风电场基建工程档案管理制度(4)

工 程 变 更 资 料 一 览 表

变 更 文 件 序 号 日 期 单 位 文 号 页 数 相 关 图 纸 执 行 情 况 图 号 版 本

5.5.3.2.3 竣工文字资料的编制要求及方法

（1）竣工文字资料汇编时，应按专业、系统划分，再按单位工程组成册。 （2）竣工文字资料的表格样式应统一，并经国电陕西风电档案室认可后才能使用。 （3）竣工文字资料的编制标准统一，内容清楚，字迹清晰，凡是模糊不清的，要退回重新处理。

（4）编制资料统一使用A4版面，个别情况下允许使用A3版面，但装订时必须折成A4，所有印刷或自行编制形成的版面，其误差应掌握在±1mm以内，凡误差出入±2mm以上的，必须对其版面处理合格后才准使用。

（5）编制资料统一使用70—80克纸（如双胶纸或复印纸），60克及以下的纸张不得使用。

（6）为推进工程档案的现代化管理步伐，工程档案的一切标准化表格及验收数据允许打印，表格必须是国家推行的最新表格,不允许使用表格复印件，必须为打印件，一切签字必须手写。

（7）原件数据与图样一律用碳素墨水或黑色签字水笔书写,不得用纯兰墨水笔、圆珠笔、铅笔填写，要求内容清楚，字迹清晰，不得潦草，签名必须手写，不得盖章。

（8）原件不允许涂改，个别确实需要更改的应在被改内容上面划“一”，然后在旁边写上更改内容，并在更改处加盖更改人私章。

（9）原件后面空格不需填写时，应在内容栏下方盖“以下空白”章，如本栏表格不需填写时应根据有关表格填写规定处理，如果查不到规定的，应在此栏划“一”。

（10）编制的汇总表用激光打印机打印，签字后方可认为是原件。 （11）会议纪要要求有参加会议人员签字。

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（12）工程概况、施工总结等档案材料要求编写规范、内容齐全，要有编写、审核、批准人员签名，要注明编制单位和编制日期；

（13）主要材料材质证明必须齐全，其试验、检验材料应与合格证一一对应，不得分离。 （14）质量检验评定表分部分项的顺序应一一对应，一个分部对应下属若干分项，再下一个分部，同时其填写数据应具体，不得出现“符合自检”等字样，签字不得以盖章代替，不得他人代签。

（15）技术交底签证要与作业指导书一一对应，每本作业指导书至少有一个技术交底。安全技术交底签证要与安全措施一一对应，每本安全技术措施至少有一个签证。安全措施应打印，并有编写人、审核人、批准人签字。

（16）质量问题通知单必须与反馈单一一对应，即质量问题通知单要闭环。

（17）声像资料包括录像资料和照片资料。录像资料由录音带和盒内目录两部分组成。盒内目录包括：内容、时间、地点、摄像者等。照片资料由照片和文字说明二部分组成。文字说明要求简短、完整，一般不超过200个字。其内容包括：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。要求每个单位工程有4-6张工程照片，并附有底片（如用数码像机，应交对应电子光盘一份）。

5.6 项目文件的组卷原则、方法及编目 5.6.1组卷原则

5.6.1.1组卷的原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同的保存价值（永久、长期、短期）形成案卷，便于管理和利用。

5.6.1.2 凡是归入建设项目档案的文字材料、图表、图纸，按立项、设计、施工、竣工四个阶段归类划分，不同形成阶段的文件材料不能混淆在一起。

5.6.1.3 同一工程的文件先按单位工程划分，同一单位工程再进一步划分分部、分项工程。 5.6.2 组卷方法

遵循文件的形成规律和查找规律组卷。管理性文件按照问题—时间组卷，图纸按照单位工程—专业组卷；施工文件按照形成阶段（工序）组卷，原材料的出厂证明、试验报告按结构或批量组卷；质量检查、评定记录按照单位、分部、分项工程组卷。同类型文件数量不多，可组织为一个案卷，其卷内文件的排列要按形成的先后顺序进行，文字性文件则遵循反映同一问题排列在一起的原则；同一案卷中有若干个问题时，按问题的重要程度或时间顺序排列；同一案卷中既有文字性文件，又有图纸时，反映同一问题时应文字性文件在前，图纸在后。

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5.6.3 案卷的装订

5.6.3.1 案卷可采用装订和不装订两种形式。

5.6.3.2 综合性管理资料实行每份文件装订，并在每份文件的首页右上方加盖并填写档号章； 5.6.3.3图纸一般不装订，要求折叠成4号图样(210×297mm),标题栏应露在外面，并在标题栏上方空白处加盖并填写档号章。

5.6.3.4竣工文字档案资料要装订成册。采用三点一线活页装订。

5.6.3.5文字资料幅面规格为统一标准A4幅面(210×297mm),大于标准幅面的要统一折叠为A4幅面,小于标准幅面的要粘贴在A4规格白纸上,白纸采用70克以上复印纸,粘贴时原件下边及右边与白纸对齐。所有文字资料的用纸均要求为70克（A4幅面）以上的纸张。 5.6.3.6 所有文字资料均要去除金属装订物。

5.6.3.6装订厚度为20mm、30mm、40mm三种规格，最厚不得超过200页。 5.6.3.7所有文字资料必须经过接收单位复核验收后，方可进行装订工作。

5.6.3.8 竣工文字资料的排列顺序应按：外封面（硬封面）、签名页、卷内目录、资料正文、备考表、硬底面排列。 5.6.4项目档案的编目 5.6.4.1编写页号

（1）文件一律编页号 ，一页一号，每一册一个序号（不能若干本一个序号）。 （2）文字资料均以正文有书写内容的页面编页号，卷内目录和备考表不编页号。文字资料以一册为单位，从正文起按数字1开始，在正面的右下角或双面页反面的左下角空白处依次书写阿拉伯数字。

（3） 成套图样或印刷成册的文件，不必重新编写页号。与其他文件组成一卷的，将其视为一份文件填写卷内目录。

（4） 原一册图纸拆分为两册时，各编页号及卷内序号。 5.6.4.2编写卷内目录

（1）卷内目录的格式按国家有关标准规定。详见附表。 （2）卷内目录的内容包括：

a) 序号 : 从数字1起依次标注。 b) 文件编号: 文件的文号或图纸的图号。

c) 责任者 : 应填写文件形成单位或主要责任单位；.

d) 文件材料题名: 即资料的标题,一般应照实抄录，应填写文件标题全称。 e) 日 期 : 填写文件形成的年月日，例2006年6月7日表示为2006.06.07。

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f) 页 号 : 应填写每份文件首尾页上标注的页号。

g) 备 注 : 对案卷内文件状况进行说明的表格，供补充说明使用。

5.6.4.3 编制备考表

（1）互见号：应填写反映同一内容而不同形式、不同保管单位的档号,档号后注明档案载体形式。

（2）档号：应填写该备考表所在的案卷号。

（3）备考表要标明案卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中要说明的问题。

（4）立卷人 ：由立卷责任人签名。 （5）检查人：由案卷质量审核责任人签名。 （6）日期: 应填写立卷、检查审核完毕的日期。 5.6.5卷盒、表格规格及其制成材料 5.6.5.1卷盒式样符合国家相关规定。 5.6.5.2卷盒规格和制成材料

1） 卷盒外表面规格为：310mm×220mm。脊背厚度可根据需要设定。一般为20mm、30mm、40mm、50mm、60mm。

2） 卷盒宜采用220g以上的单层无酸牛皮纸板双裱压制。 5.6.5.3 表格规格和制成材料

1） 案卷目录、卷内目录、卷内备考表表格规格为：297mm×210mm。 2） 表格宜采用70g以上白色书写纸制作。 3 ）表格字迹应清晰端正 5.7 竣工档案审查、移交和考核

5.7.1 竣工文件的审核和移交：施工单位在竣工文件收集、编制、整理后，应依次由竣工文件的编制方、监理部门、建设单位质监部门（工程部）对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审核或三方会审，对不合格的限期整改，整改后再进行复查，复查合格后，由三方有关人员在“竣工档案案卷质量审核表”（见附表）上签字盖章后，方可办理移交签证。 5.7.2 竣工图的审核和移交：设计单位完成竣工图编制工作后，应依次由设计单位、监理部门、建设单位质监部门（工程部）进行审核或三方会审，审核合格后，由三方有关人员在“竣工图质量审核表”（见附表）上签名、盖章方可办理移交签证（见附表）。竣工图移交按照合同规定办理。

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5.7.3 设备资料的审核和移交：档案室档案员参加设备开箱，收集随机设备资料。填写“设备开箱检查记录”，由工程部、物资部、档案室共同对接收的资料进行审核，并签署意见。如有其它按合同及协议办理。

5.7.4 工程竣工档案、设备资料移交考核规定

各承包单位应在机组移交试生产后一个半月内将所承包工程产生的应归档科技文件材料、图纸、声像材料等，按照档案管理的规定整理、立卷、移交公司档案室；设计单位按照合同规定移交竣工图；监理单位在机组移交试生产后一个半月内移交应归档全部监理文件；调试单位在机组移交试生产后一个半月内移交调试文件。逾期未交者，每延期一天扣罚500元。同时为保证竣工资料及设备资料的齐全完整，在工程及设备结算付款时，实行档案

人员签字制度，档案人员不在“付款审批单”上签字，财务部门不予结算付款。 5.8 工程技术资料、档案的借阅

5.8.1 本单位工程技术资料、档案原则上仅供本单位内部人员使用，外单位调阅档案要经公司领导批准，见有效证件方可接待。

5.8.2 借阅资料、档案必须填写资料、档案借阅登记表。借阅人应对所借档案负保密责任，不准转借、丢失或泄密。如发生丢失或泄密事件，应及时向组织汇报，努力挽回损失，并对一切后果负完全责任。

5.8.3 资料外借一般不超过20天，最长不超过1月。超过规定时间应办理续借手续。档案室保存的资料数量任何时候不应少于一套，只剩一套时，原则上不再外借，特殊情况下急需借阅，必须经过档案主管领导签字批准。

5.8.4 对借出归还的资料、档案要认真核对清点，及时放回原处，并在借阅登记表上注销。 5.8.5 档案室对借出资料、档案每季度汇总一次，对到期未还的发出催还通知。

5.8.6公司员工调离本公司时，需将借阅的档案资料交回档案室，经档案室出具归还手续后，综合管理部方可放行。

5.9 工程技术资料、档案的统计

5.9.1工程技术资料、档案的统计包括：收进、移出、保管及利用情况的统计。

5.9.2 建立健全工程技术资料、档案数量统计，借阅及效果统计，鉴定情况登记，档案管理基本情况统计。

5.9.3 每年末对前一年归档数目进行一次汇总。定期统计利用情况，年末统计当年档案借阅人次，总结档案利用效果。 6 检查与考核

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