档案管理制度(2)

第二十四条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。?

第二十五条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。?

第二十六条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。?

第二十七条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。?

第二十八条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。?

第二十九条 卷内文件材料应按非列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。?

第三十条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。?

第三十一条 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。?

第三十二条 案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。?

第叁拾叁条 案卷的装订和案卷各部分的排列格式：?
案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

第三十四条 案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。?

第三十五条 本制度自印发之日起实施。??

二、声像档案管理办法??

(一)总则 ?
第一条 为加强本公司的声像档案，特制定本办法。?

第贰条 本公司的声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。
声像 档案一般由录单带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)等文字说明两部分组成。?

第三条 声像档案是本公司全宗的组成部分，必须由档案室实行集中统一管理。?

(二)声像档案资料的收集?
第四条 收集范围?
1.反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料；?
2.各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料；?
3.本公司有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料。?
4.涉及本公司和邮电系统权益的声像资料。?
5.其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料。?
6.其它具有保存价值的声像资料。?

第五条 收集时间?
1.声像档案资料应在形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档；如有特殊情况可以适当延长归档时间。?
2.档案部门应随时收集零散的具体保存价值的声像资料。?

第六条 收集要求?
1.录音带、录像带、摄像带、影片、照片(含底片)和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失；?
2.接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件；?
3.声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。?

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