档案人员岗位培训基础知识(最全)(5)

档案的保护是保管工作内容之一，是保护档案的专门措施，是为延长档案的寿命而采取的诸如复制和修补等各种专门技术处理的一项工作。

档案保护工作的内容，主要包括“防”与“治”两方面：一是改善档案保管条件，即采取一定措施防止或减缓自然环境中各种有害因素对档案的破坏。其基本内容有：建造合乎要求的库房、安置必要的设备、采取经常性的技术管理措施等；二是档案的修复，即对已经损坏或存在有不利于永久保存因素的档案进行处理，尽力恢复其历史面貌。

二、档案保管与保护工作的任务

档案损毁的原因主要有两个方面，一个是社会原因，一个是自然原因，或者说一个是人为因素，另一个是自然因素。

人为因素的损毁，主要表现在三方面：一是由于政治斗争及其他各种原因，对某些档案文件进行有计划、有意识的破坏。二是由于档案工作人员或利用档案等接触档案的有关人员疏忽大意，或玩忽职守，或不遵守规章，以及缺乏科学知识等导致的管理或使用不善造成的档案丢失、损毁。三是在档案管理和利用过程中，难以避免发生的档案老化。

自然因素的损毁，主要表现在两个方面：一是内在的因素，即档案本身制成材料，如纸张、胶片、磁带等载体材料和字迹材料及其他附着材料，这些因素的变化会直接影响档案的寿命。二是外在的因素，即档案所处的环境和保管档案的条件，如不适宜的温湿度、光线、灰尘、虫、鼠、水、火及机械磨损等因素对档案的破坏。 (一)档案保管工作的任务 1．建立和维护档案的存放秩序

档案馆(室)收集来的大量档案，需要按照一定的次序排列和存放于库房之中，使之在库房内形成一定秩序。

2．防止档案的损坏

了解和掌握档案损坏的原因和规律，通过日常的具体工作，采取专门的技术措施和方法，最大限度地消除各种可能损坏档案不利因素的影响，从而把档案的自然损坏率降低和控制在最小的范围之内。 3．维护档案的完整与安全

人们要针对一切可能损毁档案的自然的、人为的不利因素而采取预防或保护措施。档案工作者要学习和掌握有关的科学知识，保持高度的政治警惕性和严格的纪律性，使档案不被损毁和丢失。 (二)档案保护工作的任务

采取专门的技术措施，对已损坏的档案进行修复、复制，最大限度地减少档案的损失，延长档案的寿命。

三、档案保管与保护工作的要求 (一)档案保管工作的要求

1．账物相符。档案馆(室)所藏档案材料实体与档案材料的目录要相吻合，二者都要完整无缺，档案的收进、移出、保存、销毁、展出等都必须有严格的手续，做到增减有据，数字准确，确保档案不丢失。

2．突出重点，兼顾一般。对档案馆(室)永久保存的档案，以及重要立档单位的档案给予重点保管，使其处于最安全、最保险的环境之中。

3．处理好档案保管工作与其他业务环节的关系，处理好“管”与“用”的关系。 (二)档案保护工作的要求

1．满足不同载体档案材料的特殊保管要求，确保其安全，延长其寿命。

2．以防为主，防治结合。采取有效措施，预防档案损毁，一旦档案受损，要及时进行妥善治理。

第二节 档案的保管

一、档案保管工作的条件

做好档案保管工作，需要有一定的物质条件，如档案库房、库房设备、档案装具、档案包装材料等都是保管档案的基本物质条件。

(一)档案库房

档案库房是档案保管的最基本的物质条件，它直接影响档案的保护效果。档案库房作为不同于民用建筑、办公用房的一种特殊建筑，有以下要求：

1．要有足够的使用面积。

2．屋顶、墙壁要具有隔热、防潮、防雨雪浸漏的性能。在楼层安排上应避免“顶天立地”，即尽可能不用底层和最高层做库房。

3．库房门窗应密封、牢固、耐火，具有防强光和防风沙的功能。 4．档案库房要远离易燃、易爆场所和腐蚀性气源。

5．在交通条件方面，既要方便利用，又要便于必要时档案的疏散搬迁。 (二)库房设备

1．温湿度监控调节装置

目前国内温湿度测量设备有普通温湿度计、干湿球温湿度计、日记(周记)温湿度记录仪、智能温湿度记录仪、多路温湿度自动测控仪等。特别是计算机温湿度管理系统，能进行库房温湿度自动检测，数据的记录、采集、储存，温湿度数据即时显示，定时或根据要求设定温度、湿度的自动调控，根据需要打印任意时间内的温湿度数据或变化曲线图表，大大提高了档案保护的现代化管理水平。 2．库房防火防盗监控装置

库房防火防盗监控装置主要有无线红外探测器、烟感火灾探测器、自动报警器、气体消防设备。 3．空调设备

空调设备主要有单体空调、中央空调。 4．吸湿(加湿)设备

北京地区冬季、春季气候干燥，需要用加湿设备，但在夏季雨季湿度较大，需采用吸湿设备，以保证档案库房保持适宜的温湿。 5．库房空气净化装置

利用净化设备与中央空调风机组成一体，具有大面积除尘、灭菌、去异味等空气净化功能。 (三)档案装具

档案装具是放置档案实体的设备器具，是档案馆(室)必备的物质条件之一。档案装具种类很多，也各有所长，选择时要依据库房的条件和所存档案的规格、特点的不同，合理选用、灵活配置，如：底图、胶卷、底片、磁带、磁盘等具有特殊要求，要用特殊装具。常用的档案装具有档案箱、档案架、档案柜。

(四)档案包装材料

档案经过包装，既可以防止光线、灰尘及有害气体对档案的直接危害，又可以减少机械磨损。目前我国包装档案的基本材料和方法有三种：卷皮、卷盒和包装纸。

1．卷皮：是包装档案的最基本的材料，它不仅是为了保护文件，同时它本身也是案卷的封面，对查找利用很方便。

2．卷盒：采取卷盒来保管案卷在目前是一种比较好的方法，它能够防光、防尘、减少机械磨损，同时也便于管理。

国家对档案卷皮、卷盒的格式、制成材料、规格都有统一的要求和标准。《文书档案案卷格式》GB9705—88，《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB／T11822—2000。

3．包装纸：有些不被经常使用的档案文件既不适于装订，也不便于盒装，可以用比较结实的纸张包装起来。这是保存特殊档案的应急措施。

二、库房的管理

库房管理工作是档案保管工作的主要内容，是档案保管的基础工作。 (一)档案库房管理的任务

1．档案存放位置与排列顺序管理。 2．库房温湿度的调节与卫生保洁。 3．档案进出库房的控制。 4．库房的安全保卫。 (二)档案库房的编号

为了科学地管理库房，应将各个库房统一编号。库房的编号有两种方法：一种是为所有的库房编一个总的顺序号，这种方法适用于库房较少的档案馆(室)；另一种是根据库房所在的方位及库房建筑的特征进行分区编号，如“南一楼”、“北二楼”等。

每幢房子的内部应根据建筑及房间的划分情况进行编号，楼层应自下而上编号，每层应从入口开始，从左向右编号。

(三)档案实体的保管

1．档案排架的原则和要求。(1)便于管理。便于档案的存取，便于档案保管人员熟悉所保管的档案。(2)相对稳定。一旦档案按一定的秩序排列，就不要随便变动。这不仅是为了避免减少档案的磨损，而且对管理人员熟悉和掌握馆藏情况也是有必要的。(3)要有益于档案的保密和保护。

2．档案排列的方法。一般是按全宗进行系统排列。

3．存放方式。目前档案存放方式主要有两种：一是竖放，其优点是存取档案比较方便。二是平放，其优点是有利于保护档案，缺点是不便于存取。这种方法适用于保管珍贵档案和不宜于竖放的档案。档案平放时，应注意堆叠的高度，一般以不超过40厘米为宜。

4．档案存放位置索引。为了便于保管工作人员掌握档案馆(室)内档案的存放情况和迅速地取放档案，必须对排好的档案编制存放地点索引。它是档案保管工作中的一种工具和手段。档案位置索引有两种编制方法：一是以全宗及其各类的档案为单位，指出它们的存放地点。二是以库房、架柜为单位，指出它们存放了哪些档案。 5．档案代理卡(又称代卷卡)。它是档案保管工作中经常使用的一种工具。在因工作需要，需将库房中已上架安排好的档案暂时移出库外时，为了便于库房管理人员掌握档案流动情况和安全检查，填制一种卡片放在档案原存放的位置上，以作提示。

6．全宗卷。它是档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的文件材料专卷。按照《档案馆工作通则》的规定，每一个全宗都要建立全宗卷，记载立档单位和全宗历史变化情况。

(1)全宗卷的内容：

①在收集档案工作中产生的文件材料，即移交和接收全宗的文据。

②在档案整理工作中形成的文件材料，即立档单位和全宗的历史考证、全宗整理工作方案、立卷说明等。 ③在档案鉴定工作中形成的文件材料，即档案鉴定材料分析报告、档销毁清册等。

④在档案保管、统计工作中形成的文件材料，即档案安全检查记录、档案数量与状况统计等。

⑤在档案提供利用工作中形成的文件材料，即全宗指南、机关组织沿革、档案利用的重要登记等。这些材料，随着全宗管理活动的继续而不断增加或发生变化。 (2)全宗卷的性质和特点

全宗卷不是该全宗内文件的组成部分，而是档案馆(室)在本身工作活动中形成的一种档案。它不是固定地保存在形成全宗卷的档案馆(室)，而是随着全宗的流动相应地保存在全宗档案所在的档案馆(室)。 (3)全宗卷的管理

全宗卷的建立是在管理该全宗的过程中逐步形成的，它由少到多，有简到繁，在对档案全宗的日常管理活动中应随时注意全宗卷的积累。全宗卷应单独集中保管，按全宗号进行排列。当全宗移交到另一个档案馆(室)保管时，其相应的全宗卷也应随之移交。 (四)档案的安全检查

定期和不定期地对档案保管情况进行检查，是库房管理工作中的一项重要工作。检查能够发现工作中的问题以便及时得到补救，是维护档案安全与完整的一项重要措施。

l．档案的定期检查，是按规定时间对档案保管情况进行检查，具体时间可根据本部门的实际情况而定。一般来说，在工作头绪多、库房比较分散、安全条件比较差的情况下，定期时间不宜太长，应当勤作检查。 2．档案的不定期检查一般在下列情况下进行：(1)库房发生火灾、水灾之后；(2)发现档案被盗或怀疑被盗时；(3)发生虫害、霉烂、水浸等现象时；(4)档案人员调动时。 3．档案检查有普查、抽查和重点检查三种形式。

4．档案检查的内容：(1)档案数量是否准确、有无遗失；(2)档案受损情况和数量，如档案有无机械磨损、人

为撕破、虫蛀等情况；(3)档案进出，存取登记是否准确；(4)库房管理的各种制度的执行情况等。

5．检查程序：(1)组成检查小组；(2)选定检查形式；(3)确定检查对象；(4)逐项实施检查，并作出记录；(5)写出检查报告；(6)对发现的问题妥善解决。

三、档案保管制度

为加强库房的管理，保证档案的安全，应建立如下制度： (一)安全保密制度

档案库房一定要有严密的安全保密制度，包括对进出库房人员的要求，非工作人员不得入内；门锁钥匙的管理，注意防盗；各种消防设备、电器电源、门窗、易燃易爆物品的管理，防止火灾的发生等多方面内容。 (二)档案进出库房的登记制度

包括档案进库、日常调阅、移交、销毁等方面内容。 (三)清洁卫生制度 (四)设备管理制度

包括库房设备空调、去湿机、加湿器、自动灭火、防盗报警、温湿度测控等设备的日常维护与维修等方面内容。

(五)库房管理人员的岗位责任制

规定各个岗位的职责范围，并明确考核评价标准，把工作任务落实到每个人身上，形成每项工作都有人专管的局面。

(六)库房档案的检查制度

第三节 档案的保护

档案保护的目的是最大限度地延长档案的寿命。档案保护主要有两个方面的内容，一是通过对档案制成材料损坏原因进行研究分析，寻找科学的保护档案的技术方法，使档案不受损坏；二是通过档案的修复技术对已破损的档案进行修复加固。 一、档案库房的保护技术

档案库房的保护有“八防”的要求，即防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染。根据以上要求，在库房保护中应做好以下工作： (一)档案库房温湿度的控制与调节

档案库房的空气状况直接影响着档案的寿命。档案的温度主要决定于周围空气的温度，档案的含水量主要决定于周围空气的相对湿度。档案库房的温湿度的控制与调节就是当库房温湿度不利于档案保存时，要采取通风等措施，将库内温湿度调节到适宜的范围之内；当库内温湿度有利于档案保存时，要控制温湿度使之稳定。

1．档案库房的温湿度标准

通常我们说库房的湿度大小，是指库房相对湿度的大小。

根据我国建设部和国家档案局发布的《档案馆建设设计规范》中规定一般档案库房温湿度标准为： 指标名称 温度（℃） 相对湿度（％） 一般档案库（含胶片库、磁带库） 控制范围 14—24 45—60 每昼夜允许拨动范围 土2 土5 13—15 35—45 母片库 2．不适宜的温湿度对档案制成材料的影响 (1)高温；(2)潮湿；(3)低温；(4)低湿。

(二)档案保护的具体措施

1．防光。光是由光体发出的一种辐射能，它在传播过程中表现出波动性质，这就是光波。我们所说的光包括太阳光和各种灯光。

防光的措施。①库房的窗子要少，东西向不宜设窗。适当减小窗户的面积。②改进窗户的结构。如把单层改为双层窗等。③减少档案利用过程中光的辐射强度与作用时间，如减少复印次数，避免档案原件损伤严重。④使用档案柜、箱、袋等保存档案均能在一定程度上起到避光作用。⑤当库内不需采光时将门窗关闭。

2．防污染与灰尘。它是指防止空气中的有害气体与灰尘对档案材料的不良影响。随着工业的发展，城市中的环境污染问题日益严重，它们对档案材料的影响也日益严重。

防有害气体与灰尘的措施。①正确选择档案库房的地址。不要把库址选在工业区、居民区或繁华街道。应选在这些区域的上风。②档案库房要密封。③绿化植被对环境的保护有积极作用。④净化与过滤。⑤做好库房的清洁卫生工作，档案工作人员进入库房要换工作服和拖鞋。

3．防虫。这里的“虫”是指损害档案的生物。它包括危害档案的微生物和害虫。微生物主要是指细菌和霉菌；害虫是指烟草甲、档案窃蠹、黑皮蠹、毛衣鱼等。

防损害档案的生物措施。①对损坏档案的微生物的防治。控制温湿度在标准的范围内；保持库内清洁，减少尘土；在霉菌多发区或雨季时，在库内放一些防霉剂。一旦发现有霉菌，可采取消毒的方法。目前有真空熏蒸消毒机和消毒箱设备，也可设消毒室。②对档案害虫的防治。搞好库内外的清洁卫生；入库档案要严格消毒；使用驱虫剂；严格控制温湿度，使其在标准的范围内；对档案进行定期检查。一旦发现有害虫，可采取化学杀虫法(投药或熏蒸)、物理杀虫法(高温与低温或辐射)进行杀虫。 4．防鼠。 5．防火。

6．防各种自然灾害。 二、档案的修复和复制技术

所谓“修复”就是修整和恢复，其目的是最大限度地延长档案的寿命。档案修复技术是档案保护中的一项重要技术，通过实施各种修复技术，可使档案“延年益寿”、“起死回生”。 (一)档案修复工作的基本原则

1．以最大限度地延长档案寿命为指导思想。修复的目的是延长档案的寿命，所以在修复工作中要考虑到所采取的技术方法、所使用的各种材料的耐久性。同时在技术上要精益求精。

2．要尽量保持档案的历史原貌。在修复工作中不能丢掉片纸只字，也不能任意涂改填写，这是衡量修复质量的重要标准之一。

3．使用的修复方法要经过试验，确有把握时，再着手对档案进行修复。 (二)修复前的准备工作

在修复前要做好登记和检查工作。登记内容包括：档案所属单位、档案名称、档案的份数、页数、年代以及接送档案人员姓名、接送日期，同时要说明技术处理的性质和要求，如去污、加固字迹、托裱等。检查的内容有纸张、字迹材料的类型及破损情况等。在做完登记和检查工作之后，制定出修复方案。 (三)档案的修复技术 1．档案字迹和纸张的加固。

(1)胶粘剂喷涂法。它是巩固档案字迹和加固纸张强度的方法之一，是用具有粘性的化学药液(胶粘剂)喷涂在档案上。胶粘剂中容易挥发的溶剂挥发后，形成一层薄膜，使字迹得到巩固，使纸张强度增加。

(2)加膜法。就是为提高纸张强度，保护字迹，在档案的正反两面各加一层透明网膜，档案被透明网膜夹在中间，既不影响阅读，又可加强纸张的强度。

2．档案的去污。档案在长期保存和使用过程中，由于各种原因，有些会被污染，如水斑、泥斑、铁锈等。档案去污技术有机械方法，也有化学方法。

(1)溶剂去污法。这是一种物理去污的方法。根据不同的物质在不同溶剂中的溶解度，可选用水或其他溶剂去污。一般有水洗法、有机溶剂去污法。

(2)氧化剂去污法。对档案纸张某些污斑如霉斑、铁锈斑等用溶剂难以去污，可用氧化剂与污斑发生化学反应，达到去污的目的。

(3)胶片档案去污。将带有黑斑的胶片放入配好的赤血盐溶液中，浸泡1—2分钟。用清水冲洗后，放入定影液浸5分钟，再水洗5分钟，晾干。

3．档案的去酸。就是根据中和原理，用碱性物质把纸张中的酸中和掉。 (1)湿法去酸。它是用钙、镁的氢氧化物溶剂中和档案纸张中的酸。

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