得心应手-办公室主任必备资料(16)

第二节 行政主管工作能力测评

一、方针管理能力测评

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责任人、职位： 测评时段：

测评说明

等级标准：优秀：80分以上，良好：60 ～ 79分，一般：40 ～ 59分，不合格：

39分以下

计分方式：单项测评分 =

单项总分 项数 ×5

×权重系数

总测评分 =单项测评分之和

测评级别定义：5分：超过了工作要求

4分：很好地达到了工作要求 3分：全部达到工作要求 2分：基本达到工作要求 1分：未能达到工作要求

综合评语：

改进方向： 测评项目

（一）行为标准 （权重 60%）

1.从行政管理的角度，基于对组织价值观及管理理念的理解，对组织的长、 短期目标的形成提出个人意见。

2.把时间、组织结构、技术等限制因素考虑在内，为组织目标所提的建议必

须是经过精心调查的，具有可操作性，且能将预见到的资源、提建议时所采用的方 式、鼓励他人提出的建设性意见是有助于决策的。

3.将达成共识的组织目标转化为可衡量的结果性指标（业绩指标），作为形成 组织对外策略与内部方针的基础。

4.按照组织战略目标的要求，制定相应的策略和方针，所制定的策略和方针

是可执行的、无歧义的，并已将当前及可预见的资源、时间、组织机构、技术等限 制因素考虑在内。

5.为在行政部门实施已获批准的组织方针建立适当的方法和操作程序。 6.建立监督、检查组织目标、战略及方针在行政部门实施的措施和步骤，该 措施和步骤要经济有效。

7.建立与组织目标、策略和方针相关的所管系统的关键业绩指标（KPl），并 区别优先级，落实责任单位。

8.组织本系统的管理人员讨论通过 KPI指标，并确定衡量标准。

9.准确估计监督、检查的措施与步骤对部门的影响，并经部门管理层讨论达 成共识。

（二）基础知识 （权重 40%）

1.组织目标制定时明确本人的角色及应负责任。 2.行业发展趋势及国家政治经济政策变化的信息。

3.组织目标制定过程中相关市场营销方面的国家法规要求及道德责任。 4.有效会议的维系及促进技巧。 5.与决策者沟通的方法与途径。

6.与组织当前战略和方针有关的来自组织内部的信息和网络。 7.组织使命及组织目标。

8.将策略及方针所涉及到的资源量化的方法，为决策提供数据化参考依据。 9.与相关的法规要求及道德责任相违背而产生的后果。 10.有竞争对手及客户经营策略方面的信息。

11.衡量部门业绩的方法。 12.部门运作的方法。

13.评估监控系统的有效性的方法。

14.其他组织如何对公司目标、策略和方针建立监督、检查措施和步骤的渠 道。

提供证据： 自我评价：

二、影响与促进决策能力测评

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责任人、职位： 测评时段：

测评说明

等级标准：优秀：80分以上，良好：60 ～ 79分，一般：40 ～ 59分，不合格：

39分以下

计分方式：单项测评分 =

单项总分 项数 ×5

×权重系数

总测评分 =单项测评分之和

测评级别定义：5分：超过了工作要求

4分：很好地达到了工作要求 3分：全部达到工作要求 2分：基本达到工作要求 1分：未能达到工作要求

综合评语：

改进方向：

测评项目

（一）行为标准 （权重 60%） 1.进行决策

（1）在职权范围内进行程序化的决策，采用科学的方法对决策信息进行分析， 决策方式要符合公司要求。

（2）通过办公会议决策时，开始应明确会议目标，适时提供信息并鼓励他人建 设性地参与讨论，共同做出决策，从贤不从众。

（3）准确记录决策过程和决策结果，监控实施情况、评价决策和执行结果。 2.促进上级决策

（1）按上级要求提供决策信息，确保信息的及时、准确、有效，并与决策密切 相关。

（2）预测本部门工作的发展，及时、简洁、针对性强地主动向上级提供相关决 策信息，有助于上级决策的可行性、准确性。 3.参与同级决策

（1）预先了解需要参与的决策及可能对本部门产生的影响。 （2）所提供的信息及时、准确、有效，并与决策密切相关。

（3）以解决问题、确定解决方案为努力方向，积极听取并征求他人建议，为其 实施的可操作性提出自己的意见。 （二）基础知识 （权重 40%） 1.进行决策

（1）自身决策权限及应负责任。 （2）有效组织会议的技巧。

（3）决策信息的搜集方法和分析技巧。 （4）决策的方法。 2.促进上级决策

（1）与上级决策者有效沟通的方法。 （2）用数据论证的方法。 3.参与同级决策

（1）行政部门的职责范围。 （2）沟通技巧。

提供证据： 自我评价：

三、决策信息提供能力测评

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责任人、职位： 测评时段：

测评说明

等级标准：优秀：80分以上，良好：60 ～ 79分，一般：40 ～ 59分，不合格：

39分以下

计分方式：单项测评分 =

单项总分 项数 ×5

×权重系数

总测评分 =单项测评分之和

测评级别定义：5分：超过了工作要求

4分：很好地达到了工作要求 3分：全部达到工作要求 2分：基本达到工作要求 1分：未能达到工作要求

综合评语：

改进方向： 测评项目

（一）行为标准 （权重 60%）

1.明确上级主管和相关部门所需的信息及其对本部门的要求。

2.在允许的范围内，找出适当的信息来源，广泛搜集必要的信息并准确记录。 3.分析、筛选所搜集信息，使之准确并与规定的需要有关。 4.在商定的时限内向有关部门和人员提供所需信息并归档。 5.信息表述的格式符合组织的规定或输出对象的格式要求。 6.确保信息的安全和保密。

7.当不能在规定的期限内完成信息搜集工作时，应及时通知相关人员。 （二）基础知识 （权重 40%） 1.组织信息系统的使用。 2.确定信息需要的方法。 3.沟通方法和技巧。 4.信息调研的方法。 5.计划和组织调研的方法。 6.信息调研的记录方法。 7.信息来源。

8.组织的保密原则和方法。 9.汇总和处理信息的方法。 10.确保信息的安全和机密的方法。 11.上报相关信息的途径、程序和方法。 12.信息表述的方式和格式。

提供证据： 自我评价：

四、组织及文化建设能力测评

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责任人、职位： 测评时段：

测评说明

等级标准：优秀：80分以上，良好：60 ～ 79分，一般：40 ～ 59分，不合格：

39分以下

计分方式：单项测评分 =

单项总分 项数 ×5

×权重系数

总测评分 =单项测评分之和

测评级别定义：5分：超过了工作要求

4分：很好地达到了工作要求 3分：全部达到工作要求 2分：基本达到工作要求 1分：未能达到工作要求

综合评语：

改进方向： 测评项目

（一）行为标准 （权重 60%）

1.根据目标和市场竞争环境，考虑人力和财务的预算及对周边部门的影响， 设计相应的组织结构，并确保各个层次的应负责任及衡量标准。

2.制定方针时要有明确条款考虑组织的自我批评与员工的自我批评的氛围的 形成及企业文化的延续和升华，并在组织上得到保证。

3.用合理的方式与相关部门的人员详细交流有关组织建设的信息，鼓励他人 提出建设性意见。

4.形成组织建设落实方案，对所选人员进行任职资格审定，会签任命文件， 并就组织功能建设结果的衡量标准达成共识。

5.将文化宣传的责任落实到具体岗位。

6.对组织建设的落实过程设立监控措施，当出现较大偏差时，采取必要措施 以保证实现预定目标。

7.定期评定组织设计的有效性及组织气氛，提出并实施改进措施。 8.根据外部和内部组织影响因素的变化情况，及时、正确地优化组织设计。 （二）基础知识 （权重 40%） 1.组织结构设立的原则和方法。 2.影响组织结构的因素。 3.组织建设与目标的关系。 4.KPl分解的方法。 5.组织文化的精髓。 6.鼓励他人参与的技巧。 7.任职资格及人员选拔要求。 8.其他公司组织建设的信息。 9.人力资源规划的方法。 10.任命文件签发程序。 11.文化传播网络。

12.组织建设落实过程的信息收集渠道及方法。 13.组织动作的评价方法。 14.组织变革的方法。

15.修改组织结构的建议渠道和方法。 16.组织气氛的评价方法。

提供证据： 自我评价：

五、监控及评估工作能力测评

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责任人、职位： 测评时段：

测评说明

等级标准：优秀：80分以上，良好：60 ～ 79分，一般：40 ～ 59分，不合格：

39分以下

计分方式：单项测评分 =

单项总分 项数 ×5

×权重系数

总测评分 =单项测评分之和

测评级别定义：5分：超过了工作要求

4分：很好地达到了工作要求 3分：全部达到工作要求 2分：基本达到工作要求 1分：未能达到工作要求

综合评语：

改进方向： 测评项目

（一）行为标准 （权重 60%）

1.对过程监控点进行审核并分析和评估所获信息。

2.根据分析的结果，制定相应措施以减少不利影响，及时协商和实施补救措

施，并将变化通知有关人员，必要时及时修改调整计划报上级部门批准后执行，对 非直接下属任务安排的变化要与其直接主管及时沟通。 3.对计划实施的结果进行评估，并提出可操作的改进措施。

（二）基础知识 （权重 40%） 1.监控信息的种类、来源及获取方法。 2.对实施过程进行评估检查的方法。 3.处理计划执行偏差的方法。 4.过程检查及评估的方法。

5.统计过程控制工具（如 SPC等）的使用。

提供证据： 自我评价：

六、工作计划制定能力测评

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责任人、职位： 测评时段：

测评说明

等级标准：优秀：80分以上，良好：60 ～ 79分，一般：40 ～ 59分，不合格：

39分以下

计分方式：单项测评分 =

单项总分 项数 ×5

×权重系数

总测评分 =单项测评分之和

测评级别定义：5分：超过了工作要求

4分：很好地达到了工作要求 3分：全部达到工作要求 2分：基本达到工作要求 1分：未能达到工作要求

综合评语： 改进方向： 测评项目

（一）行为标准 （权重 60%）

1.根据上级部门的规划和部署，与上级共同制定部门的目标，明确各项工作 任务和改进方向。

2.根据工作的优先顺序分配资源 （包括人、财、物、信息等），充分考虑资源 成本，使其得到有效合理的利用。

3.与相关人员商讨，面向目标，在公司规定范围内确定执行各项工作计划， 如食堂管理计划、办公用品采购计划的具体工作方法和活动等。

4.根据工作任务的具体要求和特点，深入分析工作中易出现失误或问题的环 节，并设计相应的监控点及防范措施。 （二）基础知识 （权重 40%） 1.上级部门的目标及重要性优先顺序。

2.SMART原则和 5W 2H 原则，PDCA 循环方法。 3.制定工作计划的方法及工具（如 PERT、GANTF等）。 4.目标优化顺序变更以及未预见情况的处理方法。 5.时间管理方法。 6.协调资源和任务的方法。

7.行政部门工作任务的风险及预防措施。 8.行政主管岗位的工作角色和职责。 9.办公室人员的工作角色与职责。 10.与行政工作有关的公司章程与规定。

11.行政部门工作任务的特点及业务流程与运作方式。 12.行政部门资源状况。

提供证据：

自我评价：

七、工作计划组织实施能力测评

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责任人、职位： 测评时段：

测评说明

等级标准：优秀：80分以上，良好：60 ～ 79分，一般：40 ～ 59分，不合格：

39分以下

计分方式：单项测评分 =

单项总分 项数 ×5

×权重系数

总测评分 =单项测评分之和

测评级别定义：5分：超过了工作要求

4分：很好地达到了工作要求 3分：全部达到工作要求 2分：基本达到工作要求 1分：未能达到工作要求

综合评语：

改进方向： 测评项目

（一）行为标准 （权重 60%）

1.根据工作计划制定出具体的实施措施和制度。

2.向办公人员明确说明工作任务要求和职责、衡量标准，并加以记录和保存。

3.组织各种资源及时到位，对于各项资源未到位的原因应立即查清，提出相 应的补救措施并上报上级主管及相关人员。 4.指导所属办公人员制定相应的个人工作计划。

5.组织实施相关的培训，让下属具备实施计划的知识与能力。 6.确定工作计划实施过程中的监控点和监控标准。

7.根据工作计划的监控点，检查、分析和评估各项工作结果。

8.根据工作进展及检查、评估结果，对下属工作的方法或活动进行有效的指 导。

9.找出偏离计划目标的原因和工作中的失误，提出改正措施，必要时，上报 给上级主管及所影响的接口部门。

10.在自己的职责范围内立即实施改正措施，必要时，主动协调相关部门并提 供协助，促成问题的解决。 （二）基础知识 （权重 40%） 1.任务分派及记录的方法和格式。

2.制定工作计划的方法及工具（PERT、GANTF等）。 3.行政主管岗位工作角色和职责。 4.下属的特点及工作角色和职责。 5.沟通技巧。

6.根据目标，检查、分析和评估工作结果的方法。 7.正确指导下属的方法。 8.监控目标计划实现情况的方法。 9.处理计划目标偏差的方法。 10.汇报问题和建议的程序。 11.自己采取改正措施的职权范围。 12.公司相关规定与流程。

13.求助的方法。

14.基层具体动作的程序及要点。

提供证据： 自我评价：

八、内部沟通协调能力测评

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责任人、职位： 测评时段：

测评说明

等级标准：优秀：80分以上，良好：60 ～ 79分，一般：40 ～ 59分，不合格：

39分以下

计分方式：单项测评分 =

单项总分 项数 ×5

×权重系数

总测评分 =单项测评分之和

测评级别定义：5分：超过了工作要求

4分：很好地达到了工作要求 3分：全部达到工作要求 2分：基本达到工作要求 1分：未能达到工作要求

综合评语：

改进方向： 测评项目

（一）行为标准 （权重 60%）

1.主动了解下属的思想动态，客观地评价下属并与之建立积极、和谐的工作 关系。

2.倡导下属之间建立积极、和谐的关系，公正处理本部门下属之间的矛盾冲 突。

3.在商定的时间范围内实现对下属工作上的承诺，并保守下属的秘密。 4.当下属有切实需要或遇到困难时，应在自己的工作限度内主动提供相关信 息和援助。

5.适时开展部门活动，活跃部门气氛，达到能更好地开展工作、增强部门凝 聚力的目的。

6.根据行政部门在流程中的位置和与接口部门的关系，详细制定与组织内其 他部门联系的工作方法并保证其实施。

7.主动考虑行政部门工作对接口部门的影响，及时通报工作进展，并与各部 门就关注的问题交换意见。

8.在自己的权限范围内，迅速、准确、礼貌地答复相关部门的要求，根据组 织要求保守机密。

9.当与其他部门协调遇到困难时，主动协商解决，必要时向相关人员求助。 （二）基础知识 （权重 40%） 1.与同事沟通交往不当的后果。 2.沟通方法和技巧。

3.处理不同意见和冲突的方法。 4.建立团队关系的方法。 5.激励的方法。

6.鼓励和影响别人的方法。 7.组织内对沟通的有关规定。

8.寻找和交换信息、建议和援助的方法。 9.处理机密信息的方法。

10.与他人就问题和建议进行通报和商讨的方法。

11.团队间建立合作伙伴关系的方式与方法。 12.自我处理与其他部门关系的权限范围。 13.行政部门工作对相关接口部门的影响。 14.组织的汇报程序。

提供证据： 自我评价：

九、外部沟通协调能力测评

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责任人、职位： 测评时段：

测评说明

等级标准：优秀：80分以上，良好：60 ～ 79分，一般：40 ～ 59分，不合格：

39分以下

计分方式：单项测评分 =

单项总分 项数 ×5

×权重系数

总测评分 =单项测评分之和

测评级别定义：5分：超过了工作要求

4分：很好地达到了工作要求 3分：全部达到工作要求 2分：基本达到工作要求 1分：未能达到工作要求

综合评语：

改进方向：

测评项目

（一）行为标准 （权重 60%）

1.在组织明确的目标引导下，为组织做好形象定位以及相应的规划方案。 2.制定组织公关活动的操作程序，如公关调查、制定计划、实施方案、评价 效果等环节，并定期组织实施。

3.建立组织与组织之间、组织与公众之间合作的关系，并保持持续的沟通、 了解。

4.为本组织提供公众和其他组织的需求及意向途径，起到监测和预警作用， 帮助组织提高应变能力。

5.采取措施，如通报组织情况、承担公共事务、关心公益事业等，妥善处理

组织与社区之间的关系，为社区建设尽心尽力，化解组织与社区之间的矛盾，使组 织与社区之间维持良好的关系。

6.建立与政府的良好沟通管道，积极参与政府组织的活动，与政府保持良好 的合作关系。

7.妥善处理与媒体的公共关系，促使媒体扮演客观公正的角色，为组织说话， 从而达到为组织树立和宣传形象的目的。 （二）基础知识 （权重 40%） 1.沟通方法和技巧。

2.处理不同意见的方法和途径。 3.熟悉社区情况，了解社区公共事务。 4.熟知组织的情况及相关规章制度。 5.熟悉政府的法令和新的政策。 6.熟悉政府结构职能。 7.与媒体相处的方法和技巧。

8.行政主管外部沟通、协调的职责和权限。 9.下属外部沟通、协调的职责和权限。 10.组织形象的目标。

11.制定计划的方法和计划监控技能。 12.组织的相关制度。

提供证据： 自我评价：

十、现有资源管理能力测评

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责任人、职位： 测评时段：

测评说明

等级标准：优秀：80分以上，良好：60 ～ 79分，一般：40 ～ 59分，不合格：

39分以下

计分方式：单项测评分 =

单项总分 项数 ×5

×权重系数

总测评分 =单项测评分之和

测评级别定义：5分：超过了工作要求

4分：很好地达到了工作要求 3分：全部达到工作要求 2分：基本达到工作要求 1分：未能达到工作要求

综合评语：

改进方向： 测评项目

（一）行为标准 （权重 60%）

1.以行政部门的工作计划为依据，以发挥部门最大综合效益为原则，对现有

人、财、物、信息等资源的使用进行合理规划和建设，确保使用过程中人力资源的 增值和技术资源的积累。

2.促进建立以成本预算、核算为基础的资源管理体系。 3.利用信息技术维护资源管理体系，并确保其有效运作。 4.制定对资源利用过程中特殊情况的处理程序。 5.及时调配资源，保证下属工作任务的完成。

6.促进制定和监督执行对不同保密级别信息的管理制度。 （二）基础知识 （权重 40%） 1.行政部门工作计划对资源的需求。 2.资源有效利用的方法。 3.成本管理的方法。

4.资源配备的各项要求、规则。 5.各种资源的管理方法。 6.公司对资源管理的要求、制度。 7.行政主管资源管理的职责和要求。 8.下属资源管理的职责和要求。

提供证据： 自我评价：

十一、工作环境管理能力测评

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责任人、职位： 测评时段：

测评说明

等级标准：优秀：80分以上，良好：60 ～ 79分，一般：40 ～ 59分，不合格：

39分以下

计分方式：单项测评分 =

单项总分 项数 ×5

×权重系数

总测评分 =单项测评分之和

测评级别定义：5分：超过了工作要求

4分：很好地达到了工作要求 3分：全部达到工作要求 2分：基本达到工作要求 1分：未能达到工作要求

综合评语：

改进方向： 测评项目

（一）行为标准 （权重 60%）

1.根据组织的规定和业务需要，按组织的有关工作程序建立工作环境，工作

环境的建立和布置要有利于工作的开展和工作效率的提高，充分利用现有的工作环 境资源。

2.根据行政业务实际需要并适当考虑发展，按照组织规定改善工作环境。 3.根据组织的规定、要求和国家的相关法律条例（如消防、环保等），充分考 虑影响工作环境的各种因素，制定工作环境管理制度、检查制度。

4.经常巡视检查工作场所，保证制度的有效实施，按照要求和程序监督下属

正确使用和维护办公仪器设备，准确地记录和上报不符合要求的工作环境和不按程 序操作的情况，督促相关人员及时改善工作场所。 5.根据组织的规定和程序处理紧急情况。

6.充分重视部门知识环境的管理，采用适当的形式（如文档、手册、案例培 训等）保证工作技能的积累和继承，避免类似工作性质的员工犯类似的错误。

3.及时就下属的业绩和进步进行交流，适时提出建设性的反馈意见，培养下 属效果显著。

（二）基础知识 （权重 40%） 1.测评下属绩效的方法。 2.沟通的方法和技巧。 3.确定发展需要的方法。 4.咨询和辅导方法。

5.对绩效改进情况提供反馈信息的技巧。 6.设计、评估培训活动的方法。 7.下属的任职资格标准。 8.培训实施程序。

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