电子档案管理系统技术白皮书 - 图文(6)

清华紫光TH-AMS2013电子档案管理系统技术白皮书

文件管理是文档一体化的开端，本功能模块为办公室文书提供了一个简洁规范的收发文件管理界面，将文件的收发管理纳入档案管理的轨道，使文书在收发登记的同时，为日后的查询统计工作提供数据源，实现了“一次输入，反复利用”，在不增加办公室文书工作量的前提下，提高其工作效率，并且大幅度减少档案管理员的工作。

文件管理模块可以实现对文件的分类、登记、修改、删除，以及各种文件报表的打印等功能，文件的原件也可以在此模块中输入或引入系统，参加后续的立卷工作。

? 文件管理界面如图

? 文件登记

提供编辑、增加、删除和修改等功能，供用户完成文件的登记工作。 ? 数据检索

检索是档案管理员日常的工作之一，系统为用户提供了方便快捷的查询工具，系统提供直接检索和组合检索，任何一种检索中都支持模糊检索，如下图：

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? 数据范围

提供全部、待组卷、已组卷和不需归档等范围，供用户按照不同的方式查看数据所处的状态，并且，对文件所处的每个状态，提供颜色标志区分，绿色为已组卷、黄色为不需要归档，灰白色为待组卷文件。 ? 电子原文的挂接

本系统中电子原文的挂接按照挂接后电子原文的存放方式分为两种类型，数据库方式和文件服务器方式，前者指挂接后电子原文直接存储到数据库系统中，后者指挂接后电子原文存储到专用的文件服务器上。挂接过程可以通过直接挂接、扫描挂接和批量挂接等方式完成。 ? 数据的批量修改

批量修改即对多条数据按照一定规则进行修改，如：把多条记录的某个字段清空、把多条记录的某个字段添加固定的值、在多记录信息某个字段中查找替换等。 ? 文件打印

报表的打印是档案工作人员日常工作之一，本系统中为用户提供各种文件报表如：收文登记单、发文登记单、收文目录、发文目录等，打印方法简便快捷。 ? 选择显示字段

利用此功能用户可以根据需要选择要显示的字段信息和显示顺序，以方便查看文件信息。 ? 数据的转出

可以将选中的数据转出，目前可以支持三种文件格式，Microsoft Access格式、Microsoft Excel格式和dbf格式。 ? 数据的转入

可以将转出的数据转入，目前可以支持三种文件格式，Microsoft Access格式、Microsoft Excel格式和dbf格式。 ? 转入整编库

可以将选择的待归档数据转入整编库（归档前库），以供档案人员进行整理、编目和归档。

3.3、收集整编

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业务系统接口电子文件目录归档文件整理编目编目批量挂接电子档案原文库电子档案库

收集整编功能示意图

在实际档案工作中，经常是首先收集零散文件（收集工作可能是相关部门或相关办公系统完成的），之后进行组卷归档。这一过程可以在整理编目子系统中完成，用户可以完全依照自己的方式收集资料，在归档前库中存放所有内容完整或不完整的文件、案卷，最后按所需要的方法分类、组卷、归档。

归档文件的整理规则根据系统维护中的设置可以根据相关制度和规范进行定义，虽然有国家档案局的归档文件整理规则，但各单位对不同类型的归档文件的整理工作都不尽相同。因此，系统在系统设置与维护子系统中专门有针对归档文件整理规则的设置，例如排序方式、档号的组成规则、组盒（卷）规则等，档案管理人员可以通过设置不同档案类型的文件整理规则来规范各部门和基层档案部门的归档文件整理工作。

针对不同的档案类型，会有不同的整理（立卷）规则，系统完全可以应用于各类不同的整理方式和整理规则。

收集整编功能界面如下图：

系统提供两种组卷方式：

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? 手工组卷

首先要建立一个案卷，建立方法如下：

将光标定位在案卷窗口，然后点击工具栏上的【增加】按钮，双击添加的记录信息，在录入卡片里填写案卷的相关信息，点击【保存】按钮，一条案卷信息录入保存完成了，如果要添加多个案卷可以点击【增加】按钮，就可以在不退出的情况下继续添加案卷信息。

然后将将属于这个案卷的文件加入到案卷中。在散文件数据区选择属于此案卷的散文件，选择的时候可以利用Ctrl键或 【查询】＋【全选】来选择多条记录信息，点击右键在调出的快捷菜单中选择【加入】，将文件加入到当前案卷中。

选择已经整理好的案卷，然后点击右键在快捷菜单里选择【归档】，这样手动组卷完成。

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手工组卷还支持鼠标拖动移卷（项目）的功能，即，选择要移卷的文件（案卷），按住鼠标左键拖动到要加入的案卷（项目）中。

? 自动组卷

按照系统中设定的立卷，自动将属于这个案卷的文件加入到案卷中：

打散按钮可将一个案卷删除，卷内所有文件将变为散文件 拆离按钮可将案卷内的文件拆为散文件

移交是档案录入人员将整理完毕的案卷添加一个移交的记号，由档案管理员对有移交标记的

标志进行审核

如图所示，被标记为绿颜色的案卷便是已经移交的案卷，当鼠标悬停时会有提示信息。

档案管理员对录入人员移交的案卷进行审核，如果审核通过，则对案卷进行接收。 档案管理员对录入人员移交的案卷进行审核，如果审核不通过，则对案卷进行打回操作，

移交标志自动取消。

?

收集整编的特色功能

转到其它库：可以对某类型的档案的文件级数据（含目录和电子文件）转移到其他类型的文件级中。

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