内部控制手册- 招投标管理

7.2 招投标管理

1.1 概述

规定了XXX股份有限公司及其下属公司有关供应商招投标的开标、招标、结标等管理要求，旨在规范公司的招标管理工作，维护招标单位的权益，控制项目成本，保证项目质量。

1.2 适用范围

适用于XXX股份有限公司及其下属公司。

1.3 相关制度

? 《招投标管理制度》

1.4 职责分工

?

采购部：招标的前期准备、确定采用招标的形式、召集投标人、对投标人资信进行调研、确定招标的时间、地点等相关事宜。 ? ?

总经理：负责审核招标文件。

招投标委员会：负责开标，评标，并向中标单位发出中标通知。

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1.5流程图

7.2 招投标管理需求部门开始否是否需要招标是采购部总经理招投标委员会提出招标需求确定招标方式PR6发布招标公告或投标邀请书PR9编制招标文件否审核发放招标文件签收投标文件PR5是开标PR10评标PR11确定中标人发出中标通知书PP12签订合同资料归档结束2

1.6控制矩阵

应用系统控制 风险编号 风险描述 控制措施编号 控制类型 控制措施 应用系统控制所属模块 公司招投标的实施范围不明确，可能影响公司的采7.2-PR1 购成本及采购质量 7.2-C2 预防性 招投标文件必须明确规范招标范围，内容和其他具体要求，满足招投标合同管理的规定 年 系统控制措施 控制频率（随时/日/周/月/季/年） 招投标文件 对应制度控制实施证据 /管理办法 编制招标文件的过程中未对自身的需求进行分析，7.2-PR2 可能导致招标文件中的要求与实际需求不符，影响公司的采购质量 招标文件表述不清，影响投标人的响应，可能导致7.2-PR3 招投标实施效果不理想，影响公司的采购质量 7.2-C4 预防性 7.2-C3 预防性 招标文件中的需求，必须根据各部门提交的实际需求来制定，招标文件需经过相关部门的审核 年 招投标文件 招标文件要表述清晰，如有表述不清的，投标人必须在规定时间内以书面形式提出，招标人在接到书面质疑后以书面形式回复 年 招投标文件 3

应用系统控制 风险编号 风险描述 控制措施编号 控制类型 控制措施 应用系统控制所属模块 未设置投标保证金，可能导致中标人临时弃标，增7.2-PR4 加公司采购成本 7.2-C5 预防性 投标单位必须向公司支付履约保证金，保证金金额按相关制度规定的金额权限执行 招标文件的发布渠道和发布范围不规范，可能导致投标人不符合公司要求，7.2-PR5 影响招投标的实施效果 7.2-C6 预防性 公开招标的，需发布招标公告；邀请招标的，向3个及其以上具备承担招标项目能力、资信良好的潜在投标人发出投标邀请书；依法必须进行公开招标的，在国家和地方指定的媒体上发布招标公告 邀标范围的制定不合理，可能导致招投标无法达到7.2-PR6 预期效果，影响公司的采购质量 7.2-C7 预防性 邀标文件的邀标范围需根据公司关于邀标的要求来制定，明确邀标范围 系统控制措施 控制频率（随时/日/周/月/季/年） 保证金缴纳回单 年 对应制度控制实施证据 /管理办法 招投标公告 年 投标邀请书 年 4

应用系统控制 风险编号 风险描述 控制措施编号 控制类型 控制措施 应用系统控制所属模块 招投标相关工作人员未做好信息保密工作，可能导7.2-PR7 致标底泄露，造成竞标人恶意串标，影响公司的采购成本 未考虑对投标人的信息保密，可能导致投标人相关7.2-PR8 信息资料泄露，造成串标风险 7.2-C9 预防性 在开标前期的各类会议中，签到信息应该相互独立，比如签到不能签在一张纸上 7.2-C8 预防性 强化招投标人员的保密意识，明确招标人员的岗位职责，发现信息泄露要追求相关人员的责任 系统控制措施 控制频率（随时/日/周/月/季/年） 对应制度控制实施证据 /管理办法 年 投标现场签到记录 年 未对投标人的资质情况进行调查确认，可能导致投7.2-PR9 标人提供虚假信息，影响招投标评审质量 7.2-C10 预防性 对潜在投标人进行资质审核和背景调查，满足要求的列为合格投标人名单 年 投标人信息资料 5

应用系统控制 风险编号 风险描述 控制措施编号 控制类型 控制措施 应用系统控制所属模块 开标过程中没有独立的监督人，可能影响招投标的7.2-PR10 公正性，影响招投标评审质量 7.2-C11 发现性 招投标过程必须设立独立的监督部门或者监督人，对整个招投标过程进行监督 系统控制措施 控制频率（随时/日/周/月/季/年） 对应制度控制实施证据 /管理办法 年 评标方法不合理，可能导致中标人非最佳中标人，7.2-PR11 影响公司的采购质量 7.2-C12 预防性 以相关法规为依据，结合项目的实际要求，有评标小组制定出合理的评标方案并经过审核后实行 年 评标方法 与中标人签订的合同与招标文件要求不一致，可能7.2-PR12 导致合同纠纷，影响公司的采购质量 7.2-C13 预防性 中标单位确定后，须签订规范合同，合同签订前必须经相关部门负责人及领导审核确认，未经过审核和审核未通过的合同不能签订 年 招投标合同

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