会展概论(2)

会展课程精要9展会服务与现场管理

展会会刊、展会现场工作、观众登记表 1、展会会刊是本届展会所有参展商的有关信息的汇编，一般要收录参展商的以下信息：单位名称、地址、联系人、联系办法如电话、传真、电子邮件和网址，单位及产品简介，产品主要面向的市场范围等，同时还会标明该参展商在本届展会里的展位号以便观众寻找。

2、展会现场工作是指展会从布展开始，包括展会展览期间到最后展会闭幕这一段时间对展会布展、展览和撤展等事务的组织管理工作。展会现场工作是办展机构对展会进行组织管理的集中体现，是办展机构与参展商和观众等有关方面最直接的面对面的交流。

3、观众登记表是用来收集专业观众信息的一种问卷调查表，主要包括问卷调查的问题、观众的联系办法两部分的内容。

1、根据展会服务的基本特性，我们应该采取哪些服务策略？

答：展会服务具有无形性、差异性、不可分割性、不可储存性等基本特征。（1）针对展会服务“无形性”，我们用服务有形化来克服其不利的一面，包括服务承诺化、服务品牌化、服务展示化、服务便利化。同时，我们可以用服务专业化来发扬其有利的一面，包括服务的技巧化、服务的知识化、服务的技能化、服务的国际化等。(2)针对展会服务“差异性”，我们可以用服务规范化来克服其不利的一面，包括服务理念化、服务标准化、服务系统化。用服务个性化来发扬其有利的一面，包括服务多样化、服务特色化、服务差异化。（3）针对展会服务“不可分割性”，我们可以用用服务流程化来克服其不利的一面，包括服务自助化、服务分离化、服务网络化。用服务关系化来发扬其有利的一面，包括服务情感化、服务合作化、服务组织化。(4)针对展会服务“不可储存性”，我们可以用服务灵活化来克服其不利的一面，通过对服务时间、服务地点和服务供求关系的调节和灵活处理来满足客户的需求。用服务效率化来发扬其有利的一面，通过服务的便捷化、服务的一条龙化和服务的多功能化来实现。

2、简述展会服务的过程中容易出现的“服务质量缺口” 。

答： (1)认知缺口。就是参展商和观众对展会服务的实际需要与办展机构对他们这种需要的认识之间的差距。(2)设计缺口。办展机构还必须采取适当的方式去满足他们的需求，也就是设计一些服务品种去满足他们的期望。(3)服务提供与交付的缺口。在实际操作中，由于存在服务人员素质和技术的差异等种种原因，依照这种设计所提供的服务与所定标准或参展商和观众的期望存在的差距。(4)沟通缺口。是指办展机构所宣传的展会服务与其实际提供的服务或承诺之间的不一致。 (5)期望感受缺口。是指参展商和观众实际感受到的展会服务与他们对该服务的期望之间的差异。

3、简述展会展览期间的现场的主要工作内容。

答：(1)参展商现场联络和服务。(2)观众登记和服务。(3)公关和重要接待活动。(4)媒体接待与采访。(5)展会相关活动的协调管理。(6)现场安全保卫工作。(7)知识产权保护工作。(8)现场清洁。(9)有关信息的收集整理。(10)与场地部门结算工作。(11)与有关方面商谈下一届展会的合作与代理事宜。(12)为下一届展会招展预订展位。

会展课程精要8招商与展会宣传推广

专业观众、观众邀请函、展会通讯 1、专业观众是指从事展会上所展示的某类展品或服务的设计、开发、生产、销售或者服务的专业人士以及该产品的用户。

2、观众邀请函是办展机构根据展会的实际情况编写的、用来进行展会招商的一种宣传单张。 3、展会通讯是办展机构根据展会的实际需要编写的、用来向展会的目标客户通报展会有关情况的一种宣传资料。它常是一本小册子，或者是一份小小的报纸。

1、如何规划展会的宣传推广？

答：规划展会的宣传推广需要：第一，界定时间跨度。也就是宣传推广的时间范围，从何时起到何时止。第二，界定地域界限。即宣传推广活动传播的地域范围。第三，界定目标受众。也就是宣传推广活动主要是针对哪些人的。第四，性质描述。即要明确宣传推广的主要目的和重点内容是什么，用什么方式将他们准确形象地表达出来并传递给目标受众。从本质上看，展会宣传推广不是在推广展会本身，而是在宣传和推广展会的各种服务。

2、简述招展招商宣传推广的渠道。

答：招展招商宣传推广的渠道包括召开新闻发布会、在专业和大众报刊杂志上做广告、向有关人员直接邮寄展会资料、在国内外同类展会上宣传推广、在网上宣传推广、通过有关协会和商会宣传推广、利用外国驻华机构和我国驻外机构做宣传等多种渠道，可以根据招商工作的实际需要来选择。

3、简述展会运作中召开新闻发布会的时机及其内容。

答：一个展会从开始筹备到最后开幕，这期间可以视需要组织多次新闻发布会。在展会筹备之初召开新闻发布会，一般是向新闻界介绍举办展会的时间、地点，办展目的、展会主题、展品范围和展会的发展前景等。发布会主要起一种“消息发布”和“事件提示”的作用。在展会招展工作基本结束时，有些展会也会就展会的筹备进展情况、参展商的特点及构成等情况举行新闻发布会，通过新闻发布会告诉社会展会的进展情况，吸引展会的目标观众届时到会参观，对尚未决定参展的目标参展商提供进一步的参展激励。在展会开幕前，绝大多数展会都会召开新闻发布会，向外通报展会的特点、参展商的特点和构成、展会的招商情况、展品范围、贵宾邀请等内容。在展会闭幕时召开的新闻发布会一般是向外界通报展会的展出效果、展出者的收获、参展商和观众的构成和特点、贵宾参观情况、展望展会的未来发展等内容。

4、同类展会推广计划可采取哪些形式？

答：同类展会推广计划可采取的形式包括：(1)互换展位，互相在对方展会上设立展位进行宣传推广。(2)在对方展会的会刊里刊登本展会的信息或者宣传广告。(3)在对方展会开幕期间举行关于本展会的新闻发布会。(4)互相在对方展会的专门网站里发布关于本展会的信息或广告，或者双方网站互相建立友情链接。(5)代为派发对方展会的宣传资料。(6)派出人员在同类展会上展开推广活动。

会展课程精要7招展与展位营销

招展招商、进度计划、合作营销 1、招展就是办展机构招揽企业参加展会的展出活动的行为。招商是指办展机构通过各种方法和渠道邀请观众到展会参观。

2、进度计划就是在招展招商工作开始实施之前，就对招展招商工作及其要达到的效果进行统筹规划，事先安排好什么时候该开展什么样的招展招商活动、采取什么样的招展招商措施、到什么阶段招展招商工作要达到什么样的效果、完成什么样任务等的计划。

3、合作营销是指办展机构有选择地与一些机构和单位合作，采取一些有效的策略，共同来对展会展位进行营销的一种营销策略。合作营销的目的是通过与有关机构和单位的合作来扬长避短，优势互补，拓宽营销渠道和营销范围，扩大营销覆盖的地域，取得更好的营销效果。

1、收集目标参展商（目标专业观众）信息的渠道有哪些？

答：通过行业企业名录、商会和行业协会收集、政府主管部门、专业报刊、同类展会、外国驻华机构、专业网站、电话黄页等收集。除了要收集他们的名称、地址、联系电话、传真、E—MAIL和网址等基本信息外，收集目标参展商的信息还要收集关于它们生产的产品的种类、目标市场、企业规模等信息。收集目标观众的信息还要注意收集他们的产品需求倾向。

2、简述招展函的主要内容。

答：招展函是展会进行展位营销时主要的核心资料之一，也是目标参展商最初了解展会情况的主要信息来源。其主要内容包括：(1)展会的基本内容。(2)市场状况介绍。包括：行业状况和地区的市场状况等。 (3)展会招商和宣传推广计划。包括：展会招商计划、宣传推广计划、相关活动计划、展会服务项目等。(4)参展办法。包括：如何办理参展手续、付款方式、参展申请表和办展机构的联系办法等。 (5)各种图案。包括展馆图、展馆周边地区交通图、往届展会现场的图片等。

3、如何进行招展代理的管理和防范代理风险？

答：使用展会招展代理是办展机构借用外部力量来做大做活招展业务的一种有效手段。代理商的管理必须：第一，坚持定期书面报告制度。第二，严格招控制展价格，防止价格混乱。第三，严格控制展位划分。展位划定由办展机构控制和确定，防止代理商不得自行划分。第四，严格控制参展费收取。代理商原则上不得代收参展商的参展费。第五，参展费佣金累进制折扣。 应按照当时招展数量进行结算，以后跨档，再补足以前已结算的佣金差额。

防范代理风险，第一要防止多头对外的风险。如同一个项目招展条件不一致、招展价格有差异、对外口径不统一等等。第二要防止代理商欺骗客户的风险。要尽量防止某些不法代理商以种种手段欺骗客户来获取私利。第三要防止损坏办展机构的声誉和形象的风险。第四要防止收款和展位划位混乱的风险。代理商自己划出展位与办展机构统一的展位安排计划不一致，个别代理商代收参展费时多收款、乱收款等。第五要防止展位临期空缺的风险。代理商可能会招不满其当初约定的展位数量，导致展会开幕而展位空缺。

会展课程精要6会展相关活动

行业会议、产品发布会、产品推介会 1、行业会议是由行业协会或者是政府主管部门组织举办、行业协会会员或者该行业有关企业参加的会议，包括科技会议、商贸会议和会员会议等类型。

2、产品发布会是面向产品发布会的听众里一般有很多新闻记者、产品设计等技术人员和企业管理人员，以发布最新产品信息、产品发展动态和趋势为主要内容的活动。产品发布会一般采用类似新闻发布会的形式举行，其产品发布和信息发布功能强大。

3、产品推介会是面向产品的经销商及其最终用户，推广某些特定产品的实用性能和价格的活动。产品推介会更多地采用用户座谈会、经销商会议等形式并伴以现场演示、示范等手段向人们推广产品，其产品展示和贸易功能很强。

1、简述举办展会相关活动的作用和原则。

答：举办展会相关活动的作用包括能丰富展会的信息功能、能扩展展会的展示功能、能强化展会的发布功能、能延伸展会的贸易功能、能吸引更多的潜在参展企业和潜在观众、能提升展会档次，扩大展会影响、能活跃展会现场气氛。 举办展会相关活动的原则包括：活动的主题与形式要符合展会的需要；要能进一步丰富和完善展会的基本功能；要有助于展会吸引更多的潜在企业参展和观众参观；要有助于活跃展会现场气氛但不影响企业展出和观众参观；活动本身也要能产生较好的效果。

2、专业研讨会和技术交流会经费来源有何差异？

答：专业研讨会的经费来源可以从展会收入中划出一部分作为会议筹备资金，做到“以展养会，以会促展”；也可以向与会人员收取一定的会务费用；再可以寻求企业赞助。如转让会议的冠名权、允许企业在会议的某些特定地方做广告、允许赞助企业在会议期间做简短发言介绍自己的企业、让企业赞助会议现场使用设备等。技术交流会的经费来源往往会向有关企业收取一定的费用来作为会议经费的主要来源。技术交流会一般分节举行，按节对演讲者进行收费，如每“节”收费2000元。对演讲者进行收费很多是针对那些带有产品推广或者广告性质的演讲。

会展课程精要5会展实施方案

标准展位、商务考察、观光休闲 1、标准展位是一种由展会统一设计、使用统一的标准、用标准的展架、配备基本展具的展位，它的面积一般是9平方米，有些特殊题材的展览也有12平方米或者15平方米的。标准展位的最低配置是有3面围板，展位楣板和常规照明，一般配置是除了上述配置外，还有谈判桌、椅子、普通电源，有的还有地毯。

2、所谓商务考察就是以收集有关商品的市场信息，了解有关市场的行情为主要目的的商务活动。其主要目的地一般为商品专业市场或大型的商场、或商品的主要生产地或某些企业的所在地。商务考察是展会的一种补充。

3、所谓观光休闲就是以在游览风景名胜和文化古迹等旅游景点的过程中放松心身，增长见识的游览活动。观光休闲是展会的一种延伸。

1、展会安全主要内容及其要求

答：展会安全主要内容包括：消防安全、人员安全、展品安全以及公共安全等。消防安全的要求包括：展位搭建的材料必须是耐火材料；电力符合要求；通道保持有一定的宽度；禁止在展会内抽烟；展会的消防安全计划以及特装展位的搭装计划还必须送交审批。人员安全的要求包括：要求参展商为其参展人员购买“第三者责任险”和“展出人员险”等以保障其人员的安全；按照惯例申明办展机构对参展商在布展时或在展会开幕后有关人员的安全问题不负责任。展品安全的要求包括：建议参展商为其展品购买第三者保险；按照惯例申明展品在搬运时的风险要由参展商和运输代理负责解决，在布展时参展商要负责保管好自己的展品；在展会开幕后，办展机构将有专门的保安人员负责在展会内巡视，协助参展商保护展品安全，但如果展品被偷或者损坏，展会不承担责任。公共安全的要求包括：办展机构负责大会的公共安全保卫工作；办展机构要聘请专门的保安人员24小时巡回会场。在制定展会的保安计划时，不仅要注意分清责任，制定措施，防患于未然；还要制定危机处理计划。

2、简述参展商手册主要的内容

答：(1)前言。主要是对参展商参加本展会表示欢迎，说明本手册编制的原则和目的，提醒参展商在筹展、布展、展览和撤展等环节要自觉遵守本手册的相关规定等。(2)展览场地基本情况。包括展馆及展区平面图、至展馆的交通图、展览场地的基本技术数据等。 (3)展会基本信息。包括展会的名称、举办地点、展览时间、办展机构、展会指定承建商、指定运输代理、指定旅游代理、指定接待酒店等。对于办展时问，要具体列明展会的布展时问、开幕时间、对专业观众和普通大众开放的时间、撤展时间、布展撤展加班时间等，对以上时间尽量精确到小时；对于办展机构，要具体列明展会的主办单位、承办单位、支持单位和协办单位等。(4)展会规则。就是展会要求参展商和观众等参加展会时所必须遵守的一些规章制度。(5)展位搭装指南。是对展会展位搭装的一些基本要求和说明，主要包括标准展位说明和空地展位搭装说明等。(6)展品运输指南。是对参展商将展品等物品运到展览现场所作的一些指引和说明，主要包括海外运输指南和国内运输指南等。(7)会展旅游信息。是对解决参展商及观众等参加展会期间的交通、吃、住、行等需要和展会前后的旅游需要等作出的一些说明。(8)相关表格。是有关参展商在筹展和布展过程中需要使用的各种表格，主要包括展览表格和展位搭装表格两种。

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