采购付款制度及流程

1.目的：

为规范公司各类采购货物（包括工程劳务、租赁吊机、分包、费

用）等支出性合同、付款及采购（或劳务、费用）发票的管理，结合公

司实际情况，制定本制度。

2. 适用范围：

***建筑产品（上海）有限公司/***建筑产品（天津）有限公司、上海

华凌建筑工程有限公司、上海藤申防火建筑材料有限公司。

3. 操作规定：

第一条、合同管理规定

公司各类货物采购（金额含1万元及以上的）及工程劳务业务均需签订合

同。金额在500元-10000元的，至少需提供采购订单（供应商或我司的报

价单）。

合同的签订及审批、合同内容填写要求、合同的评审、报送及执

行参照《公司合同档案管理制度及流程》

第二条、付款管理规定

所有因采购货物、接受劳务的付款业务均需凭经核准的《付款申请

单》付款。***原材料、运费、加工费、机器设备等使用ERP系统

生成的《付款申请单》，其他公司或其他项目使用公司印发的《付款

申请单》。

下面按几种方式或类型说明付款时所附单据、内控审核、付款流

程：

***（上海）：

1、全额预付款业务

预付款业务授权审核流程：采购经办人系统导出《付款申请单》，

右上角加盖“预付”章→上海工厂的采购业务需要采购分管部门经理

签字→各地工厂厂长签字→外地工厂的采购业务供应商开发核准→单

张采购订单超过1W元，需要郑总签字（或郑总授权人）→应付帐款会计签

字→财务负责人签字→银行出纳付款

预付款后附单据：标明项目编号的物料采购申购单（固定资产采购需附

经总经理审核的《固定资产申购单》）、采购合同(10000元以下附采

购订单）

授权审批人审核要点：

（1）、采购分管部门经理审核上海工厂采购合同商务条款、供应商资

质、账期和采购价格

（2）、各工厂厂长确保采购单价在供应商开发提供的报价范围

（3）、外地工厂的采购业务需要供应商开发核准

（4）、对超过1W的采购业务，郑总进行批准

（5）、应付帐款会计审核要点：审核合同付款条款中金额和付款申请单金

额是否一致，物料采购申购单和合同条款品名、数量是否一致，确认无误

后上查系统申购单，在系统里审核付款申请单，在纸质《付款申请单》

上签字，并注明截至申请日该供应商应付或预付余额，并在备查帐中进行登

记，以备后续核销。

（6）、财务负责人审核整个授权审批环节即内控的完整性

对于全额预付货款的经济业务, 采购经办部门必须慎重把关,确保与供应

商业务关系良好，合同正常执行。对于预付货款后，供应商没有提供货物

或劳务的，采购经办人应负责后续跟踪直至解决；对于全额预付货款的，发

票必须随货同至。货到发票到后审核流程比照下文后付款账期付款业

务。发票不能随货同至的，必须在供应商指定的允许名录里。

2、比例预付+分次付款业务

首次预付，付款时所附单据、内控审核点、付款流程同上。

分次付款中有“发货前付款”，同首次预付，但需在《付款申请

单》上注明首次付款金额。

分次付款中留质保金的，发票须在除质保金外的最后一次付款时收到全

额发票。

上述1、2两种情况，ERP系统里付款申请单来源于“采购订

单”。

2、后付款和账期付款业务（货到且发票到）：

后付款和帐期付款除承兑汇票转让外，按照发票金额付款。

后付款和账期付款授权审核流程：

发票录入→发票结算→发票审核 货到验收入库，仓库已办理采购

入库手续，并收到该笔业务发票的，材料采购经办人员核对采购订单、采

购入库单后并在ERP系统里录入发票，发票里的“发票日期”、“立账日”“收付款协议”为必填项，点“结算”。材料采

购经办人员将匹配好的采购入库单、采购发票、采购申购单、采购合

同交给应付会计审核。

采购发票审核→采购经办人系统导出《采购申请单》，源单类型

抓“采购发票”→上海工厂的采购业务，采购分管部门经理签字→

各地工厂厂长签字→外地工厂的采购业务供应商开发核准→单张采购订

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