《单份文件归档整理工作流程、控制措施与质量标准》说明
一、适用范围：
流程（一）适用于各部门年终移交由档案室统一整理归档的单位； 流程（二）适用于由部门整理或实行即时归档的单位。
对已应用办公自动化系统实现电子文件归档管理的单位，其流程未纳入此范围。
二、采用《单份文件归档整理工作流程、控制措施与质量标准》前，必须先制定本单位《文件材料归档范围及保管期限表》，并经本单位领导签署、在单位内部发文执行。制定《文件材料归档范围及保管期限表》时应注意以下方面的问题：
1、必须依据国家档案局《文书档案保管期限表》或上级主管部门关于文件材料归档范围、保管期限的规定；
2、结合本单位的工作实际和文件材料产生、利用的情况； 3、本单位文书处理部门、档案部门与各部门共同研究制定； 4、应保证文件的齐全完整，尽量做到应归档文件无遗漏，保管期限划分准确；
5、符合单位及各部门实际，尽可能细化；
6、注意“账外”文件的收集，特别是各种图表、花名册、本单位出版的书刊和需要本单位贯彻落实的会议文件。
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单份文件归档整理方法操作简图（流程一）
收 集 收集应归档的 文件材料 判断文件是否归档 齐全完整 依照归档范围,慎 重决定文件去留 归档判断 确定期限 期 限 分 类 确定归档文件的保管期限 准确客观 年度-机构（问题或文号）-期限 分类方法科学、适用，保持相对稳定 不空号、不漏号 只编没有页码的部分 编 制 页 码 装 订 排 序 用不锈钢钉或线单“件”装订 按期限-机构-时间三个层次排列 在每一“件”的上方空白处盖档号章 有关的信息录入专用的档案管理软件 按件号顺序装盒、上架 便于保管利用 顺序相对固定 清晰、端正，件号不重、不空 录入的内容尽可能详细、准确 不同保管期限、不同机构的不要装入同一盒 盖档号章 电脑著录 装盒排架
打印目录 归档文件目录一式两份 写归档说明、装订成档案目录 分保管期限按件号顺序打印归档文件目录 目录封面、背脊上的项目要填写完整 编制检索 工 具 2
单份文件归档整理方法操作简图（流程二）
归档判断 确定期限处理完毕的文件逐件判断是否归档 依照归档范围,慎 重决定文件去留 编 制 页 码 确定归档文件的保管期限 只编没有页码的部分 准确客观 不空号、不漏号 电脑著录 盖档号章 装 订 有关的信息录入专用的档案管理软件 录入的内容尽可能详细、准确 清晰、端正，件号不重、不空 在每一“件”的上方空白处盖档号章 装盒 打印目录 用不锈钢钉或线单“件”装订 分保管期限、按件号顺序装盒 便于保管利用 不同保管期限的文件不要装入同一盒中 分保管期限按件号顺序打印归档文件目录 归档文件目录一式两份 档案实体与目录，于次年上半年移交档案室 交 移 检查验收 同时移交相关文件、目录的电子版本 档案室检查验收实体与目录 检查实体整理与目录是否规范 按相对固定的机构顺序排列 目录封面、背脊上的项目要填写完整 排 架 将档案实体装入档案柜中 写归档说明、装订成档案目录 编制检索 工 具
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流程（一）：各部门年终移交由档案室统一整理归档
流程 操作步骤 1、每年的1-2月份，由档案室通知各部门做好上年度文件材料的收集工作，提出具体要求，并附上《文件材料归档范围及保管期限表》； 2、档案室应做好接收的登记汇总 工作，对各部门移交文件材料的种类、1、收集 数量、时间、存在问题进行登记； 3、档案室依据归档范围，参考本单位收发文登记本和印章登记本等，检查各部门移交的文件材料是否齐全，并办理交接手续 。 2、归档判断
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控制措施与质量标准 1、收集的范围：领导和各部门上年度处理完毕的文件材料； 2、收集的时间：每年的1-2月份，由档案室提出要求； 3、收集的要求： ① 应归档材料须齐全、完整； ②注意收集在电脑上起草文件的电子版本。 确定文件是否归档 依据归档范围，需归档的转入下一流程；不需归档的剔除。 3、确定对照保管期限表确定每份文件的归档文件保管期限的判定必须准确、客观 保管期保管期限 限 1、分年度:把文件材料按形成年度分开 2、分机构(问题)或文号:在同一年4、分类 度内按机构（问题）或文号分开 3、分保管期限:同一机构（问题）或文号内按不同的保管期限分开 在文件正面的右下角、背面的左下5、编制角编上页码 页码 的，只需合并计算页数。 1、一般应去掉文件上原有的易生 6、装订 锈的金属物； 1、要求：装订方法应尽量不破坏档案原貌，有利于保管利用。 2、推荐使用的装订方法有：不锈钢钉、线装。（白乳胶粘贴、缝纫机车缝等方法不再使用）
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文件的“形成年度”是指文件的成文日期 1、按文件的形成或承办部门来确定应归入的机构。 2、综合性的文件材料放入“办公室”或相应的综合办文部门。 分类方法应保持相对稳定 无论是正本、定稿，还是正文、附件、多页的文件处理单，凡没有页码（单页的除外）的，均须编制页码。各部分已有独立页码
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