公司人事档案管理办法(2)

（二）每卷档案的内容按照档案清单上的各项进行归类和登记，并建立电子台账，以方便查询。

（三）每卷档案内容的归类，详见人事档案管理办法第九条，共分十类进行整理。

（一）题目与材料相符，太长的可简化，但要反映材料的主要内容，无题目的可自行拟题目；

（二）材料形成时间一般采用材料形成的最后落款时间； （三）档案材料页码按图书编页法进行编页，凡有文字页面均为一页，已印有页码的材料应如数填写。

第十三条 档案材料统一使用十六开（184X260毫米）规格办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、纯兰或红色墨水及复写纸书写。

第五章 档案的收集、保管和销毁

第十四条 新员工正式入职后，15个工作日内，必须将工作档案（包括解除合同证明）、学籍档案等有关材料一并交公司人力资源部，并接收登记（见附件1），未按期递交者，由员工所在部门告知因档案未转，造成的熟练工认定、工龄计算等相关损失，员工本人承担主要责任。

第十五条 员工进入公司、人力资源部对员工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料等要及时收集，整理归档，保持档案的完整。归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、准确、文字清楚、手续齐备。材料须经公司审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后

归档。

第十六条 按规定需要销毁档案材料时，必须认真履行登记手续并经主管领导批准，方可粉碎销毁。

第十七条 档案卷皮、目录和档案盒的样式、规格应统一使用中组部规定的标准。

第十八条 严禁任何人私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊。对违反规定者，应视情节轻重，严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。

第六章 档案的提供和利用

第十九条 因工作需要查阅和借用档案，须遵守下列规定： （一）查阅人事档案应填写审批表，按规定程序逐级审批，方可查阅。

（二）在查阅时必须保证两人以上，且至少有一人是中共党员。 （三）人事档案除特殊情况外一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应事先提交报告，说明理由，经部门负责人批准，报主管领导批准，并严格履行档案查看、借阅手续（见附件2）。

（四）档案管理人员、员工本人，任何人不准以任何借口涂改、伪造档案材料；不准将应归档材料据为已有或者拒绝归档；不准将本办法所列归档范围之外的材料擅自归档；不准将虚假材料和不符合归档要求的材料归入档案；不准私自、指使或者允许他人抽取、撤换或销毁档案材料。

（五）查阅档案必须严格遵守保密制度，对违反人事档案材料收集归档工作纪律的，视其性质、情节轻重和造成的后果，对负有主要责任人员和直接责任人员进行批评教育，或给予相应处分。其中，档案管理人员参与涂改、伪造档案材料的，要从严从重处理，并不得继续从事人事档案工作，情节严重的要追究其法律责任。

（六）因工作需要从档案中取证的，须经档案所在部门负责人批准后才可复制办理。

第七章 档案的转递

第二十条 员工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，工作交接并办清所有手续后，如无特殊情况，档案室应将其人事档案封存好，待其持调档函（见附件3）后转入新单位。

第二十一条 转递档案应遵守下列规定：

（一）对转出的档案，先与人事管理人员核实，确保转递档案人员已经办完离职手续，已和公司解除劳动合同，无拖欠公司相关费用等，核实一切正常后，填写员工人事档案转递通知单（见附件4），。

（二）按照公司程序对转递人员人事档案进行核对，用公司封条（见附件5）进行密封，并在封条上规定地方进行签章，密封完转递前填写员工人事档案转递登记表（见附件6），详细登记快寄单号，联系电话等信息，方便随时查询转递情况。

（三）对按程序需要转出的档案材料，不得扣留或分批转出。 （四）接收单位收到档案后，应在员工人事档案转递回执单上签

收盖章，并将回执单尽快寄回公司，以确保员工人事档案转递无误。

第八章 附 则

第二十二条 本办法由XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX公司人力资源部负责解释。

第二十三条

本办法自发文之日起执行。

二○一三年九月三日

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