浅析提高办公室工作效率的途径

摘要：文章从独立学院办公室的职能入手，提出当前独立学院办公室管理中存在工作人员责任心不强、积极性不高、分工不明确、工作压力大和人员素质亟待提高等问题，认为办公室管理部门应从提高工作人员的思想认识、健全学院规章制度、鼓励探索新工作方式、提高管理人员综合素质和改善办公条件等方面入手，提高独立学院办公室的工作效率。
　　关键词：办公室；工作效率；独立学院
　　
　　随着我国高等教育的改革发展，独立学院已成为我国高等教育的一支重要生力军，承担着本科人才培养的重任。学院办公室是整个独立学院运作的中枢，作为一个综合性的管理部门，它起着上传下达、沟通左右、保证学院各项工作正常运作的作用。随着独立学院的快速发展，办学规模的扩大，学院办公室的任务也越来越繁重和复杂，为了更好地发挥其参谋、督察、协调和服务的职能，恰当地处理好学院各个部门之间的关系，解决好学院的各项事务，学院办公室必须改进工作方式，努力提高工作质量与工作效率，以此来满足独立学院跨越式发展的要求。
　　一、独立学院办公室的职能
　　要改进工作思路，提高工作效率，必须对学院办公室的工作职能有一个准确的定位，只有权责明确，才能各司其职，提高效率。虽然不同学院的管理体制不尽相同，导致学院办公室的职能会有细微的差别，但总的来说，有以下方面：
　　（一）上传下达、检查监督与综合协调
　　学院办公室既是领导对内开展工作的指挥中心，又是对外接受学校职能部门工作任务的“桥梁和纽带”，发挥着承上启下、协调左右、联络内外的中心枢纽作用。对于学院领导交办的事项，办公室要认真落实，并就任务的实施情况进行检查监督，并及时向领导汇报完成情况，保证各项管理目标的实现；针对学院老师或相关部门提出的意见和建议，办公室要及时汇总，向学院领导反馈，并将领导的批示传达给相关部门。由于办公室的工作量大、事务繁杂、服务对象多种多样，在繁杂的行政事务中，势必出现不同意见和各种矛盾，这时办公室工作人员必须在协调、沟通上下功夫，协助领导协调各个部门间的关系，保证学院各项工作顺利开展，保障学院拥有一个宽松的育人环境。
　　（二）辅助决策，服务领导
　　学院办公室在执行学院领导下达的任务过程中，接触面广，信息量大，能够准确把握学院发展过程中存在的问题，学生工作的重点和难点。此时，学院办公室除了协助院领导处理学院日常党务、政务工作之外，还应当当好领导的参谋，为领导献言献计、出谋划策，为领导制定合理有效的政策提供信息和建议，促进学院的发展。
　　（三）做好后勤，服务师生
　　办公室工作千头万绪，一言以蔽之就是服务。除了协调工作、服务领导之外，办公室还要承担会议安排、人事聘任、物资采购、重要文件收发、接待各种来访、组织学院相关活动等事务，如此繁杂的事务就要求办公室工作人员能够各司其职、忙而不乱，把服务工作做到尽善尽美。
　　（四）营造文化环境职能
　　教师是学校文化建设的主体，由于教师平时忙于备课、教学、实验或科研，除了常规性的学院大会，他们很少有时间会聚在一起。因此，学院办公室必须在文化建设中起到主导作用，主动承担起学院文化建设的职能，努力为学院营造一个和谐、健康的工作和学习环境。
　　（五）对外窗口职能
　　学院办公室还负责学院对内、对外宣传工作；负责回答学生或家长的疑问；负责编发简报，学院网站的建设与监管；负责办公室网站的维护及更新。组织、协助院领导接待重要来访，处理信访等。
　　二、独立学院办公室管理中存在的问题
　　（一）工作人员的责任心不强，积极性不高
　　由于办公室的工作比较零碎，很多人认为这是仅仅是跑腿打杂的事务活，没有技术含量，谁都可以胜任。正是由于工作人员对学院办公室工作识上的偏差，致使有些工作人员不能安心工作，责任心不强，成天想着调整到一个更好的职位；另一方面，由于长期“重使用、轻培养”的政策，学院忽视了对工作人员的培训，导致他们自身能力得不到提高，加之工作繁忙，从事科研时间较少，研究成果有限，职称晋升也有难度，影响收入，这些现象都会加速办公室人员的更新，严重影响工作的衔接。在工作态度方面，有些工作人员对自身工作抱着“不求有功，但求无过”的心态，认为“多做多错、少做少错，不做无错”，工作上只是被动地完成领导交给的事务，积极性不高。

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