公司档案管理制度(3)

2. 长期保存：在较长时间内对公司工作有查考价值的文件材料,主要包括:公司层面一般问题的文件材料,一般会议的文件材料、一般经济往来形成的合同、协议等。

3. 短期保存：在短期内对公司工作有查考价值的文件材料，主要包括:中心或部门计划、总结、报表。

第五条 档案立卷

立卷工作的内容包括组成案卷单位、卷内文件的排列与编号、填写卷内目录与备考表、填写案卷封面及案卷装订。

（一） 组成案卷单位

指把内容相近、联系较紧密的文件材料组合在一起，组成一卷或若干卷。 （二） 卷内文件排列与编号 1. 案卷内文件的排列：

案卷内文件材料按文件重要程度、时间的先后次序及责任者、问题进行排列，具体排列为：

1.1正文在前，附件在后；批复在前，请示在后；正本在前，定稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。

1.2 基建工程图纸，按总体和局部关系结合专业排列。 1.3 图文混合的案卷，文字材料在前，图纸在后。

1.4 同一问题的文件材料组成一个案卷时，按文件形成的时间先后顺序排列；几个问题组成一卷时，先按问题分开，再按时间顺序排列。

2. 卷内文件编号：

编制案卷号（或盒号、件号）：用三位阿拉伯数字表示，从“001”开始依次排列。 2.1 按卷装订，案卷号填在案卷封面上。 2.2 以盒保管，盒号填在卷盒上。

2.3 以件保管的纸质文件，件号填在文件右上角。 2.4 光盘、录像带、磁带等编号后贴在档案装具上。 2.5 奖牌、奖杯等实物档案贴于实物上，尽量保持美观。 3. 编制页码：

案卷内文件材料系统排列后，对文字材料逐页编号，正面在右上角编页号，背面在左上角编页号，每页有字迹的纸张均须编号。大张图纸折叠后，编一个页号。装订的案卷要填写本卷总页数。

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（三） 填写卷内目录与备考表 1. 卷内目录

卷内目录排在案卷内封面之后。 1.1 编写顺序号

按卷内文件的排列顺序，给每份文件编一个顺序号，用阿拉伯数字从1起依次标注，装订文件以件为单位编顺序号，散装文件（图纸）以页为单位编序号。原稿、附件与正本合编一个顺序号；被转发件与转发件编一个顺序号；请示与批复要分别编顺序号。

1.2 填写责任者

填写文件制发部门或个人名称，可用通用、确切的简称。 1.3 填写文件编号

填写文件的文号或图样的图号，（包括部门代字、年号、顺序号），按文件原有字号填写齐全。

1.4 填写文件题名

填写文件题名时，文件的正副标题要原文照录。原文标题不能揭示文件内容的，原标题照录，再依据文件内容另拟题名附后，并加“[ ]”。

1.5 填写文件形成日期

案卷起止日期或每件文件的形成时间。填写时可省略“年、月、日”字，在表示年、月的右下角加“.”号。

1.6 填写文件页号

填写文件页号时，用阿拉伯数字。填写每份文件材料首页上标注的页号。卷内最后一份文件要标注起止页号。

1.7 备注

用于填写归档文件需要补充和说明的情况。包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等。如果有些条目须说明的情况较多，备注栏难以填写时，可在备注栏中加注“*”号，将具体内容填写入备考表中。

2. 卷内备考表

备考表置于盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。备考表上设置的项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

2.1 卷（盒）内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁情况。

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2.2 整理人：负责整理归档文件的人员姓名。 2.3 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 2.4 立卷时间：归档文件整理完毕的日期。 （四） 填写案卷封面

案卷封面包括下列内容：全宗名称、类目名称、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级。

1. 档案装订

案卷须装订成册，某些特殊珍贵的手稿、照片等，采用卷盒、卷袋、相册等保管，在卷盒、卷袋上填写同于案卷封皮的各项。案卷装订的做法和要求是：

1.1 案卷装订前，去除文件材料上的书钉、回形针、大头针等金属物，以防日后锈蚀文件材料。

1.2 对于破损的文件材料须进行必要修补裱糊，对未留装订线位置或装订线上有字迹的文件材料须用无字白纸加边托裱。

1.3 大张文件须折叠，使长短不齐的文件右下沿齐整。 1.4 文件装订前须沿左下角对齐。

1.5 文书档案采用三孔一线装订法。装订位置在左侧中部，距订口边 15 毫米。装订时须使用线绳勒紧结牢，结头打在背面，无倒置、脱漏的张页，不压字迹，不损坏文件，不妨碍阅读。

1.6 图纸采用散装，折叠成 A4 纸大小后放入卷盒保存。 第六条 装盒排架 （一） 案卷装盒

将归档档案按案卷号，件号按编号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

（二） 案卷排架

1. 按“年度—内容—保管期限”的排列方法。

2. 档案排列以每个二级类目为一个大流水号，并分别建立案卷目录。

3. 声像、实物或其他非纸质载体形成的档案分类方法与纸质档案等同，单独建立案卷目录登记本，并加标识符以示区别。

4. 案卷排列可采用不同色标或其它标识符号来分别标明永久、长期、短期三种保管期限，使不同保管期限的案卷一目了然，便于案卷鉴定移出。

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第七条 检索管理

（一） 编号方法：公司档案的编号采用年度—类别分类编号法

（二） 类别代号：经营管理类--JG ; 基本建设类—JJ ; 行政管理类—XZ : 财务管理类—CW;人事管理类--RS。 （三） 档案编号编制：

用12位代码代表，即年度（4位）+类别（4位）+保管期限（1位）+盒号（3位）； 如：2012JG011003——2012年经营管理类证照类永久保存档案，盒号003

2012—年度 / JG—类别代码 / 01—证照类 / 1 —永久 / 003—盒号

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附件2:档案整理流程

收藏有保存价值应归档资料 分 类 根据总公司档案整编规则拟 划分大类和小类 定分类方案， 案卷组合 将分类后的资料装入卷盒 卷内文件排列、编号? ?

编制案卷目录 案卷排架 案卷编目 按重要程度、时间或类别等对卷内文件进行有序排列 编件、页号 填写卷内目录、备考表，并在备考表上签字盖章 拟写案卷题名 填写案卷封面和脊背 15

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