数字档案馆数字化加工中心建设方案(共享版)(3)

档案数字化加工中心建设

对于需要进行永久数据备份的用户。则采用Plasmon UDO光盘库进行永久性数据备份。

4、扫描设备选择

扫描仪主要负责文档采集端的文件扫描工作。适合性能的扫描设备是保证整个数字化常量的关键一环。其主要性能包括最大扫描幅面（A4/A3）、扫描速度（保证日常量）、可靠性（满足长时间运行需要）、进纸能力、售前、售后支持等。这些性能的选择主要根据用户的档案纸质情况、资金预算情况、项目数字化进度等因素进行综合考虑。 5、文档在线利用

数字档案馆与传统档案馆最根本的区别之一就是要实现档案的在线利用，即通过网络实现档案的检索利用。考虑到区市档案馆的实际情况以及文档服务的特点，我们在此提出文档在线利用问题。文档在线利用主要借助数字档案馆的信息网站，将可以开放的文件、档案（目录和原件），在政府网络或internet上提供利用，实现文档服务中心的功能。

七、项目实施步骤

目前，各部门还没有形成一个完善的数字化建设标准，即使已明确提出建设数字档案系统的单位，其在投资规模、建设模式、建设手段等相差也比较大，有的投资数千万元，有的投资几百万元。实际上，作为数字档案系统建设，不可能千篇一律，只要具备数字档案系统的基本功能，即能够实现各种类型信息的采集功能，以形成丰富的综合信息资源数据库；具备海量数据存储功能，满足数字档案信息安全存储要求；具备档案信息的有效访问和查询功能，满足不同用户的不同需求；具备档案信息的发布与传递功能，能够实现信息的在线检索利用；具备数字档案信息的系统管理功能，满足档案业务工作的基本需求，就可以认为其已经基本建成了数字档案系统平台建设。

用户可根据自己的档案情况、档案数量、利用情况、以及档案重要性程度建立适合的综合档案数字化加工中心。完成档案数字化建设。其具体实施总体步骤如下：

? 数字化建设需求分析 ? 确定数字化建设方案 ? 软硬件设备选购、人员配置 ? 建设数字化建设标准和规范 ? 建立数字化加工中心

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? 建立数字化加工制度 ? 人员培训和试运行 ? 项目稳定运行 ? 项目验收 ? 项目总结

下面，以具体单位内部档案室建立纸制档案数字化加工中心为例，按照数字化加工中心建立步骤具体讲解实施方案： (一) 数字化建设需求分析

首先是数字化建立的需求分析，了解自己的档案情况，详细内容包括：

需扫描的档案类型，是哪一类型档案，如婚姻档案、土地档案、房产档案、工程档案、科技档案、会计档案等每种档案都有各自不同的特点。

文档的特点：纸质、厚薄、大小尺寸，这些决定了使用什么样的采集设备，如：纸制幅面为A4的只要使用A4幅面的扫描仪，如果有A3幅面的档案就需要配备A3幅面的扫描仪，如果有大于A3的文件如工程图纸、大的地契、地震图等就需要配备工程图纸扫描仪，如果还有更大幅面的就可能需要采用配置较好的数码相机。

档案纸制的好差关系到使用什么样的设备，如果纸制较好就可以选用高速扫描仪进行批量扫描。如果较差可能只用使用单张扫描。

档案室的档案量大约有多少，本期需要数字化档案是多少，按正常每天5000张的数字化建设速度需要多长时间？

新增档案的数量多少，是每天都在产生，还是每个月或是每年产生，产生的这些档案是要即时数字化还是可以延后处理。

如果有下级单位，这些单位的档案是集中进行数字化建设还分布到各个点进行数字化建设，集中建设有助于档案的集中和人员的统筹安排。

单位现有软硬件情况，设备情况（扫描设备、电脑、存储设备）、网络环境、人员情况（项目负责人、档案管理人员、技术人员、档案数字化服务人员（整理、录入、扫描、质检、审核））、现有软件平台：档案系统、 OA系统、业务系统、

档案查询利用情况，数字化成果需要马上查询利用，还是可以等全部验收合格后在利用。

数字化建设的长期规划，完成指定档案量数字化建设的工期，对于档案数字化巨大的单位，可以根据实际情况合理安排数字化建设工期，可以一次性集中完成，也可根据时间分期进行。

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(二) 确定数字化建设方案

随着国家信息化建设的进程，政务信息公开的需求，各政府企事业都已经把档案数字化工作提上工作日程，多数都已正在进行或已完成档案数字化建设任务。目前，数字化工作的主要方式有两种：

1、单位内部独立进行数字化工作。 采购设备、安排人员进行档案数字化工作。 2、采用服务外包的方式。

把档案扫描任务整体外包为专业的档案数字化加工企业，在规定时间内保质保量完成数字化任务，单位只负责档案的数据的最终验收和监督工作。

这两种方式的区别如下：

采用单位内部独立进行数字化工作，主要特点是需要投入大量的硬件设备，如高速扫描仪、若干电脑设备、相关网络设备等，其中扫描设备多比较昂贵，其次，单位内部熟悉数字化加工的专业技术服务人员不足。档案数字化建设需要既熟悉档案管理业务，又精通计算机软硬件、网络、安全防范等技术；技术人员既能参与数字化建设全过程，把握关键技术问题，又能在正常运行后，了解和把握运行过程中可能出现的各种技术问题，这方面的人才还比较缺乏。同时内部安排人员还会占用内部人员编制。

但优点也很明显，建立成功的数字化加工中心可以长期不间断的完成档案数字化建设，提高自身的数字化加工能力，同时还能锻炼培养自己的档案技术服务人员。但前提是前期需要很长时间的摸索和实验，不断的进步和积累。 (三) 软硬件设备选购、人员配置

根据前期的需求分析，档案情况，以及每天完成的档案量采购适合的扫描设备、档案数字化加工系统（扫描、处理、质检、排序、审核、挂接、统计、人员安排、工资统计、权限管理、数据备份等），并进行前期的人员配置，安排基本的一条流水线配置，一般需要一台高速扫描仪、一个扫描人员、两个质检人员、一个总质检人员、一个档案拆装人员，五台电脑、一台服务器。 (四) 建设数字化建设标准和规范

数字化建设前期的纸制档案数字化建设标准规范建设非常的重要，它是整个数字化建设工作的前提。它的主要指标内容包括：

数据录入标准 档案整理标准

档案扫描技术标准（扫描格式（TIF、JPG、PDF）、扫描模式（黑白、灰度、彩色）、

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扫描分辨率（200DPI、300DPI）、影像清晰度、影像处理标准（裁减、纠偏、去污、去边等）、数据归档标准、数据挂接标准、数据审核标准等）

档案存储标准（档案大小、存储格式、保存方式、压缩方式等） (五) 建立数字化加工中心

根据每天需要完成的档案情况配置生产流水线，建立纸制档案数字化加工中心。其总体流程包括生产线配置、设备安装、加工环境安装、加工软件安装、场地布置、作业区分配等，其作业流程图如下：

以一条流水线，每天完成5000张档案进行配置，数字化的加工设备及人员配备情况如下表，常量翻倍，人员及设备在此基础上递增。

项目 设备 硬件配置 数字化加工中心人员及设备配置 详细设备 1、高速扫描仪 2、平板扫描仪 3、PC机 数量 1 台 1 台 5 台 备注 完成纸制情况较好的资料 完成纸制情况较差的幅面资料 完成扫描、处理、质检、审核等工作 8

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4、服务器 5、交换机 1 台 1 台 工作服务器 8个接口 完成档案接收、档案双机录入、档案扫描、图象处理、档案质量审查、档案排序、档案质量二次审核、档案抽检、档案挂接、工资统计、数据统计等一系列操作 完成图纸、大图等扫描、处理工作 完成档案拆分和装订工作 完成数据双机录入工作 完成高速扫描工作 完成补扫等操作 完成图纸扫描工作 完成图象处理、档案扫描质量审核、页面排序、补扫处理工作 对质检质量的二次审核工作。 负责档案交接、中心日常管理、异常处理、质量考核、抽检等工作 负责中心扫描仪、软件、电脑等维护和保养工作 其中工作人员录入组人员3名。 扫描加工组人员：6名 管理及技术服务人员2名 软件配置 6、档案装订、篮子、 办公用纸等。 7、网线、电源设备。 8、其他设备。 1、档案数字化加工系1套 统 2、影像采集软件 一套 3、各种图象处理软件 4、数据库软件 人员配置 1、档案整理人员 2、数据录入人员 1名 3名 3、高速扫描人员 1名 4、平板扫描人员 1名 5、图纸扫描人员 名 6、质检人员 2名 7、总质检人员 1名 8、管理（交接）人员 1名 9、技术服务人员 1名 合计： 11名 (六) 建立数字化加工制度和操作规范 在软硬件配置完毕后，需要建立有效的加工制度，保证整体项目的顺利实施。其中主要制度包括

1、加工中心岗位责任制度（管理人员、档案技术服务人员、设备维护人员）

2、数字化加工保密制度 3、档案交接制度 4、档案整理操作规范 5、档案录入操作规范 6、档案扫描操作规范

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7、档案数字化加工岗位操作细则 8、档案数字化质量保证（奖惩）制度

(七) 人员培训和试运行

对相关人员（管理人员、档案技术服务人员、设备维护人员）进行相应岗位的责任制度人员、加工中心制度培训、档案数字化标准培训、档案数字化加工岗位操作细则培训、扫描仪使用培训、扫描设备维护培训、档案数字化加工软件使用培训。

调用少量档案进行流水化作业实际操作培训，针对操作中常见错误错误培训，并实际操作，结合在操作中遇到的问题进行现场培训。 (八) 项目稳定运行

采用流水线作业，调用每天需要完成的档案进行档案数字化作业，并结合实际操作，完善操作细则，并安排足量的人员进行项目的稳定运行。运行中需要不断监控数字化作业质量、人员积极性、设备稳定性。保证作业的顺利运行。 (九) 项目验收

根据档案技术标准进行数据验收，可根据项目进度进行阶段性验收，在验收中总结改进操作规范。直至完成整个项目的验收。 (十) 项目总结

对完成的项目进行项目总结，统计数据、分析常量、效率、质量，并总结经验、改进流程和推广。

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