同（协议）的签订、变更和终止，以及合同纠纷的调解和起诉等，由办公室统一办理，有关部室应予大力协助。
（2）院法人或法人指定的委托人对外签订经济合同时，各有关业务部室应及时予以配合，积极进行业务参谋和审定。
（3）院法人指定的委托人对外签订的经济合同或协议，须经法人代表审定签字后方可盖章生效，未经法人代表委托授权，任何员工以院名义签定的合同（协议）一律无效，院不承担任何法律和经济责任。
（4）凡正式签定的合同，办公室要及时将复印件转交财务室，以便财务室在合同履行过程中实行资金监控。财务室在办理资金支付时，必须遵守银行结算制度和现金管理制度，不得提前支付或超越合同所规定的金额范围。其它部门不得以任何理由要求财务部门违反合同规定付款。对未正式签订合同的经营项目，财务室有权拒绝预付或借支。
（5）经济合同履行完毕时，有关部室要及时对照合同检查有无遗漏问题。如发现对方未按合同履行全部条款或有其它问题，应及时向主管领导汇报并提出补救措施，以避免不必要的经济损失。
（6）办公室要加强合同的日常管理，做到安全保密无遗失。年终要整理汇编存档。
八、清洁卫生管理
8.1 各部室清洁卫生责任区按办公室划分的区域各自打扫。每月由分管机关领导组织检查评比，分最清洁、清洁、不清洁三个类别公布，作为考核部室负责人的工作内容。
8.2 院机关工作人员应保持良好的卫生习惯，公共办公区域禁止吸烟，不准乱扔纸屑等杂物和随地吐痰。
8.3 不准在墙面乱贴乱写，对办公区的环境要勤打扫、保持地面干净和室内整洁美化，爱护自己的工作和生活环境。
8.4 会议室、接待室等公共场所由办公室派人负责打扫，并做好会议服务。
九、车辆使用管理
9.1 院车辆由办公室统一管理调度，原则上为院领导工作用车服务；业务上急需外出可酌情派车。职工本人或其父母、子女婚、丧事需用车的，经分管领导批准可派车使用一天。
9.2 驾驶员凭办公室开出的“派车单”出车。如遇任务紧急，院长可直接批准出车，但回院后驾驶员应补领“派车单”。
9.3 小车用油实行定额管理，由驾驶员到办公室领取油票，在本院指定的加油站加油，月末由办公室凭单审核结算。如遇行车发生故障急需维修或在外行驶需加油的特殊情况，须有跟车领导签字证明，方可报销。
9.4车辆过桥、过路费等，由司机每10天汇总一次，凭派车通知单填写费用报销单，注明出车日期、行车路线和收费票额，经院分管领导核实后到财务室报销。
9.5 司机应对车辆精心保养，一般小修自己动手，确需到外修理并更换零部件的，经办公室主任同意并会同到修理厂洽谈，写出修理报告报经院长批准后方可修理。否则，财务室不予支付。
9.6员工特殊原因急需用车，需经院长批准，由办公室负责联系，并做好记录，统一结帐。
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