试验四总账管理系统日常业务处理

会计信息系统——附录4 实验四

实验四 总账管理系统日常业务处理

【实验目的】

掌握用友通软件中总账系统日常业务处理的相关内容，熟悉总账系统日常业务处理的各种操作，掌握凭证管理和账簿管理的具体内容和操作方法。

【实验内容】 1.凭证管理：

填制凭证、出纳签字、审核凭证、凭证记账 2.账簿管理：

总账、科目余额表、明细账、辅助账管理 【实验准备】

恢复“实验账套\\实验三”文件夹下的账套数据。以用户admin进入系统管理，执行菜单账套下的恢复命令，恢复实验三的账套

【实验资料】

1月份经济业务如下：

(1) 1日，销售部赵达请客吃饭，库存现金消费600元(附单据一张)。 （付款凭证）摘要：招待客户

借：销售费用(6601) 600 贷:库存现金(1001) 600

(2) 3日，财务部李南从工行提取库存现金5000元，作为备用金（库存现金支票号XP001）。 （付款凭证）摘要：提现

借：库存现金(1001) 5000 贷：银行存款/工行存款(100201) 5000

(3) 5日，收到大恒集团投资资金20000美元，汇率1:6.8（转账支票号ZP001）。 （收款凭证）摘要：收到投资

借：银行存款/中行存款(100202) 136000 贷：实收资本(3101) 136000

(4) 7日，采购部白方采购空白光盘1000张，每张2元，材料直接入库，货款以银行存款支付（转账支票号ZP002）。

（付款凭证）摘要：购空白光盘

借：原材料/空白光盘(140301) 2000

借：应交税费/应交增值税/进项税额22210101 340 贷：银行存款/工行存款(100201) 2340

(5) 10日，销售部赵达收到北京汇仁学校转来一张转账支票，金额50000元，用以偿还前欠货款（转账支票号ZP003）。

（收款凭证）摘要：收到货款

借：银行存款/工行存款(100201) 50000 贷：应收账款(1122) 50000

(6) 12日，采购部白方从南京多媒体研究所购入“英语学习”光盘100张，单价60元，货税款暂欠，商品已验收入库（适用税率17%）。

（转账凭证）摘要：购光盘

借：库存商品(1405) 6000

应交税金/应交增值税/进项税额(22210101) 1020

会计信息系统——附录4 实验四

贷：应付账款(2202) 7020

(7) 14日，管理室支付业务招待费4000元。（转账支票号ZP004）。 （付款凭证）摘要：支付招待费

借：管理费用/招待费(660204) 4000 贷：银行存款/工行存款(100201) 4000

(8) 16日，管理室张明出差归来，报销差旅费6000元。 （转账凭证）摘要：报销差旅费

借：管理费用/差旅费(660203) 6000 贷：其他应收款(1221) 6000

(9) 18日，研发部领用光400张，单价2元，用于制作“学习革命”软件。 （转账凭证）摘要：领用空白光盘

借：生产成本/直接材料(500101) 800 贷：原材料/空白光盘(140301) 800

(10) 23日，销售部赵达售给大连海光公司“学习革命”软件100套，每套200元，货款未收。 （转账凭证）摘要：销售软件，货款未收

借：应收账款(1122) 23400 贷：主营业务收入(6001) 20000

应交税金/应交增值税/销项税额(22210102) 3400

(11)31日，结转“学习革命”软件产品销售成本。数量：100套，单位：60元。 （转账凭证）摘要：结转销售成本

借：主营业务成本（6401） 6000 贷：库存商品（1405） 6000 （12）31日，计提短期借款利息。 （13）31日，结转期间损益。

说明：业务12和业务13需设置成自动转账凭证，在实验六中完成。 【实验要求】

1.以“刘阳”的身份进行填制凭证，凭证查询操作。 2.以“李南”的身份进行出纳签字。

3.以“陈力”的身份进行审核、记账、账簿查询操作。 【操作指导】

以“刘阳”的身份启动与注册进入用友通。

用户名“83”；密码“3”；账套“888”；会计年度“2011”；日期“2011-01-31”。 提示：

因为每张凭证的制单日期不一样，所以注册用友通时把操作日期设置为2006-01-31。这样，只需注册一次，在填制凭证时可输入本月不同日期的凭证。

1．填制凭证(见1月份的资料)

增加凭证---输入一张完整的凭证（业务1）

(1) 执行“总账→凭证→填制凭证”命令，进入“填制凭证”窗口。 (2) 单击“增加”按钮，增加一张空白凭证。

(3) 选择凭证类型“付款凭证”；输入制单日期“2006-01-02”；输入附单据数“1”。 (4) 输入摘要“购办公用品”；输入科目名称“5501”，借方金额“500”，回车；摘要自动带到下一行，输入科目名称“1001”，贷方金额“500”。

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(5) 单击“保存”按钮，弹出“凭证已成功保存！”信息提示框。 (6) 单击“确定”按钮。 注意：

? 采用序时控制时，凭证日期应大于等于启用日期，不能超过业务日期。 ? 凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号不能修改。

? 正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空。每行摘要将随相应的会计科目在明细账、日记账中出现。

? 科目编码必须是末级的科目编码。既可以手工直接输入，也可以利用右边的放大镜按钮选择输入

? 金额不能为“零”；红字以“－”号表示。

? 可按“=”键取当前凭证借贷方金额的差额到当前光标位置。 增加凭证---输入凭证的辅助核算信息（业务2——业务9）

在凭证填制过程中，若某科目为“银行科目”、“外币科目”、“数量科目”、“辅助核算科目”，输完科目名称后，则须继续输入该科目的辅助核算信息。

银行科目（业务2）

(1) 在填制凭证过程中，输完银行科目“100201”，弹出“辅助项”对话框。 (2) 输入结算方式“201”，票号“XP001”，发生日期“2006-01-04”。 (3) 单击“确认”按钮。 外币科目（业务3）

(1) 在填制凭证过程中，输完外币科目“100202”。 (2) 输入外币金额“20 000”，根据自动显示的外币汇率“8.625”，自动算出并显示本币金额

“172500”。 注意：

? 汇率栏中内容是固定的，不能输入或修改。如使用变动汇率，汇率栏中显示最近一次汇率，可以直接在汇率栏中修改。

数量科目（业务4）

(1) 在填制凭证过程中，输完数量科目“121101”，弹出“辅助项”对话框。 (2) 输入数量“1000”，单价“2”。 (3) 单击“确认”按钮。

辅助核算科目---客户往来（业务5）

(1) 在填制凭证过程中，输完客户往来科目“1131”，弹出“辅助项”对话框。 (2) 选择输入客户“世纪学校”，业务员“宋佳”，输入票号“ZPR002”，发生日期“2006-01-11”。 (3) 单击“确认”按钮。 注意：

? 如果往来单位不属于已定义的往来单位,则要正确输入新往来单位的辅助信息, 系统会自动追加到往来单位目录中。

辅助核算科目---供应商往来（业务6）

(1) 在填制凭证过程中，输完供应商往来科目“2121”，弹出“辅助项”对话框。

(2) 选择输入供应商“多媒体研究所”，业务员“白方”，发生日期“2006-01-12”。 (3) 单击“确认”按钮。

辅助核算科目---部门核算（业务7）

(1) 在填制凭证过程中，输完部门核算科目“550205”，弹出“辅助项”对话框。 (2) 选择输入部门“管理室”。 (3) 单击“确认”按钮。

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辅助核算科目---个人往来（业务8）

(1) 在填制凭证过程中，输完个人往来科目“1133”，弹出“辅助项”对话框。 (2) 选择输入部门“管理室”，个人“肖剑”，发生日期“2006-01-16”。 (3) 单击“确认”按钮。 注意：

? 在输入个人信息时，若不输“部门名称”只输“个人名称”时，系统将根据所输个人名称自动输入其所属的部门。

辅助核算科目---项目核算（业务9）

(1) 在填制凭证过程中，输完项目核算科目“410101”，弹出“辅助项”对话框。 (2) 选择输入项目名称“学习革命”软件 (3) 单击“确认”按钮。 注意：

? 系统根据“数量×单价”自动计算出金额，并将金额先放在借方，如果方向不符，可将光标移动到贷方后，按空格键即可调整金额方向。

增加凭证---其他业务

业务1输入的是最简单的一张凭证。业务2～业务9分别输入了凭证的不同辅助核算信息。这部分操作在上机练习时，应多体会，重点把握。

业务10～业务11，可参照前面的操作由学员自行练习输入，在此不再重复。

业务12～业务13，采用自动转账凭证来实现，此两张凭证的生成放在实验六中完成。 查询凭证

(1) 执行“总账→凭证→查询凭证”命令，打开“凭证查询”对话框。

(2) 选择输入查询条件“付款凭证、未记账凭证”。单击“辅助条件”按扭，可输入更多查询条件。

(3) 单击“确认”按钮，进入“查询凭证”窗口。 (4) 双击某一凭证行，则屏幕可显示出此张凭证。 修改凭证（可选做）

(1) 执行“总账→凭证→填制凭证”命令，进入“填制凭证”窗口。

(2) 单击“查询”按钮，输入查询条件（例如：收款凭证0001号），找到要修改的凭证。 (3) 对于凭证的一般信息，将光标放在要修改的地方，直接修改；如果要修改凭证的辅助项信息，首先选中辅助核算科目行，然后将光标置于备注栏辅助项，待鼠标变形时双击，弹出“辅助项”对话框，在对话框中修改相关信息。

(4) 单击“保存”按钮，保存相关信息。 注意：

? 未经审核的错误凭证可通过“填制凭证”功能直接修改；已审核的凭证应先取消审核后，再进行修改。

? 若已采用制单序时控制，则在修改制单日期时，不能在上一张凭证的制单日期之前。

? 若选择“不允许修改或作废他人填制的凭证”权限控制，则不能修改或作废他人填制的凭证。 ? 如果涉及银行科目的分录已录入支票信息，并对该支票做过报销处理，修改操作将不影响“支票登记簿”中的内容。

? 外部系统传过来的凭证不能在总账系统中进行修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改。 删除凭证（可选做） 作废凭证

(1) 在“填制凭证”窗口，先查询到要删除的凭证。 (2) 执行“制单→作废/恢复”命令。

会计信息系统——附录4 实验四

(3) 凭证的左上角显示“作废”，表示该凭证已作废。 注意：

? 作废凭证仍保留凭证内容及编号，只显示“作废”字样。 ? 作废凭证不能修改，不能审核。

? 在记账时，已作废的凭证应参与记账，否则月末无法结账，但不对作废凭证作数据处理，相当于一张空凭证。

? 账簿查询时，查不到作废凭证的数据。

? 若当前凭证已作废，可执行“编辑→作废/恢复”命令，取消作废标志，并将当前凭证恢复为有效凭证。

整理凭证

(1) 在“填制凭证”窗口中，执行“制单→凭证删除/整理”命令，打开“选择凭证期间”对话框。

(2) 选择要整理的“月份”。

(3) 单击“确定”按钮，打开“作废凭证表”对话框。 (4) 选择真正要删除的作废凭证。

(5) 单击“确定”按钮，系统将这些凭证从数据库中删除并对剩下凭证重新排号。 注意：

? 如果作废凭证不想保留时，则可以通过“凭证删除/整理”功能，将其彻底删除，并对未记账凭证重新编号。

? 只能对未记账凭证作凭证整理。

? 已记账凭证作凭证整理，应先恢复本月月初的记账前状态，再作凭证整理。 2．出纳签字 更换操作员

(1) 在“用友通”的初始窗口，执行“文件→重新注册”命令，进入“用友通标准版”窗口。 (2) 以“李南”的身份重新注册用友通。

用户名：82；密码：2；账套888；会计年度：2011；操作日期：2011-01-31。 (3) 单击“确定”按钮。 注意：

? 凭证填制人和出纳签字人可以为不同的人，也可以为同一个人。 ? 按照会计制度规定，凭证的填制与审核不能是同一个人。 ? 在进行出纳签字和审核之前，通常需先更换操作员。 出纳签字

(1) 执行“总账→凭证→出纳签字”命令，打开“出纳签字”查询条件对话框。 (2) 输入查询条件：单击“全部”单选按钮，输入月份“2006-01”。 (3) 单击“确认”按钮，进入“出纳签字”的凭证列表窗口。

(4) 双击某一要签字的凭证或者单击“确定”按钮，进入“出纳签字”的签字窗口。 (5) 单击“签字”按钮，凭证底部的“出纳”处自动签上出纳人姓名。 (6) 单击“下张”按钮，对其他出纳凭证签字。 (7) 最后单击“退出”按钮。 注意：

? 涉及指定为库存现金科目和银行科目的凭证才需出纳签字。

? 凭证一经签字，就不能被修改、删除，只有取消签字后才可以修改或删除，取消签字只能由出纳人自己进行。

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