办公室管理期末复习指导(2017年6月)(2)

之前仅仅自己的经验和认识，形成一个主观臆断的结论。要把调研的过程变成为证实结论而搜集，寻求依据的过程。

（3）实践性原则：必须把调研同所要解决的问题紧密结合起来，预测事物发展的可能倾向，把握发展趋势。

（4）群众性原则：是指进行调研，必须走群众路线，相信人民群众，依靠群众。

（5）综合性原则：是指调研应多方位、多角度、多层次地综合进行。一种社会现象，一个社会事实都不是孤立存在的，而是多层次面、多方位的。

（6）辩证分析原则：必须始终采用正确的观察和思维方法，做到全面、及时、准确、深入地了解实际，并能发掘事物的本质特证和基本规律。

（7）遵守八项规定原则：要改进调研方法；到基屋调研要深入了解真实情况，总结经验、研究问题、解决困难、指导工作；向群众学习、向实践学习，多同群众座谈，多同干部谈心；多商量讨论，多解剖典型；多到困难和予盾集中、群众意见多的地去；切忌走过场、搞开式主义；要轻车简从、减少陪同；简化接待，不张贴悬挂标语横幅，不安排群众迎送，不铺设迎宾地毯，不摆放花草，不安排宴请。 13.简述办公环境的含义并按照由远及近的顺序列举环境类别

答：（1）办公环境或称办公室环境，是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合。

（2）按照由远及近的顺序将办公环境分为办公活动社会环境，办公活动职能环境和办公活动工作环境。

14.简述信访工作中网络来信的处理要求 答：（1）定时打开信箱，及时处理电子邮件 （2）重要信访，及时报请 （3）转办信访，跟踪督办 （4）网络保密，脱机阅读 15.简述第三代时间管理的ABCD法则及其内容。

答：第三代时间优先级管理，讲求优先顺序的观念，即把要做的事情区分轻重缓急，又叫ABCD法则。

A.重要且紧急——必须立刻做。这是第一级的优先管理，又称为危机管理。 B.紧急但不重要——在优先考虑了重要的事情后，再来考虑这类事。

C.重要但不紧急——只要是没有第一类事的压力，应该当成紧急的事去做，而不是拖延。 D.既不紧急也不重要（比如娱乐、消遣等事情)——有闲工夫再说。

16.简述饮酒的礼仪。

答：通常白酒开瓶后直接饮用，但在有些地区，如我国东北地区则喜欢把白酒加热后饮用；红葡萄酒应该开瓶透气放置一阵再饮用；如在盛夏、香槟和白葡萄酒在饮用前应该放入冰水或冰箱里冷藏，或在酒杯中放入少许冰块；啤酒一般也应经过冰镇或加冰块冷却之后饮用。饮酒的讲究：确定酒品、摆好酒具、调好酒温、适度酌酒、文有饮酒、巧妙谢酒。 16.简述信访工作的原则。

答：方便信访人原则；属地管理、分级负责、“谁主管、谁负责”原则；依法、及时、就地解决问题与疏导教育相结合原则；标本兼治、预防和化解予盾相结合原则；行政执法与监测技术相结合原则；双向规范原则（既要规范机关的受访、受信行为，也要规范信访人的信访行为)。 17.简述行政事业单位压缩办公经费开支的途径。

答：严格控制各种会议、外出考察及公务活动；加强对人员出国、出境的管理，压缩出国、出境活动规模、团组和人员数量，做到“负增长”；严禁超预算申请各项专项经费，尤其是办公用房的建设、各种装修、办公设备的购置；凡遇重点项目的开支，需经牵头部门统一协调经费申请及使用，防止出现多头申请经费的现象；专业设备的更新，要严格按规定审批；实行分块核定、管理和使用行政办公经费。经费审批权属执行“一支笔”审批、核报原则。 18.简述涉密文件复制管理规范。

答:复制的涉密文件资料须加盖专用戳记；复印文件被再复制时，仍需继续加盖戳记，使涉密文件的复制和流转过程始终受控；专用戳记应包括标明复制单位、复印份数和页数等相关信息。 19.简述印章的使用要求。

答：专人负责，确保安全，防止污损。

印章管理人员在使用印章时应遵循以下规定：领导批准，审查内容，用印登记，盖印，留存材料，不允许出现盖有印章的空白凭证。

20、简要回答公文写作的五部曲。

答：第一步，领悟领导意图。要求：准确、全面、提炼、增加贴近度； 第二步，站在领导角度考虑问题

第三步，把握常用思维方法：模式化思维，对象化思维，辩证思维，散点思维，求同存异思维。 第四步，牢记拟写公文要素及要求 第五步，符合国家公文格式标准 21、简要回答起草请示的“五步棋” 。

答：因为什么请示——对于原因、目的的说明 请示什么问题——提出请示的主题内容

怎样解决问题——提出解决问题的建议与方案 请求上级回复——结尾用语的使用

有无附加需要说明——根据需要确定附件的使用与否 22、简述党政机关的公文适用范围。 答：（1）决议，适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（2）决定，适用于对重要事项做出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（3）命令（令)，适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔、嘉奖有关单位和个人。

（4）公报，适用于公布重要决定或者重大事项。

（5）公告，适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

（6）通告，适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 （7）意见，适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（8）通知，适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。 （9）通报，适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。 （10）报告，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，回复上级机关的询问。 （11）请示，适用于向上及机关请求指示、批准事项。 （12）批复，适用于答复下级机关请示事项。

（13）议案，适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

（14）函，适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 （15）纪要，适用于记载会议主要情况和议定事项。 23、简述会议记录的特点。 答：（1）原始性是指按会议发展顺序，将发言人的讲话内容、研究认定的问题，如实记录下来，一般不许加工、整理内容。

（2）凭据性是指会议记录为会议原始情况的真实记录，是查对会议内容的真实凭据。

（3）会议记录的重点内容包括：会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；权威人士或代表人物的言论；会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；会议已议决的或议而未决的事项；对会议产生较大影响的其他言论或活动。 24、简述公文校对工作要求。

答：（1）校正、补充一切与定稿不符的文字、标点符号、图表、格式等；

（2）解决统行、倒版等排版方面的问题和正文、注码与注文之间衔接以及页码编排问题；

（3）进一步审核定稿中的疏漏，发现问题及时提交有关领导人或者撰稿人处理； （4）需要使用标准校对符号；

（5）对于重要的或者大量印制的公文，应实施三校、四校，以确保公文的正本不出差错

25、 简答电子公文处理过程的五个环节。

答：创建：根据一定的规则建立电子公文的过程

办理：通过计算机系统对电子公文进行收发、批阅等相关操作 交换：按始发者意图进行跨系统的公文传递

归档：依据国家或本部门档案管理规定对办理完毕后的电子公文予以存储 销毁：依据有关规定将电子公文从存储介质上物理删除 26、简述归档文件整理中的装订工作要求。

答：档案装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后，原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

装订的对齐方式：左上角装订，则左、上边对齐：左则装订，则左、下边对齐。 装订方式：线装、粘接、空孔、变形材料等。

装订材料：装订线、糨糊、热封胶、订书钉、不锈钢夹、热压胶管等。

大部分省档案局规定，用缝纫机在文件左侧轧边，文件较厚时，则三“三孔一线”的方法装订档案。 27、衡量会议质量的会前基本标准有哪些？

答：（1）会议是否确有召开的客观必要；（2）会议目的和会议风气是否端正；（3）会议时机是否已经成熟；（4）会议的议题是否明确，会前的沟通是否到位；（5）各项准备工作是否已经准备充分，包括软件和硬件。

28、简述会议的积极作用。 答：（1）交流信息，互通情报 （2）发扬民主，科学决策 （3）增强友谊，促进团结 （4）统一认识，协调行动 （5）带动消费，促进经济

29、简述会务管理中，对会务工作人员的要求。 答：（1）会前的最后检查：工作认真负责、细心、耐心 （2）组织签到和登记：任劳任怨能连续作战 （3）做好联络协调：沟通协调能力强 （4）会议记录与保密：业务素质与原则性 （5）会议后勤保障：服从分配协作意识好 30、简述公共关系的三大构成要素及其原则。

答：1.三大构成要素的主体：社会组织；客体：公众；手段：传播途径。

2.公共关系原则是公众利益至上；实事求是；互惠互利；双向沟通；始终如一；开拓创新；整体统一。 四、设计题

1、X市政府办公室的李助理，在接受徐市长的一份紧急材料写作任务之后，急匆匆地赶往自己办公室，在走廊被分管经济工作的杨副市长叫了过去。杨副市长要李秘书赶紧为他查找有关市场经济的重要资料。李助理此时此刻一心只想到完成徐市长布置的任务，对杨副市长说的什么心不在焉。杨副市长见他有些走神，又重述了一遍自己的话。面对两位领导几乎同时布置的工作，李助理陷入左右为难的境地。

面对这种情况，李助理应该怎么办？

答：1.李助理接受任务后回到办公室，向办公室主任汇报，与其他助理协商，由他人完成杨副市长交办的

事项。

2.李助理自己全神贯注认认真真起草徐市长交代的紧急材料写作任务

3.他人查找完杨副市长所要的材料后，李助理亲自将材料送至杨副市长处，如果可能，可以顺便把参与查找人员的名字讲一下。

2、设计一份A4白文件纸库存记录卡 答：

库存记录卡 库存参考号 B4 项目 A4白文件纸 最大库存量 100令 最小库存量 15令 单位数量（1令=500页） 再订货量 25令 日期 接受 接受数量 发票号 供应商 发放数量 申请号 发放 个人/部门 余额 3.设计一份电话记录单 答： 来电人 来电时间 通话地点 通话要点 姓名 单位部门 年 月 日 时 分 来电人地点 1、 2、 3、 年 月 日 时 分 1、交由 进行处理 2、请由 尽快回电 结束时间 处理要点 记录人 4.设计一个开业典礼的筹备工作流程 答：开业典礼的筹备工作流程：开业典礼的舆论宣传工作可运用传播媒介在报纸、电台、电视台广泛发布广告或在告示栏中张贴开业告示→要做好来宾邀请工作→发放请柬→现场的布置→准备开幕词、致答词→要做好接待服务工作→要做好礼品馈赠工作→拟定典礼程序→做好各种物质的准备工作。 5.设计一个新闻发布会的筹备流程

答：主题的确定→时间的选择→地点的确定→人员的安排→材料的准备→发送请柬→准备胸卡和名签→准备好视听设备→制定预算计划 6、设计一份归档文件目录

答： 件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注 7、某次会议筹备工作中，为防万一，进行应急预案设计，会务人员列举了以下可能的意外事件：

1.人员问题。会议的发言人，演讲人、主要领导、提供技术嘉宾不能到会；预先登记的与会人员不能

按时到会。

2.场地问题。原租用的会议室或会场与实际人数不相匹配，会议室或会场过大或过小；如果是住会的会议，原预订的房间与实际人数不相匹配，预订的房间过理或不足。

3.设备问题。会议室或会场的需用设备不足或出现故障，在会议组织过程中办公设计备不足等。 4.资料问题。准备的宣传资料不足，会议文件材料不足等。

5.与会人员的健康与安全问题。会议中出现意外事故，如火灾、食物中毒、交通事故、传染疾病等。 6.与会人员的情绪问题。与会人员对会议安排不满意，对程序设置不满意，对演讲人、发言人的演讲或发言人不满意，对会议的议程或日程的安排不满意。

7.与会人员的返程问题。为与人员预订返程车票（机票)时，车票（机票)的时间或车次（航班）同与会人员的要求不符。

8.与会人员的行为问题。发言人在发言过程中的语言、行为不当，与会人员的语言、行为不当。 请你针对以上问题，设计应对的方案。

答：1.处理人员问题。根据会议的内容和类型事先准备好备用的发言人选。如发言人因车（飞机)迟到，可调整发言人的发言次序。实际到会的与会人员少于原报名的与会人员时，可临时设整会场、食宿等安排，尽量不要打乱原定的会议议程。

2.处理场地问题。根据现场情况，灵活处理。 3.处理设备问题。根据现场情况，灵活处理。

4.处理资料问题。要将所有的会议文件或资料的原件或移动存储器随身携带。

5.处理与会人员的健康与安全问题。要加强会前安全检查，必要时可进行如火灾等突发事件的演习，如果发生突发事件，工作人员要按照分工各负其责。大中型会议可安排医护人员值班，或掌握一些附近医疗机构的情况，以便应急。

6.处理与会人员的情绪问题。广泛征求与会人员的意见，对合理的要求和建议应给予采纳。同时，在不影响会议整个过程的情况下对议程、日程可做适当的调整。要注意做好与会人员的思想工作和解释工作。

7.处理与会人员的返程问题。一定要提前预订与人会人员的返程车票（机票)，对时间、车次（航班）的变化要及时同与会人员协商，对因交通问题暂时不能离会的人员要安排好食宿，确定准确的返程时间。

8.处理与会人员的行为问题。会前对发言人的发言稿做好审核工作，了解发言人的思想动态，做好发言前的沟通工作。

9.给下面的情境设计礼貌用语。

(1)问人姓氏说( ) (2)仰慕已久说( ) (3)长期未见说( ) (4)请人解答说( ) (5)求人办事说( ) (6)请改文章说( ) (7)求人指点说( ) (8)身体不适说( ) (9)看望别人说( ) (10)请人接受说( ) (11)希望照顾说( ) (12)赞人见解说( ) (13)归还物品说( ) (14)请人赴约说( ) (15)需要考虑说( )

答:(1)贵姓 (2)久仰 (3)久违 (4)请教 (5)拜托 (6)斧正 (7)赐教 (8)欠安 (9)拜访 (10)笑纳 （11）关照 (12)高见 （13）奉还 (14)赏光 (15)斟酌 五、案例题

1、文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务处理的意见后，又遇到了负责宣传 的张副经理，小曹又向他作了请示，结果两位领导的意见很不一致，小曹无所适从，两位领导也因此矛盾加深．孙认为小曹与张关系亲近些，支持过张，认为小曹有意与他作对；而张认为此业务是他引介的，小曹应先同他通气。请你分析小曹这样做对不对?错在哪里?面对这种情况小曹应该怎么办?

答：(1)小曹犯了多头请示的错误。遵照领导职权分工、单向请示的原则，既然向主管领导请示了，就应按孙的意见办，不应多头请示；

(2)在工作中不应过分亲近或疏远某领导，以至落到尴尬的境地；

(3)两位领导都作了指示，如果张通情达理，小曹应向他说明只能按职权分工办事，求得谅解后，按孙的

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