??通讯工作能够在提高管理水平、增强办事效率、树立良好组织形象等方面发挥重要作用。 ?
2.功能先进的电话有哪些？
??功能先进的电话有：录音电话、无绳电话、磁卡电话、移动电话和可视电话等。
3.简述通话的程序和原则。
??打出电话包括发话准备、通话、结束通话等程序； ??接收电话包括拿起话筒、通话、结束通话等程序。
??无论是打出电话或接收电话，都要遵循清楚、简短、礼貌、保密的原则。
4.意外电话有哪些？如何处置意外电话？
??(1)灾害电话。秘书凡接到灾害电话，一是要如实记录；二是要即刻向领导者报告；三是要迅速传达领导者的指示，并要求对方及时反馈有关信息。
??(2)纠缠电话。秘书接到纠缠电话，一是要明确谢绝；二是要佯称领导者不在单位；三是可请对方留言，并表示可以转达。
??(3)匿名电话。秘书接到匿名电话，一是要以礼相待；二是要记录对方通话的内容；三是要设法了解对方的姓名和身份，包括向领导者打听。
??(4)推销电话。秘书接收推销电话，一是要问清对方有何事情；二是要婉言谢绝，或直接表示\不需要××产品\。
??(5)恐吓电话。秘书接到恐吓电话，一是要处之泰然，平静地与之周旋，但要保持高度警惕；二是要利用现有的录音设备立即录音，以作为事后报案的证据；三是要及时向领导者报告，或请警方协助侦察。
??(6)性骚扰电话。秘书接到性骚扰电话，一是要即刻挂上话机，或严厉斥责，给予警告；二是要利用录音设备进行录音，以便见机报警。 ??(7)错打电话。错打电话是难免之事，秘书要以礼相待，不可出言不逊，也不可简单处置。
5.秘书应掌握哪些邮政业务？
??秘书应掌握邮政业务包括：国内函件寄递、国内包裹寄递、邮政特快专递、国际邮件寄递、电子信函等。
6.简述邮政函件的处理程序。
??(1) 邮件的发送程序：查对；登记；封装；交寄；结算。 ??(2) 邮件的接收程序：点收；分拣；拆封；登记；分发。
第十四章 保密工作
1.秘密与国家秘密的含义是什么？
??秘密，泛指不能公开的事项。国家秘密是关系国家的安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。国家秘密分为绝密、机密、秘密三个等级。
2.保密工作的含义和特点是什么？
??保密工作，是为达到保密目的所采取的一切手段和措施。保密工作具有封闭性、排他性、利益性、相对性和技术性等特点。
3.保密工作的意义和方针是什么？
??保密工作具有重要意义：关系到国家的安全；关系到社会的稳定；关系到经济和科技的发展；关系到领导工作的成败。
??保密工作的方针是：积极防范，突出重点，既确保国家秘密又便利各项工作。
4.秘书工作与保密有何联系？秘书工作对秘书人员保密有何特殊要求？
??秘书工作与保密的联系主要表现在：知密时间早；知密内容多；涉密程度深。
??秘书工作对秘书人员的保密要求是：增强保密意识；遵守保密法规；讲究保密艺术。这是因为秘书人员知密时间早，知密内容多，涉密程度深。
5.秘书应遵守哪些保密纪律？
??秘书人员要严格遵守保密纪律，做到： ??(1) 不该说的机密，绝对不说； ??(2) 不该问的机密，绝对不问； ??(3) 不该看的机密，绝对不看； ??(4) 不该记录的机密，绝对不记录； ??(5) 不在非保密本上记录机密； ??(6) 不在私人通信中涉及机密；
??(7) 不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密； ??(8) 不在不利于保密的地方存放机密文件、资料；
??(9) 不在普通电话、明码电报、普通邮局、普通信息网上传达机密事项； ??(10) 不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。
6.秘书的文书保密工作要注意哪些环节？
??文书是秘密的主要载体，文书保密是秘书部门保密的重点之一。文书保密主要包括以下环节：
??(1)涉密文件的撰制。 ??(2)涉密文件的传递。 ??(3)涉密文件的承办。 ??(4)涉密文件的移交。 ??(5)档案资料的保密。
7.秘书如何做好会议保密工作？
??秘书在涉密会议的会前、召开期间和涉密会议精神的传达等各个环节都要严格执行保密制度。
??(1)涉密会议的会前保密准备。首先，对会议的秘密程度要进行恰当的评估。其次，制定好会议保密计划和措施。第三，对会场进行安全检查。第四，要加强会前印制各种文件资料的保密管理。
??(2)涉密会议召开期间的保密管理。主要抓好以下三项工作：一是对与会者进行保密教育。二是严格执行保密纪律。三是运用先进的保密技术，如反窃听技术，反偷拍(摄影、摄像)技术等等。
??(3)涉密会议精神的传达要求。会议结束后传达涉密会议精神，应根据会议的密级和规定的传达范围，在有保密条件的地方进行，不得擅自扩大传达范围。
8.商业秘密的含义和法律特征是什么？
??商业保密，是指不为公众所知悉，能为权利人带来经济利益、具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。
??商业秘密的法律特征是：秘密性、经济性和实用性等。
9.商务保密的内容和方法有哪些？
??商务保密的内容主要有：商业秘密文件和资料的保密；科研技术的保密；经营策略的保密；生产工艺的保密等。
??商务保密的方法主要有：行政方法；法律方法；经济方法；技术方法等。
10.秘书如何做好通讯保密工作？
??增强通讯保密意识；严格执行通讯保密有关制度；尽量采用先进的保密手段和技术。
11.秘书如何做好涉外保密工作？
??主要是在出国参观访问、外事接待两项活动中要严格遵守保密法规和保密纪律。(具体要求参见教材第389-390页)
12.秘书如何做好计算机信息系统的安全保密工作？
??计算机信息保密管理应注意：计算机使用前一定要经过技术安全检查；机房选址应安全隐蔽；涉密软盘由保密室统一管理；建立计算机互联网络须将保密措施列入设计方案；淘汰或报废的涉密计算机必须彻底消除机内涉密信息；加强对操作人员的保密教育和管理。
第十五章 其他工作
1.值班工作有何重要作用？
??秘书值班工作主要有：联络作用；过滤作用；应急作用；窗口作用
2.秘书如何做好值班工作？
??严格遵守值班工作制度，并做到认真负责；待人热情；细心耐烦；保持警惕。
3.印章的含义和作用是什么？ ??印章是印和章的合称，主要指各级各类机关的公章和领导人的名章，它是领导机关和领导职权的象征。
??印章具有如下作用：权威作用；代表作用；凭信作用。
4.秘书如何做好印章管理工作？ ??秘书部门在印章的刻制、印章的颁发使用、印章的保管等环节上都要严格遵守印章管理制度。
5.秘书如何做好领导日程安排工作？ ??领导日程安排要遵循以下原则： ??(1) 统筹兼顾，有急有缓； ??(2) 围绕中心，突出重点； ??(3) 力戒排场，求真务实。
??秘书要为领导合理编制活动日程计划表。
6.秘书如何完成领导交办事项？ ??办理领导交办事项的原则是： ??(1) 积极主动，千方百计；
??(2) 既要符合政策，又要灵活变通；
??(3) 件件有着落，事事有回音。 ??办理领导交办事项应注意：
??(1) 要态度和蔼，协商办事，不要居高临下； ??(2) 要坚持原则，按章办事，不要违法乱纪； ??(3) 要一视同仁，不分亲疏，不看人办事。
7.危急事件有何特点？秘书处理危急事件有何意义？ ??危急事件的特点是：
??突发性；偶然性；意外性；危害性。 ??处理危急事件的重要意义：
??保护组织和人民生命财产的安全，最大限度地减少危急事件造成的损害，维护组织的良好形象。
8.处理危急事件的程序和方法是什么？ ??处理危急事件基本程序是： ??现场保护和报告； ??调查和判断； ??预测和监控； ??处理和重建。
??秘书处理危急事件的基本方法是： ??查明情况；报告领导；
??通知有关部门抢救；随时掌握动态； ??写出《要事急报》；重建组织形象
第十六章 秘书礼仪
1.什么是礼仪和秘书礼仪？
??礼仪是指在社会交往中形成的、以建立和协调人际关系为目的、为人们所认同和遵守的行为规范或准则。
??秘书礼仪是秘书人员在履行公务、进行社会交往的过程中应该遵守的礼仪规范或准则，它是秘书修养的一项重要内容。
2.礼仪有何特性和功能？礼仪与道德规范有何关系？
??礼仪的特性是：社会历史性；交往规范性；继承发展性；复杂多样性。
??秘书礼仪的功能有：规范社交行为；塑造良好形象；协调人际关系；促进工作绩效。 ??礼仪属于道德规范的范畴，是道德规范中最浅层次的东西。
3.秘书在施礼时应遵循哪些原则？
??秘书施礼时应遵循以下基本原则：平等的原则；真诚的原则；尊重的原则；灵活的原则。
4.秘书在仪表方面应注意哪些事项？
??秘书服饰基本要求是：整洁大方；整体和谐；展示个性。 ??秘书美容主要是脸部的工作妆和发与手的保洁、修饰。
5.秘书在谈吐方面应注意哪些事项？
??秘书谈吐要遵循以下原则：晓之以礼，动之以情；适合语境，运用得体；机动灵活，注重实效。
??秘书还要注意礼貌用语，在与人交谈时应注意礼仪。
6.秘书在体态方面应注意哪些事项？
??秘书要熟练掌握和运用体姿规范，做到站有站相、坐有坐相、走有走相。注意运用手势、目光等来帮助传递信息，避免不雅的仪态。
7.秘书常用的礼节有哪些？
??在介绍人物、交换名片、握手、致意、鞠躬、送礼等行为中均有具体的礼节要求。
8.秘书服饰如何作到整体和谐？
??不能孤立地以衣物的质量来评价人着装后的美丑，而应从整体综合的角度来体现和谐一致。具体来说，就是要求服饰做到适体、入时、从俗。
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