办公室实务历届试题(3)

时，上司把写有美国地址的英文名片递给他，让他打印一个寄往美国的信封，小邹按照以往写信的习惯，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。

你认为小邹处理邮件是否正确，为什么?请讲出理由并说明正确的做法。

答:我认为是不正确的.(1)收领邮件应该把以前的信件另外放开，以免混淆，应在清点后才能签字; (2)首先应分类，请示上司哪些邮件能拆封，哪些不能拆封 (3)不能把回信地址剪掉，检查信封、信纸上的地址、电话是否一致。如不一致，应打电话询问正确的，再把错误的划去; (4)拆错信，应在信封上写上\误拆\，并签上自己的名字，封上信口，把信件交给收信人时向他(她)道歉。 (5)把交给上司邮件分成最急件、次急件和普通件，不能混淆。寄给美国的信件信封地址位置写错了。

4.请将下列文件分别组合成三至四个案卷，并拟制案卷标题:

(1)方舟利亚公司2008年2月份经理会议记录; (2)方舟利亚公司致澳门兴盛福瑞公司关于合作事宜的函; (3)市物价局关于物价检查的通知; (4)方舟利亚公司2008年销售计划;

(5)方舟利亚公司2008年4月份经理会议记录; (6)市工商局关于年检工作的通知，

(7)澳门兴盛福瑞公司关于合作事宜给方舟利亚公司的复函; (8)方舟利亚公司2008年6月份经理会议记录; (9)方舟利亚公司与澳门兴盛福瑞公司会谈纪要; (10)市税务局关于税务自查的通知; (11)方舟利亚公司2008年8月份经理会议记录; (12)方舟利亚公司2008年销售工作总结; 答:案卷一:(3分)

(1)方舟利亚公司2008年2月份经理会议记录; (5)方舟利亚公司2b08年4月份经理会议记录; (8)方舟利亚公司2008年6月份经理会议记录; (11)方舟利亚公司2008年8月份经理会议记录; 标题:方舟利亚公司2008年经理会议记录((1分) 案卷二:(2分)

(4)方舟利亚公司2008年销售计划; (12)方舟利亚公司2008年销售工作总结; 标题:方舟利亚公司2008年销售工作计划、总结(<1分) 案卷三:(3分)

(3)市物价局关于物价检查的通知; (6)市工商局关于年检工作的通知; (l0)市税务局关于税务自查的通知; 标题:市工商局、物价局、税务局关于年检、物价、税务自查的通知((1分) 案卷四:(3分)

(2)方舟利亚公司致澳门兴盛福瑞公司关于合作事宜的函;

(7)澳门兴盛福瑞公司关于合作事宜给方舟利亚公司的复函; (9)方舟利亚公司与澳门兴盛福瑞公司会谈纪要; 标题:方舟利亚公司与澳门兴盛福瑞公司关于合作事宜的函件、会谈纪要((1分)

5.新上任的公司职员小马接受领导的指派到机场接一位重要客人，因为是第一次被指派接受任务，小马特意向领导征询应该注意的事项。考虑到小马刚到单位不久，领导嘱咐小马对客人一定要热情、大方，礼貌方面更应多加注意，

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小马一一记在心里，见到客人，小马热情地走上前去，大声说着\欢迎、欢迎\，伸手就去接客人的行李，见客人要与自己握手并躲开小马接行李的手，才慌忙与对方握手，并执意要帮对方拿行李。来到车旁，顺势将行李放入汽车的行李箱，锁上并打开副驾驶室的门，引导客人落座，并说:\这里视野宽阔，可以看看沿途风光。，而后，自己坐到汽车后排座位上。一路上，小马热情地回答客人提出的间题，还关切地询问客人所在公司的情况，打听客人的收人、福利和家庭情况，没多久，小马就觉得客人话语越来越少，客人也不象刚下飞机时那样热情了，小马心里不悦，但又不能表现出什么。

请你分析一下小马在礼仪方面有何不当之举？应该怎样做才是正确的.

答:(1)握手礼仪，主客之河，应该主人先伸手（2）替客人拿行李应征求同意，再行动，哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意, 3)乘坐方面，客人应该坐后排，小李应该坐副驾驶座（4）客人公司的一些内部情况、个人收人、福利和家庭情况等是不合适的话题;(5)应该与客人谈一些合适的话题，如天气、风土人情、新闻等. 6. A公司原定于12月25日18:00时借一娱乐总会召开公司成立两周年庆祝活动。为此，发了请柬邀请有关领导和嘉宾光临，在请柬上把时间、地点写得一清二楚，要求自行前往。还通知了全体员工下班后赶往。可当部分员工提前在16;00赶去时，却发现预订的能容纳50人的大包房已为B公司占用。经询问，当初A公司预订时，B公司已先预订，但正考虑与娱乐总会变更预订时间，没有最后确定。当时大堂负责人说:\若B公司换了时间，则包房由A公司用，不用再通知了\，事后由于总会工作人员的疏忽，忘了将时间冲突情况告知A公司。 结果A公司与娱乐总会的工作人员就这一问题发生争执和冲突，造成来参加活动的50多人滞留大堂2个多小时，最后交涉无果。不得不再包车前往附近另一宾馆举行。最后活动早早收场，大家扫兴而归。 (1)为什么A公司庆祝活动未取得预期效果?

(2)如果你是A公司的文秘人员，你应如何组织这次活动。

答:(1)A公司负责预订的文秘人员没有对预订的时间、地点进行确认，准备工作不充分导致活动没有取得预期效果。 (2)应把这次活动的细节详细列出，每个项目由专人负责。(1分)

(3)由专人负责预订，初步确定以后向上司汇报，再向娱乐总会负责此事的人确定。活动前一天或前两天，再和对方确认一下时间、日期、地点。(3分)

(4)案例中领导和嘉宾应由公司派车接送。(1分)

(5)在活动开始前半天，文秘人员应提前到场，布置会场，落实有关细节，如有问题，可提前发现和解决。(2分) (6)如发现已预订包房被他人所用，不应争执过长时间。(1分) (7)应立即联系附近其他饭店、宾馆，先安排领导和嘉宾前往。(2分) (8)可在活动项目上增加一些内容予以补救。(2分) (9)有必要的话，可向娱乐总会进行索赔。(1分)

7.公司经理在星期一早上告诉文员小刘，星期四上午9：00到11： 00召开销售员会议，要求小刘通知有关人员。小刘刚到公司不久，不太清楚公司有多少销售员，她到几个业务部门转了转，大多数人外出了，也没有遇到销售员。

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接下来小刘忙于其他的事情，几乎把通知的事忘了。一直到星期三下午，经理问她会议通知了没有，她才匆忙在公司的布告栏里写了如下的通知：兹定于星期四上午在会议室召开销售员会议，会议重要，请务必出席。星期四上午8：30左右，有2个销售员到了会议室，但会议室里没有人招呼，以为会议不开了，坐了一会就走了。9: 00左右有6个销售员来了，什么资料也没带，其中两个说，他们已经约好客户在10：00见面。到了10点，只剩下4位销售员，也谈不出什么东西，会议草草结束了，经理很不高兴。公司一共有12位销售员，事后去问另外4位，他们说，根本没有看到通知。经理对小刘非常不满。请问，你认为小刘究竟错在哪些地方?正确的做法应该是怎样的? 答：（1)应该搞清销售员的人数和姓名，准备这份名单; (2)打印好书面通知; (3)在3天内，当面发放通知或电话通知(电话中需要对方确认时间、地点、内容等)到名单上的每个人; (4)通知不能写在布告栏里，可能不被人注意; (5)通知上应写清会议的时间(开始到结束时间)、地点; (6)应详细写清会议内容，应做好哪些准备; (7)应提前到会议室做好准备，做好签到工作;

8.请将下列文件分别组合成三至四个案卷，并拟制案卷标题:

(1)利华公司2003年2月份经理会议记录; (2)利华公司2003年销售计划; (3)市工商局关于年检工作的通知; (4)利华公司致香港凯福公司关于合作事宜的函; (S)利华公司4月份经理会议记录;

(6)市物价局关于物价检查的通知; (7)香港凯福公司关于合作事宜给利华公司的复函; (8)利华公司2003年6月份经理会议记录; (9)利华公司与香港凯福公司会谈纪要; (10)利华公司2003年8月份经理会议记录; (11)市税务局关于税务自查的通知; (12)利华公司2003年销售工作总结;

答：案卷一: （1)利华公司2003年2月份经理会议记录; (5)利华公司4月份经理会议记录; (8)利华公司2003年6月份经理会议记录;·(10)利华公司2003年8月份经理会议记录; 标题:利华公司2003年经理会议记录((2分)

案卷二: （2)利华公司2003年销售计划; (12)利华公司2003年销售工作总结; 标题:利华公司2003年销售工作计划'总结((2分)

案卷三:(3)市工商局关于年检工作的通知; (6)市物价局关于物价检查的通知; (11)市税务局关于税务自查的通知;

标题:市工商局、物价局、税务局关于年检、物价、税务自查的通知((2分)

案卷四:(4)利华公司致香港凯福公司关于合作事宜的函; (7)香港凯福公司关于合作事宜给利华公司的复函; (9)利华公司与香港凯福公司会谈纪要;

标题:利华公司与香港凯福公司关于合作事宜的函件、会谈纪要(2分)

中央广播电视大学2007-2008学年度第一学期\开放专科\期末考试

《办公室管理》试题

2008年1月

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一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1分.共10分} 1.文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是() A.国名、地址、部门、姓名B.姓名、地址、部门、国名 C.姓名、部门、地址、国名D.姓名、国名、部门、地址、

2.有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪些内容不是文员的任务() A.准备资料 B.发表意见 C.现场服务 D.会议或会谈记录

3.邮件送到单位所租的信箱，由文员开启，取出邮件带回办公室，以下哪些事情与文员的工作要求不一致() A.每天开箱次数与邮局投递次数一致 B.取出邮件立即返回办公室 C.事先带上包袋装邮件

D.应提高办事效率，把取邮件与其他事一起办 4.以下哪些接打电话的行为是不正确的() A.受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击 B.给上司的留言正面朝下放在他的办公桌上

C．做记录时可以在便笺下垫一张复写纸，以防遗失后备用 D.中途因有事需放下电话请对方等待时，应把话筒朝下放置 5.文员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪些做法是错误的() A.如果用写信的方式，在估计对方收到信后，再打电话确认 B.告知你或上司的联系电话，以便有变化时可立即通知 C.对方越忙越必须早一点联络

D.如果上司出差，可以在他回来的当天安排约会 6.以下关于名片的使用方式，哪些是错误的() A.文员应在任何时候、任何场合携带名片

B.向别人递送名片时应双手捧交，将文字正面朝向对方 C.如果对方给你名片，而你恰好没有带在身边，应说明并表歉意 D.名片只能当面递送，寄去是不礼貌的

7.文员要做好档案收集，应该收集的文书资料是() A.下级单位报送的报告、统计报表等 B.未经签发的文电草稿 C.单位内部互相抄送的文件材料

D.本单位负责人兼任外单位职务所形成的文件材料 8.值班人员不应该做以下哪类事情()

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A.签发文件 B.分发会议通知 C.询问情况 D.传达指示 9.接受忠告的反应应该是()

A.以烦躁的心情倾听 B.尽量把责任推给别人 C.应辩解说:\那是因为??\切勿感情用事 10.以下哪些不是办公室事务管理的特征() A.服务性 B.决策性 C.专业性 D.主动性

二、判断题(正确打\√\，错误打\。每小题1分，共10分) 1.办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。()

2.文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。() 3.文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行。()

4.如果会客室的门是推开的，文员应先小步走进会客室，等客人进人后，再轻轻关上门。（） 5.文员作介绍，应先介绍地位高的人，再介绍地位低的人。()

6.假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知丢掉，以免干扰其他事情。（）

7.代表会议依法定期右开，与会代表必须达到法定人数方为有效，因此文员应仔细核对出席人数。() 8.文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应该一同锁人抽屉。()

9.交际应酬要讲求时效，若时机错过再来补救，不但无法表达诚意，还会破坏彼此关系。（） 10.不要在酒宴上评论或附和别人对某人的议论，也不可评论菜肴的优劣。() 三、简答题(每小题15分.共30分)

1.单位印章主要有哪些?印章的刻制和使用有哪些规定?

2.按照2000年《国务院行政机关公文处理办法》的规定，国务院规定的行政公文共有几种? 四、设计题(每小题15分.共30分)

1.康桥宾馆位于本市南京西路45号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企业准备在11月15日上年9: 00至12:00。召开全厂中层干部大会，讨论第二年的产品发展和销售计划，地点就在康桥宾馆的12楼会议室。这次会议由总经理办公室负责安排。办公室主任让小付拟一个会议通知。他应该考虑哪些问题?

2.某个下雨天，在利达公司内召开的新产品推介会结束了。公司的大型会议室有各种会议用品，室外有接待处，公司还租了汽车接送来宾，为圆满结束这次会议，办公室人员在会后应该做些什么工作?

五、案例分析题(两题中任选一题,20分)

1.波扬公司准备在本市市中心召开大型的新产品订货会。参加的有本单位、外单位的人员。总经理让办公室负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示。而公司没有放映机。预定会议厅和租借放映机的任务交给了文员刘小姐。刘小姐翻看了有关资料，打电话问了一些情况，决定租借黎明大厦的会议厅。会议的召开时间是8月9日上午十点整，而资料放映时间是十点十五分。刘小姐打电话给租赁公司，要求租赁公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。

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