电子档案管理系统技术白皮书 - 图文(3)

清华紫光TH-AMS2013电子档案管理系统技术白皮书

? 【增加】：可增加新的全宗号及全宗名称。

? 【删除】：可删除任一全宗号及全宗名称，具体操作是：用鼠标选中某一全宗，单击【删除】

按钮即可。

? 【修改】：可修改已经存在全宗的全宗名称，具体操作是：用鼠标选中需要修改的全宗，单击

【修改】按钮，在弹出的修改窗口中修改全宗名称，单击【确定】按钮即可，全宗号不能修改。

? 分类表管理

分类表是指企业档案管理中所遵循的分类规范表。建立分类表是为了对案卷的分类信息即目录信息进行管理及树状检索。用户可以自己定义分类表的层次和内容，具有很高的灵活性。分类表管理就是按照层次结构建立一个分类表。

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? 增加节点

在分类字维护页面上的分类号和分类名称两个编辑框中分别输入分类号和分类名称，然后点击【增加节点】按钮即可。 ? 增加子节点

在分类字维护页面上的分类号和分类名称两个编辑框中分别输入分类号和分类名称，然后点击【增加子节点】按钮即可。 ? 删除节点

在分类表信息文本框内选择要删除的分类，然后点击【删除节点】按钮即可。 ? 修改节点

在分类表信息文本框内选择要修改的分类，在分类字维护页面就会显示当前分类信息，在分类字页面上修改需要修改的内容，然后点击【修改节点】按钮即可。 ? 连接符维护

即制定各级分类之间的连接符。例如：1－1－1、1.1.1等。

? 档案库管理

【档案库管理】功能提供用户针对本单位各全宗的档案管理情况，建立符合本单位档案管理需求的管理架构，例如：档案类型、各类型的管理层次（项目、卷、盒）、各层次的库结构（著录信息）、录入界面和录入方式等。

通过档案库设置，可以根据本单位档案管理实际情况，结合档案管理的制度和规范，形成符合本单位档案管理系统结构。第一次使用系统，必须通过【档案库管理】功能定制本单位的档案管理结构。

? 添加档案类型

在【系统维护】—【档案设置】下，选择【档案库管理】项，如下图：

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可以增加档案类型，维护档案类型的字段和录入界面。添加档案类型时，可以根据要求选择是否包含项目、案卷、分类表，如下图

用户也可以根据自己的需要添加字段，方法如下图：

? 删除档案类型

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选择要删除的档案类型，然后单击鼠标右键，在出现的操作菜单中点击【删除档案类型】即可。 ? 修改档案类型

选择要修改的档案类型，然后单击鼠标右键，在出现的操作菜单中点击【修改档案类型】即可，其中只能修改名称和备注信息 ? 字段维护

对已经存在的档案类型的项目库、卷库、件（文件）库结构进行修改。 ? 添加字段

选择要修改的档案类型和要修改的库，在工具栏上选择【添加字段】按钮，在库结构定义窗口中会出现空白行，然后输入字段名称，类型，长度即可。 ? 修改字段

在库结构定义窗口中直接单击字段即可在其上直接修改。 ? 插入字段

操作同添加字段。 ? 删除字段

单击选中要删除的字段，再选择工具栏上的【删除字段】按钮即可。 ? 复制库结构

选中要复制的档案类型的库，再选择工具栏上的【复制库结构】按钮即可。 ? 粘贴库结构

在进行过【复制库结构】后，选中要粘贴的档案类型的库，再选择工具栏上的【粘贴库结构】，即可完成库结构的复制。 ? 创建库

【创建库】是把添加字段、修改字段、插入字段、删除字段的工作保存到数据库中，所以每次修改了字段信息就要进行【创建库】操作。 ? 界面定义

在库结构定义完后，应该重新定义录入界面，虽然在创建库结构时已经自动创建了一个界面，但用户可定义具有个人风格的录入界面。该界面主要用于数据的录入以及查询时查看信息内容或通过卡片式查询时使用。注意，在定义录入界面之前，应首先创建相应的数据库。用户可以根据需要在录入界面中定义需要的各种事件，使录入工作更简单、容易，提高录入的速度及准确率。 ? 导出录入界面

选中要导出录入界面的档案类型的库，再选择工具栏上的【导出录入界面】按钮，在弹出的窗

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口中输入录入界面的保存名称，点击【保存】即可完成录入界面的导出。 ? 导入录入界面

选中要导入录入界面的档案类型的库，再选择工具栏上的【导入录入界面】按钮，在弹出的窗口找到录入界面文件的保存文件，点击【打开】，会提示“导入成功”，即可完成录入界面的导入。

? 文件库设置

与上述档案库设置相同，系统通过【文件管理】子系统提供针对归档文件（收文、发文和其它归档文件）管理的功能，也可以用于其它各类文件的管理和整理，可以实现部门文件的随办随归。

由于文件库的库结构（文件的著录信息）和档案库的不同，因此可以通过【文件库管理】功能实现对文件库的定义和设置，使得【文件管理】子系统符合不同单位对文件管理的要求。

文件库设置所涉及操作与档案库相同，在此不再赘述。需要特别说明的是，文件库的设置支持对库的分类，即在库结构相同的基础上，可以通过分类的方式来按年度等方式建立年度库等。

? 立卷设置

针对归档文件的整理，国家和各单位都有相关归档文件整理规则，用以规范归档文件的整理并规范档案信息的组织和管理工作。归档文件整理编目，最终形成档案的过程我们可以简称为“立卷”的过程，主要是针对归档文件按照一定的规则进行组织和整理，形成一件/盒或文件/卷为单位的档案，立卷设置就是针对归档文件整理规则，通过系统对归档文件的整理工作进行约束的。用户可以通过立卷设置，将本单位（行业）的归档文件整理规则通过立卷设置定制到软件系统中，以确保档案人员和兼职档案员在进行归档文件整理工作中严格按照规范进行整理和编目，形成规范的档案数据。

系统提供的【文件管理】中的【文件立卷】功能和【收集整编】中的【组卷】功能都会按照【立卷设置】确定的规则去实现归档文件的自动和辅助整理。

因此在立卷之前，应先定义好立卷的一些规则、立卷的对应关系、档案库的对应关系， ? 选择档案库，设定卷内页数，选择案卷号的生成规则。

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