(4)便于协调管理。电子通信系统为学校各部门之间及时协调各种关系提供了方便条件。
(5)降低了办公费用。电子文件使纸张消耗大量下降，现代通讯及会议系统还减少了工作人员的差旅费。
(6)可以实现无纸张办公室。因为一切文字资料均存放在磁盘里。利用电子邮件，人们可在终端上阅读有关文件资料。
(7)实现办公自动化以及建设一个计算机应用环境。将有利于培养学生的能力及帮助学生树立自动化的观念。 3 高校团学办公自动化的可行性分析
3.1 大量统计类工作交由计算机自动完成
在日常的工作中，有一些重复性的工作内容，如奖学金成绩排名、学生日常奖惩信息、贫困生情况、第二课堂学分计算等等。此类信息在录入和保存过程中，由于高校人数众多。普遍存在劳动重复性多，容易计算错误、信息保存困难、可读性差等特点。那么结合自动化系统，这些数据的录入、保存、调用就非常方便了。
3.2 发挥网络媒体的宣传优势
随着高校社团数量的不断庞大，伴随举办的各类社团活动也此起彼伏，如前几年国家推行的大学生暑期社会实践、各类调研。进几年的创新创业等等，以及新兴的网络类、户外类、科技类的社团活动类型也不断丰富。而传统的通过布置开会、海报、广播等等形式也很难适应此类活动的推广。因此，利用互联网平台的方便快捷优势，可以第一时间将各类文字、图片、动画等新闻宣传出去。
3.3 会议、交流网络化
高校团学工作，其实也是一个上情下达、下情上传的工作。因此工作中与学生，特别是学生干部之间的联系非常紧密。经常性的会因为一个通知、一个文件需要召开学生干部会议、班长会议、团支书会议等等。
如此一来，既占用了大量的学生时间，而且时间一久，学生干部多少会出现消极情绪。这样往往不利于工作开展。而通过办公自动化平台，我们完全可以将学生，按不同身份分组，按不同组别需要，通过网络平台进行工作布置。这样只需规定学生干部每天在规定时间花几分钟时间看下是否有需要落实就可以。哪怕是遇到紧急情况，也可以利用平台的短信功能，给学生干部发送一条提醒短信。不当减轻了工作量，也给了学生干部更大的工作自由度，从而提高他们的工作积极性。
4 应用前景分析
高校中普遍用户是教师和大学生，在知识和技术上具有一定的优势，而且近几年高校的硬件信息化建设工作一直走在各行业的前列。因此高校推广团学办公自动化系统，在硬件成本和人员培训上具有先天优势。
通过网络系统的资源共享，可以轻松实现；(1)各个环节的无纸化管理。减轻了工作人员的负担，提高了工作效率，规范了管理，(2)极大地提高了高校团学工作信息亿建设与应用水平，节约了人力、物力，降低了管理成本，减少了能耗。
因此，不管是从工作效率、人力资源投入、办公费用等等方面分析，高校办公自动化系统都具有很好的应用前景和推广价值。
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