监理项目部管理办法(2)

3.4.8 负责项目部活动、会议的通知、准备及记录工作。 3.4.9 负责项目部电话接听及转接，办公室公共卫生区的监管。 3.4.10 负责项目部公共办公设施（传真机、打印机、计算机、网络、电话、办公用品）的管理。

3.4.11 负责日常接待工作及其它事务性工作。

4 项目部会议制度

4.1 项目部每天召开一次项目进度、工作安排碰头会，由各专业监理工程师对当天所进行的工作进行汇报，并对第二天的工作、人员、车辆进行安排。每周末召开一次例会，例会必须填写会议纪录，由主持人签字存档，并监督执行。

4.2 各专业监理工程师在监理工作中遇到问题时要及时报项目部，由项目部总监理工程师组织讨论，项目部不能解决的要立即上报公司。 4.3 项目部人员外出参加各种与工程监理相关的会议时，在会议结束后的当天需对参加会议的内容和要求及时向项目部相关人员通报。 4.4 项目部会议由项目总监理工程师主持，资料管理员负责会议记录。

5 项目部文件、资料管理

5.1 项目部管理的文件分为：受控文件和非受控文件。受控文件包括有：监理规范、各专业的技术标准、施工验收规范、计算机软件、各专业设计说明书等；非受控文件包括各类参考书、参考资料。 5.2 技术标准类文件由项目部资料管理员统一管理，并定期与公司总部技术部联系，掌握公司标准信息，对项目部标准的有效性负责。 5.3 按规定，建立文档目录，供本项目部人员使用。

5.4 项目部人员借阅此类文件时，需向资料管理员办理借阅登记手

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续、填写《文件借阅登记表》（附表1）（资料管理员外出时，自觉填写登记表），归还时应办理注销登记手续。

5.5 项目部人员需购新的标准、参考书时，须征得项目总监理工程师同意并报公司总工程师批准后，方可购买，购进后统一交资料管理员处登记后，项目部人员可办理借阅手续。 5.6 非受控文件借阅时照此办理。

5.7 办事员每月月底负责对所管理的文件、资料进行清点。

6 项目部收发文件、传真、公章使用管理

6.1 各专业监理工程师负责建立专业系统文档，项目部总监理工程师定期检查。各专业系统文档按照监理规范和公司程序文件的规定建立。 6.2 由外地、外单位邮、发至项目部的文件由资料管理员填写《收文登记表》（附表2），附《文件传阅单》（附表3）后交项目负责人或总监理工程师批阅，并按项目负责人或总监理工程师批示交相关人员传阅，传阅后应在文件传阅单上签字。登记文件需将收文日期、收文编号、来文单位、来文字号、文件标题、份数等项目登记清楚，并形成电子文档以便查阅。文件传阅完毕，资料管理员要将文件原件分类归档保存。需复印保存者，经总监理工程师批准，交资料管理员复印。 6.3 由项目部邮、发至外地、外单位的文件，各发件人必须经资料管理员填写《发文登记表》（附表4），方可对外发送。

6.4 以监理项目部名义发出的联系单等监理文件由专业监理工程师经办、总监理工程师审核，项目部盖章、签发。各专业必须按照项目部规定的联系单格式及联系单编号进行，联系单签字返回后交项目部资料管理员登记存档。

6.5 由外机关、外单位及上级单位发往项目部的传真，资料管理员需

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填写《接收传真登记表》（附表5），然后交项目负责人或总监理工程师阅批，根据项目负责人或总监理工程师阅批意见，及时送有关部门或人员进行传阅和办理，并作好记录，以便备查。

6.6 项目部发送传真，必须由项目负责人或总监理工程师签字审批后，资料管理员填写《发送传真登记表》（附表6），方可发送传真。 6.7 公章使用批准权由项目负责人或总监理工程师决定，并由资料管理员填写《印章使用登记表》（附表7）。

7 项目部成本控制管理

7.1 项目部办公文具用品管理

7.1.1 项目部发生的办公费用实行预算管理，人员所需办公用品，实行集中管理。

7.1.2 各专业监理工程师每月末填报下月办公用品申请单交资料管理员处，经项目部总监理工程师审批后，由资料管理员统一办理采购，并填写《办公用品购入台账》（附表8）。

7.1.3 项目部人员需领取办公用品时，到资料管理员处填写《办公用品领用登记表》（附表9），方可领取。

7.1.4 对非正式出版的文件，需用打印机复印纸时，应尽量采用双面使用，以节约纸张。 7.2 项目部电话管理

7.2.1 项目部办公室电话取消长途功能。 7.2.2 因工作需要打长途电话时使用IP储值卡。 7.2.3 建立领取IP储值卡台帐。 7.2.5 手机费用按公司规定标准执行。

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7.3 项目部人员乘坐车辆管理

7.3.1 项目部人员因工作需要外出时，原则上乘坐项目部汽车、公共交通工具，也可搭乘施工单位车辆到达目的地。

7.3.2 确因时间较紧和换乘公共交通工具不便时，事先须经项目负责人或总监理工程师批准后，方可乘坐出租车。 7.4 项目部后勤工作管理

7.4.1 项目部财务管理由项目部总监理工程师负责审核，并由总监理工程师委托项目部专门人员负责记帐。

7.4.2 项目部报销费用需按要求填写《财务报销单》（附表10），并制作《报销明细表》（附表11）及《报销票据交付登记表》（附表12）。

（1）报销办公用品、材料、汽油费及维修费需附《验收单》（附表

13），其中维修费另需附《车辆维修审批单》（附表14）； （2）报销图书及资料费用需附《图书资料验收单》（附表15）； （3）当月费用报销应于次月及时寄公司综合办公室。 7.4.2 项目部必须建立《伙食费台帐》（附表16）。

7.4.3 建立《煤气、水、电费、固定电话费及网络费台帐》（附表17）。 7.4.4 考勤由资料管理员负责登记，总监理工程师审查。 7.4.5 各驻外项目部集体生活费按每人每天20~25元标准掌握。

8 项目部环境卫生管理

8.1 项目部管辖范围内的环境卫生由后勤人员定期清扫。

8.2 个人办公桌上的文件由本人整理。每周最后一个工作日视工作情况下午4：00以后进行彻底的卫生清扫。 8.3 办公室为公共办公场所，禁止乱扔杂物。

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8.4 住宿场所的环境卫生由后勤人员定期进行清扫。 8.5 住宿人员必须遵守宿舍的各项规定，整理好自己的内务。 8.6 计算机、传真机、复印机、电话机的卫生清洁由资料管理员负责。

9 项目部资产管理

9.1 驻外项目部成立后，要对项目部的资产进行登记，建立《项目资产明细表》（附表18）。

9.2 总监理工程师对项目部资产的保管、维护负全责。

9.3 项目部内由个人借用的（照相机、笔记本电脑、工具等）贵重物品，要建立借用签收手续，并填写《物品借用登记表》（附表19）。 9.4 在项目执行过程中，因工作需要增添购买设备、备品时要先提交《工作签报单》（附表20）报公司办公室，并注明所购物品的名称、数量、单价、总价，待公司批准后方可购买。

10 项目部车辆管理

10.1 车辆管理是指用于津外监理项目部配备的公务车辆。 10.2 车辆调度由驻外监理部总监负责，未经批准不得动用车辆。 10.3 车辆应由专职司机驾驶。特殊情况，需经总监理工程师批准后，可由他人驾驶。

10.4 公司驻外车辆（不含租赁车辆）的年审及车辆保险、养路费的购买交纳等事务由公司综合办公室统一负责办理。

10.5 需回天津年审的车辆，原则上由驻地专职司机将车辆送达天津，由综合办公室配合办理年审事务。

10.6 车辆的油料、 维修、清洗、打蜡、过路费等由项目总监理工程师审核，公司主管经理签字批准后，凭发票实报实销并纳入其部门成

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