电子档案管理系统技术白皮书 - 图文(4)

清华紫光TH-AMS2013电子档案管理系统技术白皮书

? 定义分组字段，设定排序方式

? 档号设置

档号是案卷和文件的重要标识，不同单位也有不同的规则，【档号设置】功能提供给档案管理人员一个定义不同档案类型档号形成规则的工具。

选择要设置档号规则的档案类型库，在字段列表里选择需要的字段后双击即可，在连接符编辑框中输入连接符点击【添加】按钮，设置完成后点击【保存】完成设置，如下图：

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? 对应字段设置

系统大量的归档文件在文件库和整编库中，其中将整编库中整理好的归档文件归入正式档案库这一过程并不需要对应字段设置，因为我们上文已经介绍过，整编库的数据字段结构与档案库是完全相同的。但由文件库归入到整编库的过程中，由于文件库的著录信息与档案库的著录信息之间的差异，因此需要先定义好两个库之间的字段对应关系。

【字段对应设置】是定义在软件中文件转入整编库、编研时加入专题、案卷和文件级的跨级次取数等操作时数据的对应关系。

? 排序设置

系统可以将各个库中的文件按照一定规则自动进行排序，这样可以方便整理。

设置各个库的排序规则（升序或降序）；每个库按什么方式来排序，不同的用户有不同的排序方式，系统排序可完全由用户自己设置，如下图，在【档案业务列表】忠选择要设置的库，所选库的字段会列在字段列表中，选中要设置的排序字段，用鼠标拖拽到排序字段列表中，选择排序状态即可完成排序设置。

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? 权限管理

? 角色管理

每一个用户在档案系统中都会有一个相应的角色，管理原有管理员的角色，用户有用户的角色，在综合档案管理系统中，用角色来控制每一个用户的权限。 ? 用户和组管理

管理员可根据单位的部门来建立组；在每个组下建立属于组的用户，并赋予每个用户相应的角色。 ? 数据权限

数据权限用来控制档案的实体借阅、条目浏览、电子文件浏览打印和下载等权限。具体又可分为默认权限、规则权限和档案权限。

默认权限用来控制某一档案类型的所有档案的默认权限。

规则权限用来控制用户对某一档案类型的档案按照某一规则享有的权限，要选择权限控制的是归档前还是归档后，选择要给项目、案卷、文件还是电子文件赋权限，通过设置规则将相应的权限赋予用户；规则权限通常和默认权限一起配合使用，可以建立一套完整的用户权限设置方案。

档案权限一般用来进行临时赋权，可以赋予电子文件浏览、打印、下载、原文借阅权限，而且可以按照时间段或者次数赋予用户临时权限。 ? 网上赋权审批

网上赋权审批用来处理用户通过网页方式进行的赋权申请，如果通过审批，则用户申请的权限将生效，拒绝则不生效。要说明的是，用户在网页上申请的权限为按次数或时间段的临时权限。

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? 数据维护

? 日志管理

a) 登录日志：这部分可以记载某个用户在什么时间，在哪台机器上登录过档案系统，依据这日志

可以对档案人员进行管理。

b) 系统日志：这部分可以记载某个用户在登录到系统后，对档案数据进行了哪些操作，如果系统

出现一些数据丢失或者操作失误的事情，管理员可通过这个日志来查找出问题出现的时间及操作人员。

c) 网页查询日志：这部分可以记载某个用户在网上进行的电子文件浏览和下载、档案条目的删除

纪录。 ? 回收站管理

这个模块是对已经删除的文件进行管理，所有删除的文件都存储在这个模块中，在这里可以对这些数据进行还原、删除等操作，在这里删除数据后，数据便无法恢复。

? 数据转换

【数据转换】功能可将用户原有的Excel表格、dbf数据等格式的历史数据转入档案系统，并支持通过ODBC等方式链接的其他数据源。

? 数据字典维护

【数据字典维护】提供对系统常用项的自由定义，如主题词、代码库；同时提供对辅助信息库，如综合信息库、编研库等管理。

【代码库管理】用来管理系统中公用的代码表，如密级、专业、部门等，这些表的内容在系统中多次使用，而内容的范围有限，特别是在进行数据录入时，需要多次重复性输入，为此把它们设置为代码表，使其内容变为可选项而不必手工录入。

【主题词维护】用来维护系统的主题词库，在进行档案著录时，主题词项可以从“题名”字段忠自动提取。

【综合信息库管理】用来定义系统中相关辅助管理信息库的结构，如库房、设备、其他资料信息库等。

【编研库管理】用来定义编研信息库。

? 个人设置

一是可以密码修改功能进行用户口令修改，如下图。

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二是可以通过其它设置进行系统默认输入法、电子文件挂接路径和数据显示字体的设置，如下

图。

? 网页字段设置

网页字段设置用来控制用户在网页上进行著录和检索时，某些字段是否显示。

? 网页发布字段设置

用户可以根据需要，选择网页输出字段，选择后，在通过IE浏览时,在网页上进行档案检索时默认只显示用户选择的字段。

? 服务器配置

用来设置电子文件的存储方式，支持数据库方式和文件服务器方式（FTP）。

3.2、文件管理

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