OA办公系统需求分析(2)

OA办公系统需求分析说明书 OA办公系统

4.2个人办公

此系列模块主要起辅助工作的作用，是全体员工工作的好助手。

个人设置：设置个人信息；查看设置用户个人密码；修改用户的姓名、联系方式等基本信息；出差、休假用户可设定相应状态，便于系统管理。

待办事宜：待办事宜模块集中了用户当前需办理的工作和需处理的事务。包括系统大部分模块，如邮件、消息、日程安排、办文、阅文等；用户登录系统后，各类待办事宜分类列出，点击相应链接即可进入相应页面办理，起到引导用户完成工作的作用。

日程安排：方便个人安排每天日程，方便领导安排监督下属工作任务，主要包括如下功能：

设置各种类型的个人日程，并以日历方式按天和按周两种方式查看；授权用户也可给他人安排日程；可显示农历。 工作日志：基于网络的工作日志系统，可设为私有，限制，公共三类级别分别供自己，部门领导，全部人员查看。便于个人总结，便于上级检查工作，便于和同事分享工作经验，是知识管理挖掘隐性知识的一种手段；用户可随意添加，删除，修改多个日志，通过翻阅日历查看任一天的日志也可通过日期，关键字等检索日志。 消息提醒：设置消息提醒功能 每当用户登陆系统时弹出提示窗口.

4.3工作流程

工作流简单的说就是一组人员分多个步骤完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交（交互）过程。几乎所有的业务过程都是工作流，特别是办公公文审批流转处理。每一项工作以流程的形式，由发起者（如文件起草人）发起流程，经过本部门以及其他部门的处理（如签署、会签），最终到达流程的终点（如发出文件、归档入库）。 发文管理

发文管理在网上完成单位内部和对外公文的起草、审批、核稿、签发、发布、存档、查询等处理。支持WORD, EXCEL文件的在线修改，提供数字签名、电子印章技术。

拟稿人员可方便地引入WORD等文档，发文拟稿在通过审批之后即形成正式文件，并可打印或授权指定的人员传阅、发布、存档；公文在流转的过程中，拥有权限的人员可修改文件、填写意见、执行否决等操作；文件的指定接受者（报送对象）登录系统后会自动接收文件，阅收者可签署意见，并可根据情况将文件再次传阅给本部门的其他人员；管理人员可实时监督催办系统内正在流转的各类文件；可检查文件发放、归档、作废情况；可检查各部门文件阅办情况。 收文管理

完成单位外来公文的登记、管理，拟办、批阅、主办、阅办，并可完成归档、查询等全过程处理；在原理上类似于发文管理。同发文一样，支持灵活的流程定义，文件提交、退回及终止以及提供健壮的存取安全控制等。 业务流程

运用工作流引擎技术，用户可自定义日常办公和业务工作流如工作请示，处理业务单据。 审批流程1.采购审批流程

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开始 生产部调度员提交申请 生产部长审核 技术部认证 总经理签字 采购部采购 质检部检验 调度员存档 生产部试装 退出

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2.用车申请流程 3.请假流程 4.会议室申请

开始 开 始 用户提交用车申请单 用户申请 用户申请 开 始 行政部长审批及记录 部门领导审批 行政部审批 安排派车 行政部存档 安排时间及会议室 结束 结 束 结 束 4.4公共信息

公共信息系列模块提供了一个信息发布和共享平台，满足了个人之间，上下级之间，集体间交换信息的需求。 公告栏：用于发布单位的公共信息如新闻、领导讲话等。公告栏内可设置多个栏目，供某个部门使用或者全体人员使用。授权人员可在相应栏目发布管理文章。

论坛：提供给员工一个交互沟通的平台。员工可在此讨论工作生活中的各类问题，促进解决问题，加强人员沟通。论坛可设置多个论坛区，论坛区下面可设置多个版面，用户可在各版面提出话题参与讨论；论坛区和版面由论坛管理员管理；每个版面可由管理员设置版主，负责对该版文章的管理。

共享文件：提供了一个用户共享单位内部各类知识的平台。各类资料如法律法规、技术文档等加入其中后，既方便资料的下载和管理，又可实现信息共享。主要功能包括目录和文件的创建、修改和删除；具备合理严格的权限控制。

4.5行政办公

此系列模块提供了一般单位日常事务的计算机网络管理方式，旨在减轻相关办公人员的工作压力，提高工作效率。 会议管理：实现了会议的智能化管理。用户可查看各个会议室的当前使用情况，避免使用冲突；授权用户可直接召

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开会议，发布会议通知；一般用户可提出会议计划，经上级审议后，发放会议通知；负责人员可整理每次会议，形成历史会议记录，供日后查询。

人事管理：主要解决了人事档案的计算机存储，检索，重点解决了复杂查询的问题和系统纪录更新过程复杂的问题。包括对员工人事档案的登记、检索、查看、修改、删除等操作。登记档案时可分别添加用户的基本信息和其他信息，并可存储用户照片；检索用户可自定义查询条件，使得查询结果更加精确；结合工作引擎提供请假申请、出差申请功能。

车辆管理：提供了对单位公用车辆的档案管理和使用管理，包括对车辆的基本信息、使用记录进行各种管理操作；结合工作流提供车辆申请功能。

办公资产：提供了单位内公共资产的分类管理。主要实现了对办公资产的登记、查询和转移等功能；结合工作流提供办公物品请购等功能

4.6网络通讯

此系列模块功能提供一系列通讯模块，包括电子邮件和即时通讯，为协同办公提供方便： 电子邮件： 融合公司的企业邮箱.

即时通讯：以WEB方式向在线用户和非在线用户发送消息。在线用户会在瞬间收到提示，不在线用户在登录时会得到提示。

通讯录：此通讯录集成了个人通讯录，单位通讯录两部分。普通用户可在个人通讯录添加通讯信息；单位通讯录则保存使用本系统的所有用户通讯信息。在相应的通讯录中均可实现对联系组和联系人的分类和管理。

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4.16系统管理

管理员主要管理下列内容：

用户管理：包含下列功能显示用户列表，查看用户信息；添加删除用户，修改用户信息；检索用户资料信息；修改设定各用户在各模块的权限；查看所有在线用户的情况。 部门设定：设定单位树状组织结构，部门名称等； 角色管理：设定角色名称,支持一人多职功能；

权限设置:用于设置各操作员使用系统的权限，为了方便设置，一般的应用系统都是可以将操作人员分组的，将通用的权限赋予整个组，个别的权限单独赋予个人，这样可以大大减少权限管理的工作量。 数据备份:用于备份系统数据库。

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数据恢复:用于恢复系统数据库。

日志管理:用于维护系统的使用日志。一个好的应用系统会对任何操作员进行的所有操作进行日志记录，“日志管理”可以查询、导出和删除历史的日志。

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