财政票据管理系统说明书(2)

信德软件——信德财政票据核算系统

票据管理软件操作流程

为了让您更方便的使用本系统，使软件的功能充分的在您管理过程中展示出来，依据您不同的管理方法和水平，软件可进行灵活的初始化工作和操作流程。下面我们就票据管理过程中的不同管理层次，详细说明本软件如何进行灵活的初始化设置和投入使用后的操作。在正式使用本软件前，一定要将本章内容详细阅读清楚。 系统操作的流程如下：在第一次使用本系统时首先需要进行“初始化”定义，初始化定义主要包括用票单位定义及相关对应部门的定义，所管理票据信息定义及相关票据分类的定义，各单位用票范围及每年用票量计划的定义，投入使用日期时的票据期初库存号码情况和用票单位需核销票据期初库存号码情况定义，详细将上述信息定义后投入使用，日常的工作处理在“单据处理”和“帐表处理”中进行，如涉及单位增减、票据增减等变化时可在初始化中进行处理，“单据处理”主要包括票据入库处理、票据上缴处理、票据领购处理、收到上缴票据处理、票据核销处理、票据款补交处理。每月相关业务处理完毕后，进行帐表查询和打印确定无误后，进行月末处理进行下月的工作。“帐表处理”主要能生成票据领用存明细表、汇总表，单位票据使用情况表、汇总表，月初、当前票据库存情况，单位未核销票据情况以及票据款收入情况统计、核销票据收费收入情况统计。“系统管理”主要完成日常操作过程中辅助管理，如数据备份、数据恢复、设置口令、操作人员及操作权限设置、经手人设置等等。

初始化设置

无论您是属于何级别的票据管理单位，在正式启用本软件之前，以下初始化信息必须整理录入本系统：

1、 单位信息。单位信息又分领票单位和发票单位

领票单位是指从本级票据管理部门领取票据使用的单位，如下级票据管理单位及本级的用票单位等。在定义领票单位时，应先对领票单位进行单位分类，便于以后操作查找单位方便；同时，单位代码、单位名称及该单位是否核销（主要反映该单位所领任何票据是否对本级票据管理单位核销）为必要信息，必须按前面操作说明进行定义，其他信息可按了解多少录入备查。如果在以后又有单位增加时，在此直接增加即可，但减少单位时必须到下一年度年初初始化时才能删除，在使用过程中不得随意删除单位。

发票单位是指发放票据给本级票据管理部门的单位，如上级票据管理部

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门或相关印刷厂等。在定义发票单位时，单位代码、单位名称为必要信息，必须按前面操作说明进行定义，其他信息可按了解多少录入备查。

2、 票据信息。

票据信息是指本级票据管理部门所管理票据种类的信息，系统内置了河南省财政系统所管理票据的标准信息。如需自定义时，先将票据进行分类，然后将详细票据信息分别录入。其中，票据代码、票据名称、票据类型、每本份数必须录入，其他信息可视需要灵活进行录入。 3、 用票计划

在用票计划模块中，您需将各用票单位领用票据的范围进行定义（如不定义，系统认为此单位能领用所有票据），另外，对用票单位及所能领用票据是否需要核销进行定义。如需控制用票单位的用票量，还需在限量栏中将该用票单位该种票据本年所限领的用票量录入。 4、 期初库存信息

由于本软件能对票据号码进行严格的管理，所以本软件要求期初库存票据和各用票单位期初未核销票据的票据号码均要按实准确录入（期初是指系统票据管理的投入使用时间），依不同的单位情况，可按以下方法进行处理：（1）对日常票据管理非常严格的票据管理单位来说，如能随时掌握库存票据和用票单位未核销票据号码信息，确定某一时点作为投入使用时点，将此时点的库存票据和用票单位未核销票据号码信息录入即可。（2）对不能随时掌握上述信息的单位，可选择从上级领用票据的某一时点为投入使用时点，期初库存信息不作录入，但在此后进行发票、核销等相关业务处理时，只处理投入使用后从上级新领用的票据号码，对投入使用前的库存票据号码在投入使用后发放、用票单位领用投入使用前票据号码在投入使用后核销等业务暂用手工处理，不在本软件中反映，待投入使用前票据号码全部发放及核销后，软件中的票据号码信息即可完全与实际一致。（3）对近期换票的票据管理单位，从换票时点作为投入使用日期，旧票信息不必反映，系统只反映新票领用存信息。

5、 投入使用，以上信息确定录入完毕后，按上述期初库存确定的时点作为投

入使用时间投入使用即可。

日常业务操作流程

系统投入使用后，票据日常的管理工作主要有：从上级领购票据（入库）、用票单位领购票据（出库）、票据核销、其他日常处理工作。 ? 从上级领票处理（入库）。

当从上级部门领用相关票据后，需将相关号码录入本系统，具体方式是点击“单

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据处理”中“仓库管理”的“入库处理”，录入入库时间和相关票据起止号存盘，点击“库存”查看，本次票据号码已经入库。注意录入的号码须符合本软件的票号规则。

?

用票单位领购票据（出库）。

用票单位领票依管理方式定期领票（管理方式由相关票据管理部门制定），具

体方式是点击“单据处理”中“票据领购”选择相应格式或点击“前台发票系统”中的“发票处理”，软件提供了两种操作界面：前台自助领票和手工录入领票单。（1）前台自助领票要求票据管理比较严格，发放前需对各领票单位进行计划限额控制。选择录入领票日期、单位和所领票据后系统自动按从小到大的原则分配票号，并按一定格式打印领票单。详细操作说明见操作说明书。（2）手工录入领票单是单位领票时，将相关领票日期、单位和所领票据号码录入存盘。无论何种方式存盘后系统自动减少库存，如是需核销的票据，系统会自动增加对应单位的未核销票据库存。注意录入的号码须符合本软件的票号规则。

? 票据核销

某些票据种类单位使用后需定期向票据管理部门核销，记录使用情况，点击“票据处理”中的“票据核销”，录入相关日期和单位信息，进入票据核销界面，系统自动将本单位未核销票据号码信息调出供您参考，您可点向上箭头将相关未核销票据信息转到本次核销内容中进行修改。或直接录入相关票据信息即可，开出详细信息可点击工具栏中的“辅助”将相关票据使用情况的辅助信息（作废、损失等号码）进行录入。存盘后系统自动将单位未核销票据库存减少。注意录入的号码须符合本软件的票号规则。

? 其他日常处理

在票据日常管理过程中，除了上述业务外还有些其他业务，这些业务虽在日常工作中不常发生，本软件也考虑了相关内容，专门设计或融合在相关功能中，主要有： （1）上缴票据，此类业务主要指特殊情况下本级票据管理部门从上级领用过的票据，还未使用又上缴给上级时的处理，如上级票据库存不足临时调票使用、换票时大量库存票据作废或上级收回等等情况，软件进行上缴处理时，自动减少本级库存，不做其他处理。操作非常简单，点击“单据处理”中“仓库管理”的“上缴票据”，录入相关上缴票据号码信息即可。

（2）收到上缴或单位退票，此类业务类似上缴票据，主要指特殊情况下本级票据管理部门已发放的票据，还未使用又收回时的处理，软件进行处理时，自动增加本级库存，不做其他处理。操作非常简单，点击“单据处理”中“仓库管理”的“单位退票”，录入相关票据号码信息即可。

（3）废票处理，主要指由于印刷或其他原因造成相关票据不符合相关规定，发放

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或使用时未及时检查作为废票收回或作废时的处理，如票据号码不连续、联次错乱等情况，处理时分两种情况，如为整本时可先作单位退票处理，再做上缴票据处理；如票据在使用过程中发现错误，可在做票据核销中作为票据作废处理。

（4）批次发生变化，本软件V10版本暂未考虑批次问题，所以如涉及同一种票据不同批次可能发生重号，目前如涉及此问题可将不同批次的同一票据作为两种票据管理，在“初始化”票据定义中增加一票据种类即可。 （5）单据作废处理（非正常情况），在特殊情况下，入库单、发票单、或核销单等单据由于手误或其他原因造成的当时单据录入错误，须将原录入的单据进行作废处理，再将正确的单据补录，重新整理数据即可。操作在“系统管理”中点击“特殊处理”进行相关操作即可。注意，此处仅能作废本月的单据。

（6）内部控制执行，在票据管理过程中，业务量较大的票据管理部门，一般由多个人来管理此项工作，此时从软件上就须将依各个人分工将相应模块进行控制，并记录各个人所做的工作过程。操作在“系统管理”中“操作人员”中进行操作人员及相关权限的定义，且每个人员需定义自己的口令，定义方法为依本人人员代码进入系统后，在“系统管理”中“口令重置”中进行定义。

以上依照日常票据管理工作中的重点和常见问题，列出软件实现各项工作的流程，仅供大家在使用信德票据管理系统软件时参考。如在操作过程中遇到以上未作介绍的具体操作问题，请参考后面章节的详细操作说明或者与信德软件公司联系。

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第一章 初始化

本章内容主要介绍初次使用票据软件需要完成的工作。初始化工作非常重要，它为以后的工作奠定基础。系统已经将一些标准化信息内置在软件中，您在初始化过程中可先领用标准数据后，再依本单位情况进行修改。可初始化信息主要包括以下内容：单位部门分类信息、单位相关信息、票据分类信息、票据明细信息、所属单位用票计划信息、票据期初库存信息、单位需核销票据库存信息。以下我们来详细了解各个初始化信息的相关内容及如何进行各项的初始化定义。

1．1 部门分类定义

本功能主要用来定义所属单位的部门分类，定义后便于对单位进行检索。部门分类较为灵活，您可按您的管理习惯来进行划分，亦可按系统默认的分类。

点击“部门分类”，出现如图1-1所示操作界面：（在“单位定义”中亦可进行部门分类的定义操作同此一致。）

点击“增加”或把光标条移动到最下方可进行增加一部门分类，点击“删除”可将光标条所在部门分类删除。系统自动按代码大小顺序进行排列。

图1-1

图中信息如下：

部门序号：为每个部门分类的代码，可人为按一定意义编写或按顺序号编写。 部门名称：为每个部门分类的名称。

是否核销：定义该部门下的单位是否需向本级财政部门核销。将此栏标记为“√”

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