《七天学会时间管理》(4)

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7 天学会高效管理时间 第15页

目标服务的，实现这些任务有助于达到目标。如果不是这样，请思 考是否有必要在这个任务上面投入时间和精力。

4．树叶。写上次要任务。有些次要任务是实现主要任务的手 段，有些次要任务用来维持现在的生活。次要任务是不可缺少的， 没有树叶的树无法生长，但它们不应占据你的主要精力。

进行时间管理时，这幅图是重要的参考。

面对纷繁复杂的任务，如何才能迅速准确地判断它们对你有多 重要，从而对它们进行选择和排序呢？按不同的标准，任务可以分 为紧急任务和重要任务、维持任务和发展任务，在此基础上，你就 能快速而准确地分辨出哪些是主要任务，哪些是次要任务了。

紧急任务指：如果不能按期完成，它对你或别人的价值会减少 甚至消失。

重要任务指：如果它成功地完成，你或别人将取得很大的收益。 带来的收益越高，这项任务的重要程度越高。

紧急任务和重要任务有四种不同的组合： 1． 紧急并且重要的任务

这些任务应具有最高的优先级，应该从现在就开始做。 2． 紧急但不重要的任务

这些任务现在需要时间，但优先级比紧急且重要的任务要低。 3． 重要但不紧急的任务

它们的优先级不是最高的，但应该在你的时间表中占重要位 置。

4． 既不紧急又不重要的任务 你真的需要做这些事情吗？

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类。

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发展任务和维持任务与紧急任务和重要任务是两种不同的分

发展任务指：如果成功完成此项任务，你现在的情况会得到改 善。例如，你搬进一套更好的住房。

维持任务指：完成这些任务可维持你现在的情况。例如，你每 个月缴纳房租和水电费。

发展任务和维持任务有很大区别，发展任务具有如下特点： ·通常由你的目标衍生出来 ·可以作为一项挑战 ·需要多加考虑

下面是第一天的例子，请先将它们按重要任务和紧急任务的四 种组合分类，再按发展任务和维持任务分类，然后把它们按重要程 度排序。

对比现在的排序和在第一天的排序，两者有什么区别吗？

第一天的例子

1．你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生

2．星期六是一个好朋友的生日--你还没有买礼物和生日卡 3．你有好几个月没有回家，也没有写信或打电话

4．有一份夜间兼职不错，但你必须在星期二或星期三晚上去面试 5．明晚 8 点有个电视节目，与你的工作有密切关系 6．明晚有一场演唱会

7．你在图书馆借的书明天到期

8．外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整理行李 9．你要在星期五交计划书之前把它复印一份 10．明天下午 2 点到 4 点有一个会议

11．你欠某人 200 元钱--他明天也将参加那个会议 12．你明天早上从 9 点到 11 点要听一场讲座 13．你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面 14．你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗

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15．你想好好洗个澡

16．你负责的项目小组将在明天下午 6 点钟开会，预计 1 小时 17．你身上只有 5 块钱，需要取钱 18．大家明天晚上聚餐

19．你错过了星期一的例会，要在下星期一之前复印一份会议记录 20．这个星期有些材料没有整理完，要在下星期一之前整理好 21．你收到一个朋友的信 1 个月了，没有回信，也没有打电话给他 22．星期天早上要作一次简报，预计准备简报要花费 15 个小时，而且 只能用业余时间

23．你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐，但家里什么吃的也没有 24．三个星期后，你要参加一次业务考试

相信你在了解任务的分类以后，对划分任务的重要程度会更得

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心应手。

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7 天学会高效管理时间 第18页

第四天

大家可能会希望有一种通用的时间管理方法，学会以后，无论 何人何时何地，都能畅通无阻地运用。不过，可惜的是，并没有通 用的时间管理方法，就像买衣服一样，我们得根据自己的特点选择 合适的样式和尺码，有时还得量身定做，不同的人需要采用不同的 时间管理方法，有时甚至得自己创造出新方法来。

有的人喜欢列出详细的清单，把时间精确地划分为一小块一小 块，严格地按日程表行动；有的人则相反，喜欢把握整体，形象地 思考问题，抗拒“机械的”日程表，传统的时间管理方法只会使他 们感到不舒服。对于后一种人而言，他们只愿把事情简单地排序， 然后设定最后期限，而不愿把它们分割成小块，填入时间表。

无论你属于哪一种，都要找出适合你自己的方法，只有这样， 才能保证时间管理是在帮助你组织时间，而不是加重你的负担。你 可能需要结合两种风格的管理方法，以便创造出自己的时间管理体 系。在继续这节课时，请注重考虑你的需要和偏好，按你的想法修 改课程中的建议和方法。

不管你偏好使用哪种风格管理你的时间，下面这几个习惯都会 帮助你提高时间管理的效率。

1．积极 积级意味着采取主动，而不是坐等别人先行动，然而 消极地回应。与主动相反的是被动，被动的人习惯于对周围的事情 做出反应，这使他们耗费掉更多时间。想一想，然后写下一些能使

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7 天学会高效管理时间 第19页

你采取主动的具体方法，以便能对你的时间有更多控制权。

2．通盘考虑 从你想达到的目标反推出要做的事情，然后详细 计划。写下你的目标，然后从目标出发，逐步写出你需要做的事情。 估计每一步所需的时间，然后列出整体计划。

3．按顺序做事 对任务进行分类，舍弃不需要的任务，然后把 剩下的任务排序，以便优先处理紧急和重要的任务。80%的事情只 需要 20%的努力。而 20%的事情是值得做的，应当享有优先权。 因此要善于区分这 20%的有价值的事情，然后根据价值大小，分 配时间。做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情，是有效 果；把事情做好仅仅是有效率。首先考虑效果，然后才考虑效率。

4．提前准备 保持主动的要诀是事先计划，例如每月制订一份 计划表，在上面标出重要的日期和繁忙的时间，据此来安排其他的 事情。

许多人讨厌日程表，认为它们夺走了自己的自由。按日程表行 事的确会降低一定的灵活性，但如果认为日程表把人变成奴隶，那 就大错特错了。这种错误源于对自由的误解。

事实上，有几种不同的自由。如果混淆两种类型的自由，就会 出现上面所说的误解。

首先，人们提到自由时，往往指的是选择的自由。我们按自己 的意愿，做这件事，而不做那件事。反过来讲，一个自由的人不会 被迫做出违背意愿的事情。这是一种消极的自由。

第二种更重要的自由，是实现自己、控制自己行为的自由。它 是一种积极的自由，因为它通向人的目标。它可以表达为“自由的 意愿”，这是更加高级的自由，也就是“成为自己想要成为的人”

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