【关键词】清朝 秘书机构 职能 中央 地方
一、清朝中央秘书机构
说到清朝中央的秘书机构，根据史书典籍记载，根据其演变我们可总结出如下规律：
它们是一个逐步完善的过程，也印证了中央集权不断加强的事实。从清王朝还没有建立之时皇太极设立文馆协助办理国家事项，后为提高效率更名为内三院。顺治时期，内三院改称内阁，逐渐内阁权利日盛，堪比历代丞相。另外，皇帝为了自己行事更方便，设立南书房，以伴读为名与其共谋大事，实为顾问、秘书。皇帝的权利进一步加强，再者，雍正年间，军机处为平定准噶尔部叛乱而设的军事情报部门，后来叛乱平息，军机处继续保留下来作为皇帝加强皇权的工具，他们直接受命于皇帝，至此中央集权达到顶峰。[1][2][3]
（一）清初内三院
1629年即天聪三年，皇太极在位，以历代帝王得失为鉴，设立文馆供儒士办事，主要翻译汉字书籍和记注国政。文馆初建时，还没有在里面设置专门的官员，通过考核入馆办事的官员进入文馆后被授予参将或游记的称号。授荣誉称号“榜式”或“巴克什”，给有突出贡献的文人，没有授称号的叫做“秀才”或“相公”，都不是官名，所以内部机构不完善，影响工作效率与机构的运行，办事的目的也就难以实现。于是， 1636年，皇太极将之改为內三院。即内国史院、内秘书院、内弘文院，內秘书院因此形成独立机构，在这里，內秘书院主要负责拟写与外国往来的书札，各衙门的奏章和词状也由內秘书院进行总的掌管与录写，还有皇帝对文武百官的敕谕的敕书，祭祀文庙书均由內秘书院负责。[2][4]
顺治十五年（公元 1658年），内三院更名为内阁，大学士为内阁之首，从各部尚书中选任，变其为二品衙门。雍正八年（公元 1730年），内阁大学士定位正一品，成为了清王朝地位最高的官员，犹如历朝的丞相。于雍正时又设立协办大学士，这个职位就像宋朝的参知政事一样，为大学士之副职，其品级比大学士稍低，从一品。乾隆十三年定大学士为满汉各二员，并规定大学士补授内阁请旨，其人选为六部尚书和都御使。大学士以下还设有满汉学士、侍读学士、典籍、中书、舍人。内阁作为诸曹总汇，内阁大学士品列文班之首。其主要职责是掌议政事，宣布皇帝的诏令，并负责将其记载；办理本章是其日常事物，兼办理部分奏折；办理典礼祭祀，如皇帝登基、立后、祭天地；组织修书，储存党籍等。[5] [6]
（二）皇帝的机要秘书处——南书房
南书房位于故宫乾清宫西南隅。作为皇帝御用的秘书机构，于康熙亲政初创立，光绪二十四年裁撤，共经两百多年，康熙时期，南书房既是皇帝读书学习的场所，又是辅助皇帝处理政务的中枢机构，同时兼有笼络汉族士人的职能。入职南书房一般为翰林，其正式官衔称为“南书房翰林”，也叫“南书房行走”。康熙十六年（ 1677）十月，康熙皇帝设立南书房时说“朕不时观书写字，近侍内并无博学善书者，以致讲论不能应付。今欲于翰林内选择二员，常侍左右，讲究文义。” [7]但从后面康熙选择的入职南书房的大臣名单及所议事项来看，并非只是为了找个书童，南书房行走与皇帝共议君国大事，国计民生，而且还是执掌机要，想来南书房的主要工作是为康熙提供秘书服务，当然更大程度上是为了打压满洲贵族的政治压力，加强皇权。
（三）精干高效的军机处
雍正七年（ 1729），时值清廷与准噶尔部作战，由于往返频繁的军情报告，军报问题成为大难题，因为而内阁距离内廷远，办事效率低下，机密度不高，不利于作战。为了更好的协助作战，配合西北军务，“始设军需房与隆宗门内”。军需房即最初的军机处，后更名军机房，雍正十年（ 1732）三月，才正式更名为军机处（全称“处理军机事务处”）。
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