黑龙江2012年自考档案信息管理（独本）“档案文献检索”考试大纲(3)

第一节 档案著录的作用与要求 一、档案著录的含义与作用

档案著录是指在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。档案著录的结果是档案条目，档案条目就是对文件或案卷所作的一条记录，是反映文件或案卷内容和形式特征的著录项目的组合。将条目按一定次序编排起来就是档案目录。档案数据库是各种档案数据的逻辑集合，档案数据是构成档案数据库的基本元素。档案数据就是表达档案各种特征的标识。 二、档案著录工作的要求 准确性、规范化。

第二节 《档案著录规则》的编制依据与适用范围 一、《档案著录规则》的编制依据与引用标准 二、《档案著录规则》的适用范围

第三节 《档案著录规则》的基本内容

一、著录项目：档案的著录项目是指用以揭示档案内容和形式特征的记录事项。根据《档案著录规则》的规定，档案著录项目共分七项，每项又分若干个著录单元(小项)。 二、著录用标识符 三、著录条目格式： 著录条目格式是著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。《档案著录规则》规定，一般使用段落符号式的条目格式。

分类号 档案馆代号 档号 电子文档号 缩微号 正题名：并列题名：副题名及说明题名文字：文件编号／责任者+附件．—稿 本：文种．—密级：保管期限．—时间．—载体类型：数量及单位：规格 ．—附注 提要 主题词或关键词 著录条目的形式为卡片式时，卡片尺寸为12．5cmx7．5cm，著录时卡片四周均应留1cm空隙。如果卡片正面著录不完，可接背面连续著录，并在正面右下角用“( )”注明“接背面”。

四、著录用文字和著录信息源 五、著录项目细则

第四节 档案著录的组织管理 一、著录级别的选择

文件级著录以单份文件为对象，即一文一卡。案卷级著录以卷、册、袋、盒为对象，即一卷一卡。文件组合级著录是根据文件之间的联系以一组文件为对象进行的著录，即多文一卡。案卷组合级著录是根据案卷之间的联系以一组案卷为对象进行的著录，即多卷一卡。 二、著录工作流程的设计 三、考核知识点

（一）档案著录 （二）档案著录规则

（三）档案著录的组织管理 四、考核要求 （一）档案著录

1．识记：档案著录、档案条目、档案目录、档案数据库、档案数据、内容特征、形式特征。 2．领会：档案著录工作的要求、作用。 （二）《档案著录规则》

1．识记：著录项目、著录条目格式、著录用标识符、著录卡片。

2．领会：《档案著录规则》的编制依据与引用标准；《档案著录规则》的适用范围； 《档案著录规则》

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的基本内容；著录用文字和著录信息源；著录项目细则。 3．应用：档案著录

（三）档案著录的组织管理

1．识记：文件级著录、案卷级著录、文件组合级著录、案卷组合级著录。

2．领会：著录级别的选择；著录工作流程的设计。

第七章 档案标引

一、学习目的和要求

本章主要阐述了档案分类标引和主题标引，介绍了档案标引的方式、方法。学习本章，要求掌握分类标引和主题标引的相关知识；理解档案标引的质量指标；了解档案标引的方式、方法、步骤。

二、课程内容

档案标引是指对档案的内容特征进行分析和选择，并赋予其规范化检索标识的过程。根据其所使用检索语言的不同可以分为分类标引和主题词标引。 第一节 档案标引方式与质量指标 一、标引方式

1． 按使用的标引语言可分为自由标引和受控标引。 2．按提供检索标识的数量可分为浅度标引和深度标引。 3．按主题分析方法可分为概括标引和分析标引。 4．按标引单元可分为综合标引和分散标引。 5．按利用者需求可分为全面标引和对口标引。 二、标引的质量指标 (一)标引的网罗度

网罗度又称穷举度，是指标引中确认档案所有主题的程度。 (二)标引的专指度

标引的专指度是检索标识表达档案内容的精确程度，也就是与档案主题概念的内涵和外延相符的程度。

(三)标引的一致度

所谓一致度是指选用表达档案主题内容所需标引词的一致程度。 第二节 档案标引的步骤与方法 一、主题分析

(一)主题类型、结构及其构成因素

1．依主题数量多少来划分，有单主题和多主题。

2．依构成主题的概念因素多少来划分，有单因素主题(又称单元主题)和多因素主题(又称复合主题)。 3．依主题的重要程度划分，可分为主要主题和次要主题。

4．依主题的专业范围划分，可分为本专业主题和相关专业主题。 5．依主题的清晰程度划分，可分为显见主题和隐含主题。

主题结构是指一个多因素主题中诸主题因素之间的关系，可分为：限制关系、交叉关系、应用关系、影响关系、因果关系、比较关系。

按照国家标准《文献主题标引规则》的规定，主题因素分为5种，即主体因素、通用因素、位置因素、时间因素、文件类型因素。

(二)主题分析的方法 1．阅读与理解题名。

2．阅读文摘、简介、前言、领导人批语。 3．浏览正文。

4．查阅档案文头和文尾所载的档案责任者、地点、时间、密级、备考表等。 (三)主题分析中应注意的问题

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1．要准确把握被标引档案的主体因素，避免主体因素含混或主次不清的现象。

2． 要注意揭示档案的隐含主题。 3．要注意考虑利用者的需求方式。 二、概念转换和标引结果的审核 (一)概念转换

(二)标引结果的审核

1．分析出的主题是否少于档案中实际含有的具有参考、检索价值的内容； 2．是否将无关重要的内容分析为主题； 3．主题的概括是否准确、恰当； 4．标引的类号和主题词是否正确； 5．标引是否一致；

6．标引中是否有技术性错误(如写错类号、主题词等)； 7．应有的互见和轮徘类号、轮排主题词是否已给出。 第三节 分类标引

一、档案分类标引的准备工作

分类标引是按照档案的内容性质将其纳入分类表体系(也就是从分类表中选取与档案内容性质相符的分类号作为检索标识)的过程。 二、档案分类标引规则

(一)档案分类标引的基本规则

(二)各种类型主题档案的分类标引规则 1．单主题档案的分类规则

2．多主题档案的分类规则 3．多因素主题档案的分类规则 三、辨别分类表类目涵义的方法 (一)通过等级结构来辨别类目涵义

1．分析递进法。 2．概括递归法。 3．同位比较法。

(二)通过注释来辨别类目的涵义 注释的内容包括：

1．指明本类包括的内容或不包括的内容； 2．区别一系列事物的归属；

3．指出相关类目(具有交叉关系的类目)； 4．从交替类目指向正式类目； 5．指出类名的同义词；

6．指出仿分、复分、组配以及其他分类方法。 (三)通过类目内容范围划分规则来辨别类目的涵义 四、分类表类目索引的使用方法

五、复分法、仿分法、组配法的使用规则 (一)复分法使用规则

复分法使用规则是指档案分类法中通用复分表和专用复分表的使用规则。 （二）仿分法使用规则

(三)组配法使用规则 六、分类标引技巧

分类标引技巧主要指档案主题在分类表中没有完全相符的类目时的标引方法，包括上位标引、组配标引、靠类标引和暂定性标引等。

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第四节 主题标引

一、主题标引的定义及与分类标引的同异

主题标引是将档案的主题内容纳入词表体系(也就是从词表中选取与档案主题内容相符的检索词作为检索标识给予该档案)的过程。

主题标引与分类标引不同。 二、主题标引的一般规则

三、主题词组配标引的原理和功能 主题词组配的方式可分为：

1．概念相交，即同级词组配，指用两个或两个以上具有概念交叉关系的同级主题词组配表达其相应的下位概念。

2．概念限定，即方面词组配，指由一个表达事物的主题词，与另外一个或几个表达事物或某个属性或某个方面的主题词组配表达相应的下位概念。 3．概念概括，即用两个下位词(种概念)相加来表达一个词表中不存在的上位词(属概念)。这种组配是主题词组配的一种特殊情况，主要是计算机检索中使用。

3． 概念联结，即两个词的组配只表示它们之间的联系，并不形成新概念。 四、主题词组配标引规则

五、主题词标引实例 六、自由标引

所谓自由标引，是指标引时不使用词表，由标引人员根据文献内容自拟检索词。 第五节 计算机档案文献检索系统的标引 一、计算机检索系统与手工检索系统的比较 二、计算机检索系统的档案标引

在计算机检索系统中档案标引工作有如下特点：

1．作双重标引。 2．进行深度标引。3．可使用自由词作补充标引。4．使用关联符号。5．加机编主题目录或主题索引的标题符号。6．可进行上位登录。7．使用著录—标引工作单。 第六节 档案自动标引

档案自动标引是指采用计算机技术自动完成对档案文件(案卷)题名、提要、以至全文的扫描处理，抽取关键词并规范成主题词或分类号的过程。 一、全文自动标引

档案文献全文自动标引的方法主要有单词标引、短语标引及语义标引3种类型。 二、题名关键词自动标引

从题名中自动提取关键词的方法主要有词典匹配法和分词抽词标引法。

目前我国中文分词的方法主要有以下几种：

1．词典切分组词法。2．部件词典法。3．后缀链接法。4．主题词典法。 5．汉语词素自动分词。6．单字切分。7．统计信息的切分方法。 题名关键词自动标引应注意的问题：

1．题名必须准确地反映档案文献的主题内容。

2．要建立或选用一个高质量的词典库，其中的词应具有相当的可用性、包容性和通用性。 3．建立同义词词典。 三、分类号自动标引

分类号自动标引的基本算法是基于对分类号人工标引思维方式和思维过程的分析和模拟。主要方法是运用搜索、比较、推理的算法。 四、自动标引的质量控制

影响档案自动标引质量的主要原因有：

1．题名不能准确揭示其内容主题，从而失去了自动抽词的基本前提。 2．分词、词组配方面的各种自动技术也还不够成熟。 3．自动标引用的词典库质量还不高。

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主题词标引审校的内容大致有： (1)主题分析是否准确。 (2)选词是否得当。 (3)标引深度是否得当。 三、考核知识点

（一）档案标引 （二）分类标引 （三）主题标引

（四）计算机档案文献检索系统标引 （五）自动标引 四、考核要求 （一）档案标引

1．识记：档案标引、标引的网罗度、标引的专指度、标引的一致度、主题结构、受控标引、隐含主题。

2．领会：档案标引方式与质量指标；档案标引的步骤与方法；主题分析的方法；主题分析中应注意的问题；标引结果的审核。 （二）分类标引

1．识记：分类标引、上位标引、组配标引、靠类标引、暂定性标引。

2．领会：档案分类标引的准备工作；档案分类标引规则；辨别分类表类目涵义的方法；分类表类目索引的使用方法；复分法、仿分法、组配法的使用规则；分类标引技巧。 3．应用：分类标引

（三）主题标引

1．识记：主题标引、概念相交组配、概念限定组配、概念概括、概念联结、自由标引。

2．领会：主题标引与分类标引的同异；主题标引的一般规则；主题词组配的方式；主题词组配标引规则。

3．应用：主题词标引。

（四）计算机档案文献检索系统的标引

1．领会：计算机检索系统与手工检索系统的比较；计算机检索系统中档案标引工作的特点。 2．应用：档案计算机标引。

（五）档案自动标引

1．识记：档案自动标引、全文自动标引、题名关键词自动标引、分类号自动标引

2．领会：目前我国中文分词的方法；题名关键词自动标引应注意的问题；自动标引的质量控制。 3．应用：档案自动标引。

第八章 档案检索工具

一、学习目的和要求

本章主要阐述了档案检索工具、档案检索体系的构成；介绍了常用检索工具的编制和使用。学习本章，要求掌握档案检索工具、检索体系相关知识；理解档案检索工具作用、功能、编制方法；了解常用的和特殊形式检索工具的使用。

二、课程内容

第一节 档案检索工具的作用与分类 一、档案检索工具的作用

档案检索工具是记录、报道和查找档案的工具，它在档案管理中的作用主要有以下三方面：1．检索作用。2．报道和交流作用。3．管理作用。

二、档案检索工具的分类

(一)按编制方式分：目录、索引、指南。

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