档案人员岗位培训基础知识(最全)(2)

发文是指由本机关制成并向外机关发送的公文。 收文是指本机关收到的，由外机关制发的公文。

内部公文是指由本机关制成，并且只在本机关内部使用的公文。 三、常用公文文种

文种，又称公文名称或公文种类，是国家以法规性文件规定的公文的名称。对于公文文种，要根据国家有关规定，按照本机关的职权范围、法定地位以及机关之间的行文关系，正确选择，不得滥用。

依据国务院2000年8月20日发布、2001年1月1日起正式施行的《国家行政机关公文处理办法》(国发〔2000〕23号)的规定，行政机关的公文种类主要有十三类： (一)命令(令)

适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。 (二)决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。

(三)公告

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 (四)通告

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。 (五)通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 (六)通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 (七)议案

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。 (八)报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 (九)请示

适用于向上级机关请求指示、批准。 (十)批复

适用于答复下级机关的请示事项。 (十一)意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。 (十二)函

适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 (十三)会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。 四、公文的稿本

公文稿本是指公文文稿和文本的统称。文稿，指公文起草过程中的历次稿子，如草稿、定稿等。文本，指同一公文由于作用不同而形成的不同版本，如正本、副本、存本等。在公文处理、保管和归档中，对各种稿本要加以区别对待。

公文稿本主要有以下几种：

（一）草稿：即公文的原始文稿，是公文撰写人员根据机关发文意图而草拟的公文未定稿。草稿从内容到形式都比较粗糙，其作用在于供讨论、征求意见、修改审批之用。形式有讨论稿、征求意见稿、送审稿、草案等。草稿因未获审批通过，不是正式公文，不具备正式公文的效用，一般不向外发出。除重要法规性公文及重大事

项公文的历次草稿需要归档保存外，一般公文草稿不需要归档保存，待定稿产生后即可销毁。

（二）定稿：即已经履行法定批准程序的公文文稿，是经过负责人签发或经过会议讨论通过(批准)的最后完成稿。定稿反映了公文起草、审核修改、签发的全过程，是印制公文正本的依据和标准，是日后对文稿内容查考的最直接、最原始的凭证，能产生正式法定效用。同时，定稿上留有负责人的签发标记和会议通过(批准)的标记，可以说定稿的权威性和保存价值丝毫不亚于正本。任何公文在制发过程中必须形成定稿，且只能有一份定稿，所以定稿必须归档保存。书写公文定稿，要使用标准格式的发文稿纸。

（三）正本：即向受文者制发的具有法定效用的公文文本，是依据定稿并按规范格式要求制作的正式文本。正本代表发文机关或部门的法定权威性和正式意图，是收文者办理公务、解决问题的依据，具备各种生效标志，具有查考价值和现行执行效用。发文机关应当归档保存公文正本。凡属收文机关归档范围的公文正本，收文机关也应归档保存。

（四）存本：即与公文正本同时印制的印刷本或依照正本复制的标准样本。存本不对外发出，不作为开展工作的依据。由发文机关留存，作用限于存档备考。

（五）副本：即公文正本的复制本或与正本同时印制的重份公文。其内容与形式完全与正本一致，供备查、知照、传阅使用。

第二节 公文处理和整理工作

一、公文处理工作的基本原则

公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其它有关规定，确保国家秘密的安全。

二、公文处理工作的基本要求

(一)公文处理工作必须加强集中统一管理

公文是机关工作的重要办事工具，公文处理工作具有很强的政治性、机密性和现实效用性，直接关系到实现机关职能和提高机关办事效率。因此必须对公文实行集中统一管理，不能任其自流。具体而言，集中统一管理主要有统一领导、统一制度、统一管理、统一归档等含义。

(二)公文处理工作必须准确、周密

准确、周密是根据公文处理工作的原则，对公文处理工作提出的质量要求。在机关工作中，无论是拟制、发出文件，或制定、宣传和贯彻有关方针政策，或组织、计划和安排具体工作，或汇报情况、请示和答复问题等，都要求做到准确、周密，确保质量，避免差错。

(三)公文处理工作必须及时、迅速

在处理公文时，要明确规定公文的办理时限，分清轻重缓急，保证紧急、重要的公文优先办理。要改进工作作风，简化公文处理程序，缩短公文运转周期，加快传递和办理速度。要学会利用现代化技术手段，提高公文处理工作的效率。

(四)公文处理工作必须安全、可靠，确保国家机密

在公文处理工作中，必须保护好公文，注意公文的安全，选择防火、防盗、防潮，防虫蛀鼠咬、防霉变的保管条件，使公文不受损坏，延长寿命。同时要严格遵守有关制度，防止公文遗失。对涉及党和国家机密的公文，在公文处理中要认真遵守《中华人民共和国保密法》的规定，正确划分公文的密级，执行保密制度，确保党和国家的机密。

(五)精简公文，反对官僚主义和文牍主义

为提高工作效率，避免行文混乱，解脱“文山”的负担，在公文处理工作中必须精简一切可有可无的公文，将公文制发、运转处理的数量严格控制在合理范围内。

三、公文整理的含义

公文整理，是指将办理完毕的，具有查考利用价值的公文，按照一定原则对其进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。 对公文整理的含义，可以从以下方面理解：

(一)必须是办理完毕的公文才能进行整理

(二)必须是有查考利用价值的公文才有必要进行整理

只有对现实活动和历史研究具有查考、使用价值的公文，才具有保存价值，才有必要进行整理。 (三)整理公文时必须遵循公文形成规律，保持公文内在联系

对公文进行整理时，必须遵循公文形成规律，保持它们之间的联系，以便于查找和利用。

四、公文整理遵循的原则

公文整理遵循的原则是：遵循公文形成规律，保持公文之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

对公文整理原则，可以通过以下几个方面做进一步理解： (一)遵循公文形成规律

各项职能活动总是存在着各方面的联系，所以在各项职能活动中形成的公文之间，必然有一定的规律，而公文整理必须遵循这些规律。 (二)保持公文之间的有机联系

公文之间的有机联系主要表现在公文的来源、内容、时间、形式等方面。对公文进行整理时，要注意保持公文之间的有机联系，既要反映出机关职能活动的历史面貌，也要符合人们查找利用档案的心理预期，为检索提供线索。

(三)区分不同价值

应区分归档范围内不同公文的价值，划定不同保管期限。对于保存价值大、保管期限长的公文，要重点整理和保管；对保存价值小、保管期限短的公文，要区别对待；对无保存价值、不须归档的公文，要进行销毁。 (四)便于保管和利用

便于保管和利用是公文整理归档的最终目的，也是衡量整理工作质量的重要标准。在整理过程中，要将“便于保管和利用”作为重要因素考虑。

第三节 公文归档

公文归档是指一个立档单位的文书处理部门或承办部门，将处理完毕的公文按照一定的原则进行整理后，定期移交给档案部门集中保存的工作。归档制度包括归档范围、归档时间、归档案卷质量要求。

一、公文的归档范围

归档范围，即归档公文整理的范围。并不是所有公文都需要归档，要对之正确分析、区别对待。根据2006年12月18日国家档案局公布施行的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，机关文件材料归档范围是：

（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； （三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

机关文件材料不归档范围是：上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。 二、公文的归档时间

归档时间是指文书处理部门和业务部门将需要归档的公文向档案部门移交的时间。 办理完毕的公文一般应在第二年6月底之前向本单位档案部门移交；

对于某些专业文件、特殊载体的档案或驻地分散在外的部门形成的文件，可另行规定切合实际的归档时间。

三、公文的归档要求

归档要求，主要是指归档案卷在质量上必须符合以下要求：

(一)应归档的公文材料其种类、份数以及每份文件的页数均应齐全、完整，并要进行分类、立卷，正确划分保管期限，使之达到系统有序。

(二)归档案卷封面的各个项目，均应填写清楚。案卷题名要简明确切，注明保管期限，卷内文件应有序排列、编页号、填写卷内文件目录和备考表。

(三)归档案卷要按一定次序系统排列，编制顺序号及案卷目录一式数份。交接案卷时，双方要根据目录清点核对，并履行签字手续。

第三章 文书档案管理

文书档案，是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件。

第一节 文书档案收集工作的内容和要求 一、文书档案收集工作的内容和重要性 （一）收集工作的内容

文书档案的收集工作，就是按照党和国家的规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各机关、个人手中和散失在其他地方的档案分别集中到各有关机关档案室和各级各类档案馆的工作。

对于一个具体的立档单位，文书档案的收集工作是指该单位的档案部门按照国家的规定，通过归档、接收等办法，把分散在本单位内部机构和个人手中的文书档案集中到档案室，实行集中统一管理的工作。需要强调的是，为了提高文书档案收集工作的质量，突出不同单位室藏档案的特色，档案人员在制定归档制度尤其是确定归档范围时，要增强收集工作的针对性，要按照国家的有关规定，结合本单位的实际，将反映本单位基本历史面貌和主要职能活动的文件材料列为收集重点。归档制度一经确立，档案部门和各有关部门应严格按照规定，有计划分步骤地开展具体的接收和归档工作。

（二）文书档案收集工作的重要性

档案的收集工作是档案业务工作的基础，文书档案收集工作的重要性，概括起来有以下两点： 1.文书档案收集工作是文书档案管理工作的前提和基础

文书档案的收集工作是文书档案管理工作的起点。一般情况下，档案部门管理的档案不是由档案部门自身产生和形成的，而是通过开展收集工作，档案部门将各个部门产生的具有保存价值的文件接收过来，并经过长期积累形成的。因此，从全部档案业务工作的程序来看，收集工作是第一个环节，它为文书档案工作提供了实际管理对象。有了档案，档案室才能开展整理、编目、鉴定、保管、统计和提供利用等各项工作。收集工作做不好，就没有齐全完整的档案，也不会有健全的档案工作。

2.文书档案收集工作的质量决定了文书档案管理工作的质量

收集工作的质量直接决定了档案工作的质量。通常，人们在衡量一个单位档案管理水平的高低时，首先要查看档案室收集的档案文件材料是否齐全完整。如果收集及时，档案材料完整系统、鉴选得当，就能为档案管理的各个环节奠定良好的基础，从而能够集中力量对档案进行深入研究，并广泛开展档案的利用工作。

二、文书档案收集工作的要求

（一）归档的文件材料应当齐全完整，并符合长期保管的质量要求

保证归档文件材料的齐全完整是贯穿文书档案收集工作始终的基本要求。就一个机关而言，档案的齐全完整是指归档文件材料在种类、份数以及每份文件的页数等方面都应保持齐全完整。可以说，档案部门接收文件材料齐全完整的程度决定了收集工作的质量，而这也正是许多基层单位开展收集工作的难点。

归档的文件材料不仅要求内容上客观、真实，而且在制成材料特别是书写材料方面要利于文件的长期保存。因此，在收集过程中，档案人员不仅要检查文件的完整情况，而且要严把文件的书写质量关，杜绝不符合要求的文件进入档案室。

（二）归档的文件材料应当精炼准确，并反映立档单位的主要职能

各个单位在日常工作中会形成和使用大量文件，其中具有查考、凭证价值、需要整理归档的文件只是一部分。

为了防止出现“有文必档”的现象，文书部门与档案部门对收集到的文件材料必须按照鉴定原则和档案保管期限表的规定，结合本单位实际审慎地进行鉴定，准确地确定文件的存毁，使反映单位重要事件、重大活动和基本历史面貌的文件材料都能够接收到档案部门。

（三）档案部门要加强收集工作的调查和指导

为使各部门形成的文件能够按要求移交到档案室集中保管，档案部门在收集工作中必须重视调查，掌握应归档文件在分散、流动、管理和使用等方面的信息。特别是对业务部门形成的文件，档案人员要在全面了解本单位基本职能的基础上，深入、细致地掌握各部门的主要职能活动及其形成的文件材料情况。准确划定收集的范围和收集重点，确保归档文件齐全完整。

第二节文书档案的整理和鉴定工作的内容与原则 一、文书档案整理工作的内容与原则

（一）文书档案整理工作的内容

文书档案整理工作的内容可以概括为文书档案的系统化和基本编目两部分。系统化是指对彼此间存在某种关系的案卷，按照一定的方法组合在一起，构成完整的、具有有机联系的整体，具体包括档案的分类、案卷的排列和档号的编制。基本编目主要是编制案卷目录，以反映和介绍每一卷档案的内容、状况和特征。

（二）文书档案整理工作的原则

文书档案整理工作的原则是：充分利用原有的整理基础，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。 1．充分利用原有的整理基础

在正常的工作条件下，档案室接收的是文书部门和业务部门按照归档要求整理好的案卷。对于已经整理过的档案，档案部门不必打乱重整。一般情况下，只要不是零散文件或原有基础十分不好的案卷，都应尽量保持原有的整理体系。对于某些不合理处，可以做必要的加工补救，这样既可以节约人力物力，减轻对档案的损毁，又可以保证整理工作的质量和效率。 2．保持文件之间的历史联系

文件之间的历史联系，是指文件在产生和处理过程中形成的内部相互关系。档案文件之间的历史联系，主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等四个方面。

（1）文件在来源方面的联系。文件是以一定的机关及其内部组织机构或一定的个人为单位形成的，形成文件的单位构成了文件在来源方面不可分割的联系。整理档案，必须保持文件在来源方面固有的联系。从全部整理工作来说，文件在来源方面的联系是首要的。

（2）文件在时间方面的联系。形成文件的机关、组织或个人进行工作活动，都有一定的时间范畴，这使文件之间具有一定的时间联系。整理档案时，必须保持档案在时间上的密切联系。

（3）文件在内容方面的联系。文件是一个单位在行使职权、解决问题的过程中产生的，文件形成者特定的活动，使文件之间在内容上具有密切联系。

（4）文件在形式方面的联系，指文件在种类、名称、载体或记录方式等方面的联系。文件的形式在一定程度上反映了文件的来源、时间和内容性质，构成了文件之间一定的联系。因此，在某些情况下，档案整理也必须保持文件形式方面的联系。

3．便于保管和利用

这是文书档案整理工作的基本出发点和最终要求。通常，“保持文件材料之间的历史联系”和“便于保管和利用”两者是一致的，即如果按照档案文件之间的历史联系进行整理，就能便于归档文件的保管和利用。 二、文书档案鉴定工作的内容与原则

（一）文书档案鉴定工作的内容

文书档案鉴定工作的内容是鉴别和判定文书档案的价值，挑选有价值的档案由档案机构继续保管，剔除无保存价值的档案予以销毁的工作。鉴定工作直接决定档案的存毁，是文书档案管理中非常重要同时也是难度最大的一项工作。

（二）文书档案鉴定工作的原则

文书档案鉴定工作的原则是从社会的总体需求出发，用全面的、历史的、发展的观点来判定档案的价值。

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