Excel - 实用教程 - 60分钟成高手(8)

还是有可能做些力所能及的转换，并完成计算，虽说不是所有的转换都能成功，但下表中所列的常见输入错误都能被很好地处理。 表：公式中的数据类型自动转换

公式 产生结果 说明 =\3 在中文Excel 2000中，文本与字符串都是由一对双引号(英文)来引用的，也就说双引号中的内容应当视为文本。但当公式中使用加号(+)时，中文Excel 2000会认为运算项为数字。虽然公式中的引号说明“1”和“2”是文本型数值，但是还是会自动将它转换成数字。 当公式中需要数字时，中文Excel 2000会将其中的文本转换成数字。 中文Excel 2000将具有 mm/dd/yy 格式的文本看作日期，将日期转换成序列号之后，再计算它们的差。 =1+\5 =\31 =SQRT(\中文Excel 2000是不能将文本转换成数字的。#VALUE!(#因为文本“8 + 1”不能被转换成数字。如果使值！) 用“9”或“8”+“1”代替“8 + 1”，则将把文本转换成数字并返回 3。 ATRUE 当需要文本时，中文Excel 2000将数字和逻辑型数值转换成文本。 =\ 表中的SQRT工作表函数用于计算圆括号中的数——操作数的正平方根。

语法为： SQRT(number) Number为需要求平方根的数字，如果该数字为负，则将返回错误值#NUM!。

如：SQRT(16) 等于 4 SQRT(-16) 等于 #NUM! SQRT(ABS(-16)) 等于 4

总结： 这一部分介绍了中文Excel 2000的自动计算功能，以及输入与使用化工的方法。也许当您使用这个软件开展工作后，随着大量的数据积累，还需要通过链接或者外部引用来共享其它工作簿或工作表中的数据。

如下例中，AVERAGE工作表函数将计算同一工作簿中Marketing工作表B1:B10区域内

的平均值：

在这个例子中，工作表的名称和感叹号 (!) 位于区域引用之前。这种链接工作簿中工作表的用途很广，您可以很容易的理解到不但可以用于计算，也可以在指定的单元格中引用计算的结果。构建链接层次。

例如，一组销售部门可以跟踪各自工作簿中的数据，然后将数据输入到按区汇总的工作簿中，接着再输入到按区域汇总的工作簿中。如果为链接提供数据的单元格发生了变化，那么只有当包含该链接的工作簿处于打开状态时，中文Excel 2000才会自动更新该链接。如果确实链接了工作簿，那么在修改了源工作簿中的值后，请一定更新其从属工作簿。如果修改源工作簿时其从属工作簿是打开的，中文Excel 2000就会自动更新从属工作簿。中文Excel 2000可通过两种方式显示链接到其他工作簿上的公式，这取决于源工作簿（为公式提供数据的工作簿）是否打开。当源工作簿打开时，链接中包含工作簿的名称（在方括号中），然后是工作表名称、感叹号（!），接着是公式所在的单元格。 例如，若Budget.xls打开，则可以使用公式： =SUM([Budget.xls]Annual!C10:C25)

Excel 2000速成教程

第三部分 管理数据清单

第一讲 创建数据清单

在中文Excel 2000中，排序与筛选数据记录的操作需要通过“数据清单”来进行，因此在操作前应先创建好“数据清单”。“数据清单”是工作表中包含相关数据的一系列数据行，如前面所建立的“员工工资表”，这张电子报表就包含有这样的数据行，它可以像数据库一样接受浏览与编辑等操作。这与使用中文Visual FoxPro 6相类似，只是在中文Excel 2000中可以很容易地将数据清单用作数据库，而在执行数据库操作时，例如查询、排序或汇总数据时也会自动将数据清单视作数据库，并使用下列数据清单元素来组织数据：

·数据清单中的列是数据库中的字段

·数据清单中的列标志是数据库中的字段名称 ·数据清单中的每一行对应数据库中的一个记录 那么数据清单与电子报表的区别是什么呢？

其实没有多大的区别，前者的第一行含有列标题，后者是包含数据清单在内的数据库，而且还有标题！所以，您能很容易的建立数据清单。如员工工资表中的“姓名”、“年龄”、“职务”、“工资额”，这些就可以作为数据清单中的列标题，使用鼠标器选定如图1所示的单元格区域，一份数据清单就建立好了。

图1 选定这个区域建立数据清单

其实，若选定一个区域，中文Excel 2000也会在需要的时候自动建立一份数据清单，只是该数据清单将包含所有的单元格，自动找到的列标题也不一定正确。

注意：在每张工作表上只能建立并使用一份数据清单。您也应避免在一张工作表上建立多份数据清单，因为某些数据清单管理功能(如筛选)等一次也只能在一份数据清单中使用。 一旦建立好了数据清单，还可以继续在它所包含的单元格中输入数据。无论何时输入数据，初学都应当注意遵循下列准则： 1.将类型相同的数据项置于同一列中

在设计数据清单时，应使同一列中的各行具有相同类型的数据项。这一点在前面建立“员工工资表”时就体现了出来，这是初学者一眼就能看明白的。 2.使数据清单独立于其它数据

在工作表中，数据清单与其他数据间至少要留出一个空列和一个空行，以便在执行排序、筛选或插入自动汇总等操作时，有利于中文Excel 2000检测和选定数据清单。 3.将关键数据置于清单的顶部或底部

这样可避免将关键数据放到数据清单的左右两侧。因为这些数据在中文Excel 2000筛选数据清单时可能会被隐藏。 4.注意显示行和列

在修改数据清单之前，应确保隐藏的行或列也被显示。因为，如果清单中的行和列没有被显示，那么数据有可能会被删除。

图2 进入“边框”选项卡

5.注意数据清单格式

如前所述，数据清单需要列标，若没有的话应在清单的第一行中创建，因为中文Excel 2000将使用列标创建报告并查找和组织数据。列标可以使用与数据清单中数据不同的字体、对齐方式、格式、图案、边框或大小写类型等。在键入列标之前，应将单元格设置为文本格式。

6.使用单元格边框突出显示数据清单

如果要将数据清单标志和其他数据分开，可使用单元格边框（不是空格或短划线）。 其操作步骤如下：

步骤一、右击选定的单元格，然后从快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，进入“单元格格式”对话框后单击“边框”选项卡。

步骤二、单击“外边框”按钮后，从“线条”区域的“样式”列表窗中选择一种线型，参见图3。

图3 选择边框线的样式

步骤三、从“颜色”下拉列表中选择边框线的颜色，接着在“预览窗”中单击要使用边框线的边线，参见图4。

图4 单击要使用边框线的边线

步骤四、单击了每一条要使用边框线的边后，单击“确定”按钮，然后在中文Excel 2000的工作窗口中单击数据清单外的任意一处，就能在屏幕上看到所加入的边框线了，如图5所示。

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