恒大 - 图文(2)

第五步、保管规定

1、做好档案检索目录，同时建立计算机检索功能，以便查找； 2、集团档案设专人负责保管，并严格做好保密工作；

3、档案室做好防火、防盗、防潮、防高温、防光、防尘，以确保档案的完整安全；

第六步、档案销毁

档案保存期满，需要销毁时，须由档案保管人员编制清册，并提交档案销毁报告，经办公室主任审核，报公司总经理及集团总经办批准同意后，方可销毁。 第七步、档案借阅

借阅文件需到办公室填写《档案借阅登记表》，对于文件资料可复印；借出文件使用完毕后，需在三个工作日内及时交还，且须保管完好不得损坏。如借出文件原件需交报相关主管部门，则办公室须留复印件存档。

档案立卷明细

分类 立卷项目 文件内容 公司成立、变更文件 公司治理 公司规章制度、管理体系、业务流程 公司年度工作计划、总结 公司经营管理会议纪要 经营管理 公司经营事项报告及批复 公司经营统计报表 公司机构设置、调整、定编文件 管理类 公司管理范围内人员配置、人事任免、调动文件 公司管理范围内薪酬福利文件 人事管理 公司管理范围内培训教育文件 公司管理范围内绩效考核文件 公司管理范围内劳动关系文件 公司列管资产帐目 资产管理 公司列管资产申购、调拨报告及批复

保存限期 永久 永久 长期（短期） 长期 长期 短期 永久 短期 短期 长期 短期 短期 永久 长期 公司列管资产清查报告及批复 公司列管资产清理报告及批复 法务管理 诉讼案件过程文件、判决结果及执行记录 车务资料 总务管理 办公设备、设施资料 办公区域资料 合同 工程类 各类总包及分包合同 长期 永久 永久 长期 长期 永久 永久 永久 保存限期 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 工程准备略（建筑工程文件归档范围内容） 阶段文件 监理文件 略（建筑工程文件归档范围内容） 分类 立卷项目 文件内容 施工文件 略（建筑工程文件归档范围内容） 竣工图 工程类 竣工验收文件 工程备案文件 其他项目建设文件 略（建筑工程文件归档范围内容） 略（建筑工程文件归档范围内容） 略（建筑工程文件归档范围内容） 营销推广方案、销售定价政策等文件及批复 营销策划 广告合同及审批文件 营销类 项目销售 销售表单 项目销售全程的推广宣传资料 销售合同、协议、客户来往函件等文件 档案文件目录

文件类别 分类 立卷项目 文件名称 来文单位 归档日期 文件页数 备注 序号 文件编号

档案借阅登记

序号 档案名称 档案编号 用 途 借阅人 借阅时间 归还时间 总体上来说，恒大·帝景档案管理流程还是很齐全和合理的，能够很好地将公司的档案资料分类、科学的管理，做到了档案管理的科学化、标准化。

由于公司秘密原因，我们不能继续做档案检索利用方面的，所以对这方面就不能做出分析总结。

六、恒大·帝景档案管理的分析与启示

通过的实地调研，恒大·帝景档案管理工作做得还是不错的，有我们值得借鉴的地方，它们还有一些细节问题我们也要注意。 问题：

（1）有些档案存在铅笔、圆珠笔等不耐久书写材料。 （2）少量载体（装具）质量不符合国家有关规定。 （3）档案室缺少空调、去温机、温湿度测试仪等设备以及灯光方面还做得不够。 （4）库房与档案办公室连在一起，可能会引发混乱，损毁档案。 对中粮的借鉴：

（1）根据公司实际建立了一系列档案管理制度，档案管理流程科学标准，有完善的档案立卷明细，使归档文件齐全、准确。

（2）根据公司的业务量，配备了合适的档案员数量，并招收档案兼职去减缓工作量，能减少档案管理成本。

（3）库房基本符合档案安全保管要求，库房面积要有余地。做到了“八防”：防火、防盗、防高温、防光、防潮湿、防虫、防霉、防尘等。配备了必要的保护设备如灭火器。 （4）建立利用效果记录，建立了企业档案借阅登记，较为规范合理。

（5）检索工具能满足利用者需求：有案卷目录，各类档案分类目录和全引目录。

（6）档案人员的专业素质和水平比较，熟悉档案及相关业务，服务态度好。

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