王烽浅论现代秘书职业素质4(2)

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归纳;能分析，善综合;能比较，善鉴别;能领会，善发挥。在工作中就要具备调查研究、捕捉信息的功夫，写出的材料要高质量，提出的问题和建议要有份量，进深要做到准确有度。二要善于超前服务。企业领导工作需要经常作出超前决策，企业秘书也必须相应地为领导提供超前服务。三要善于创造性服务。在为领导决策参谋过程中，要善于发现新问题，提出新见解;在贯彻领导意图上，要善于拿出突破性的方法;在文字材料撰写中，要力求形成自己的风格和特色。四要善于严谨周到服务。因为一言一行、一举一动以及对每一个工作细节的处理都关系极大，因此要求企业秘书人员有严谨周到的工作作风。

二、新时期秘书应具备的知识素养

现代社会对人才要求呈现出知识化、年轻化的趋势，且这种趋势越来越明显。因此对秘书人员的知识水平要求也是越来越高，知识结构单一化或者知识内容陈旧的秘书很难做好领导的参谋跟助手。秘书部门的工作纷繁复杂，接触面广，如果秘书的知识面不够、见识不广对工作会产生不好的影响。秘书的知识机构基本可以分为三个层次，即基础知识、专业知识和辅助知识。

（一）基础知识

基础知识是现代秘书从事秘书职业所应具备的最基本的素质要素，是秘书从业的立身之本，处于现代秘书知识结构中的最基层部分。扎实的基础知识是秘书能够完成好工作任务的基础条件。秘书的基础知识主要可从以下两个方面来阐述。

1．人文类基础知识

人文类基础知识主要包括哲学、语言学、文学、历史、地理等学科的基础知识。这些知识不仅有利于增强秘书人员的表达能力，提高艺术修养和审美品位，而且使秘书人员在日常工作中既有严谨的安排，又有审美的灵感；在人际交往中既有实事求是的科学态度，又有随机应变的工作艺术。秘书人员不应仅是公式化的完成任务，而应让自己的工作更富有人文精神。

2．自然科学类基础知识

自然科学类基础知识主要包括数学、物理、化学、天文、地理、生物等学科的基础知识。秘书队伍中的绝大多数人都是文科专业，对自然科学类的知识欠缺了解，这就会导致秘书工作人员在工作中捉襟见肘。毕竟在以科学技术为第一生

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产力的现代社会、在缺乏创造性思维、科学精神的前提下要有所作为这基本是不可能的。自然科学类知识有利于秘书人员产生创造性思维、建立科学精神，在科学知识的熏陶中形成理性思维。秘书工作者的工作环境决定了自己不能完全凭感觉和激情办事，基于这一点，秘书工作者也应该学自然科学类的基础知识。扎实的基础知识和理论知识。是现代企业秘书必备的本领和基本功，是秘书人员顺利成长的阶梯，是不断走向成功的源泉。目前，现代企业秘书必须注重学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想，注重理论联系实际，在实践中掌握科学的世界观和方法论，将市场经济体制下的新情况、新问题上升到一定的理论高度加以概括和总结，正视改革过程中出现的新情况、新问题。一般应具备法律学、市场学、价格学、预测学、消费心理学、公关学、经济法学、行政管理学、运筹控制论、现代企业管理及计算机和网络技术应用等方面的知识。目前最为急需的是，一要尽快学习和掌握WTO的基本规则，熟悉其法律体系;二要注重按国际惯例的实际操作并积累相关运作经验;三要具备相当的外语水平以及处牌涉外文书的能力，以适应形势发展的需要。

（二）专业知识

扎实的基础知识是秘书知识机构的根基部分，而牢固的专业知识则是秘书工作者知识机构的核心部分，也是秘书人员区别于其他专门人才的重要标志，秘书人员的专业知识可以分为以下两个部分，即专业理论知识、行业业务知识。

1．专业理论知识

秘书专业知识主要包括秘书知识、秘书实务知识、文书写作知识、文书处理知识、档案管理知识、秘书礼仪知识、办公设备使用知识以及信息管理知识等。在现代秘书知识体系中，秘书专业知识处于核心地位，现代秘书只有精通并能熟练运用秘书专业知识，才能胜任职业岗位，才能成为合格的秘书人才。

2．行业业务知识

行业业务知识是指秘书人员在其服务的机构中所从事的有关行业的具体业务知识，如金融、建筑、贸易、咨询等。秘书人员在不同性质的行业和部门工作，工作环境也不一样，所要具备的行业知识也是不同的，现代秘书只有了解、掌握了这些与服务行业相关的业务知识，才能胜任本职工作，才能掌握工作的主动权和发言权，才能更好地为上司服务，才能真正发挥参谋和助手作用。现代企业秘

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书必须通晓本企业的业务，熟悉本企业的经营活动和发展战略、及时收集、处理与本企业相关的产、供、销、科技、资金、市场等信息，了解国家宏观调控方面的信息以及国内外经济动向等，熟悉与本企业有关的基本法规、特定规章。举例说，如果该秘书是在电信企业做秘书，就要了解熟悉党和国家改革开放的大政方针和重大政策，了解熟悉信息产业、通信行业、电信体制改革等具体政策，熟悉“电信条例”、“消费者权益保护法”、“劳动法”、“合同法”等，只有这样，才能保证从事的工作符合法律法规所设定的“游戏规则”。另外，秘书要有丰富的企业经营管理知识，包括一般的企业经营管理理论知识和所在企业的经营管理知识，通晓本企业行政、财务、统计、管理、市场、营销、战略、信息等方面的知识，努力成为现代商务型、复合型人才。

（三）辅助知识

秘书工作人员除了掌握了必须的基础知识和专业知识之外，还应掌握一些能够服务于本职工作的辅助知识。它是现代秘书提高职业素养，加强业务能力，积累发展后劲的“必修”知识，具备一定的辅助知识，在解决实际问题时能够帮助秘书工作人员扩展思维空间，找到新的思路，这样便能游刃有余了。所以，秘书人员应当掌握一些必要的辅助知识。

1．法律基本知识

法律基本知识包括国家宪法、法律法令、各种行政法规和规章制度。现代社会是法治社会，人与人之间、人与组织之间、组织与组织之间的关系都受制于法律，如果对法律知识一无所知将寸步难行，会给工作带来严重的后果。特别是随着我国与世界各国的联系不断加强，作为领导助手的秘书特别是企业秘书要掌握国际法规知识，按照国际法规和管理办事，以便在国际交往中更好的维护国家和企业的权益。

2．行政管理知识

从职业性质的角度讲，秘书是为管理层服务的，但是作为现代秘书仍然需要掌握一定的管理知识。首先，秘书人员虽然不是行政管理工作的直接领导者，但他必须协助决策层参与行政管理工作，如果其行政管理知识完全缺失，那么组织协调工作很难做到位，其次，就秘书这个个体来说，现代秘书工作本身也是具有管理性的，如对自身的工作实施的目标管理、会务管理、时间管理、档案管理等，

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学习掌握好行政管理知识在有助于现代秘书协助上司实施管理的同时也有助于其对自身工作的有效管理。

3．经贸类知识

经贸类知识包括财务知识、统计知识、金融知识、证券知识、贸易知识等多个方面。现代社会是以经济建设为中心的社会，任何行业都与经济建设密切相关，都打上了知识经济的烙印，因此现代秘书必须学习经济理论，掌握一定量的经济知识，要摸清经济规律，熟悉经营管理，了解市场运作的方法，使自己成为通晓经济规律的知识型秘书。

4．公共关系学知识

公共关系学指以公共关系的客观现象和活动规律为研究对象的一门综合性的应用学科，是研究组织与公众之间传播与沟通的行为、规律和方法的一门学科。而秘书部门则是“内联外通”的机构，处理公共关系是秘书部门的重要职能。通过对公共关系的研究，秘书能够运用好这方面知识，这样既能更好的对企业进行市场推广，又能在企业遇到困难时运用危机公关的技巧和方法让其化险为夷，这对树立良好的企业形象，扩大企业知名度大有益处。

5．心理学知识

一方面，秘书在工作中不断与人打交道，其中包括上级领导、同级的同事、下级的工作人员以及接待对象等多层次各方面的人，秘书只有掌握心理学知识，在交际过程中善于观察、总结不同人的心理特征及其规律，才能实现无障碍交流、高效率的沟通。另一方面，秘书也需要掌握自身心理调适方法，从而使自己保持健康的心态和良好的心理素质，这样才能适应高强度的工作。

三、新时期秘书应具备的能力结构

秘书的职业素质总体上可以看成由知识素养和能力结构两部分构成，知识即秘书自身的文化涵养，是一种内在的修养，也是一个秘书能成功胜任现代秘书工作的地基。而能力即把知识转化为实际的力量，是知识跟实践的产物，是秘书能顺利完成工作任务的主观条件。因此要成为一个达到现代职业素质要求的秘书只具备立体的知识是远远不够的，必须要有完备的能力结构来作为支撑。

（一）沟通能力

沟通能力指沟通者所具备的能胜任沟通工作的优良主观条件。表面上来看，

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沟通能力似乎就是一种能说会道的能力，实际上它是包罗了从穿衣打扮到言谈举止等一切行为的能力。一个具有良好沟通能力的秘书，他可以将自己所拥有的专业知识及专业能力进行充分的发挥，并能给对方留下深刻印象。秘书部门处在对内对外联系的交汇点，缩小双方的分歧、扩大共识、创建合作关系等是秘书的使命，而沟通能力的高低将决定着这项使命的完成效果，只有不断提高沟通能力才能提高沟通效益。

（二）观察能力

观察力是人们有意识地对事物或现象进行直觉感受的能力，是人们认识世界的基本前提。具备较好的观察力能够让秘书及时地发现问题，适时地找到解决方法，从而化解矛盾。我们通常说的“政治敏感性”、“灵敏的市场嗅觉”等，其实都是基于对政治、经济、市场的一些现象进行观察之后，发现其中具有方向性意义的细微变化，从而决定自己下一步行动或变化的能力。而作为一个处在市场经济下的现代秘书，就应当具备这样的能力，发现事物发展变化的新趋势，这样便能更好的辅助领导完成工作。

（三）表达能力

表达能力分为两个部分即语言表达能力和文字表达能力。秘书要不断的处理人际关系，在口头沟通交流的过程中要精准的表达思想，这就需要良好的语言表达能力。同时，秘书在处理、起草各类文书就需要很好的书面表达能力。现代秘书每天都要跟文字接触，而文字工作也是秘书的基本工作，因而秘书必须要有扎实的文字功底。

（四）危机公关能力

危机公关是指应对危机的有关机制，它具有意外性，聚焦性，破坏性和紧迫性。危机公关对于国家、企业、个人等等都具有重要的作用。当公众感到自身的利益受到伤害就会对组织的态度和印象发生转变，这时就需要组织在第一时间站出来进行危机公关，以求在最大程度上挽救组织形象。在没有设置专门部门的组织中，危机公关这一重任就会落在秘书部门的肩上，危机公关的成效对于一个组织的存亡起到巨大作用，因此秘书就应当具有危机公关的能力。

（五）创新能力

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