档案分类编号规定

档案分类编号规定

一、总则

为了科学的管理本公司的档案，使之便于查找和利用，充分的发挥档案的信息作用，更好的为公司各项工作服务，特制订本规定。 二、档案分类

本公司档案按照各项业务活动中形成的文件材料内容，具体特征结合本分类，本着保持档案材料有机联系和便于保管利用的原则，很据本公司的具体情况，特将本公司全部档案分为八大类进行保管。

序号 1 2 3 4 5 6 7 8 名称 合同类 行政管理类 会记档案类 董事会及股东会议类 声像类 荣誉证书类 项目管理类 员工档案类 代号 H G K Z S R M T

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1档案类目分类号：

一级类目 代号 名 称 代号 1 2 1 二级类目 名 称 代号 代号 三级类目 名 称 名 称 1. 2. 1. 董事会会议文件 董事会的往来文件、信函 股东大会会议文件 归 档 范 围 保管期限 长期 长期—短期 永久 Z 董事会及股东会类 董事会 股东大会 名 称 1. 2. 1. 外来文件中属本公司主管业务并要贯彻执行的决议、决定、条例、规定、指示、通知、通报、函 公司发文（本公司颁发的规章、制度、决定、条例、规定、办法、任免等） 购置、验收、调试文件 使用维修文件 旧设备处理文件 长期—短期 永久—长期 长期 长期 长期 长期 长期 短期 2 行政事务 1 G 办公设备 2. 3. 行政管理类 3 资产管理 2 3 后勤管理 科研设备 其它 归档范围同生产设备 如：本公司有关车辆管理的材料（采购过程、产权证、保险单、维修记录等） 1. 本公司有关办公用品的登记、申请、批示、情况统计等

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一级类目 代号 名 称 代号 1 二级类目 名 称 代号 2 帐簿 三级类目 名 称 1. 原始凭证、记帐凭证、汇总凭证等 归 档 范 围 保管期限 15年 永久 25年 15年 15年 固定资产报废 清理后保存5年 凭证 2. 其中：涉及外事和入股的会计凭证 1. 2. 3. 4. 5. 6. 1. 2. 1. 2. 3. 4. 5. 现金和银行存款日记帐 明细帐 总帐 固定资产台帐（卡片） 辅助帐册、备查薄 涉及外事和入股的帐册 月、季度会计报表（包括文字分析） 年度会计报表（包括文字分析） 会计移交清单 会计档案保管清册 会计档案销毁清单 银行余额调节表 银行对帐单 K 会计档案类 3 报表 4 其它 1 2 3 在职员工档案 退休员工档案 其它 15年 永久 3年 永久 15年 永久 25年 5年 5年 永久 T 员工档案类 参照国家有关干部档案管理规定的有关条例执行 永久 永久 永久 长期 短期 永久—长期 永久—长期 永久—长期 反映本公司主要职能活动的证书、奖杯、奖状、奖章、锦旗等 1 证书 国家级 2 3 4 磁盘 光盘 其它 1. 反映本公司主要职能活动、存有公司重要的数据信息的磁盘 2. 反映本公司主要职能活动、存有公司重要的数据信息的光盘 3. 公司注册证书 R 荣誉证书类

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H 合同类 1 2 3 S 声像类 1 2 3 4 M 项目管理类 3 4 质量控制 项目建议书 3. 对于工程项目质量的评估报告、质量管理检查记录 4. 项目建议书的批复文件，项目评估研究资料 永久 永久—长期 1 2 劳务施工合同 劳动合同 照片 聚会 视频 其它 投资控制 进度控制 1. 下发给劳务公司的各类合同 2. 3. 公司人员签订的劳务合同书 1. 施工现场照片 2. 公司重要决议聚会 3. 公司重要决议视频 4. 走访施工现场照片、视频及各类现场重要照片 1. 进行项目前期策划，经济分析、专项评估与投资确定 2. 与工程项目总承包企业或施工企业及建筑材料设备等企业签订合同并监督实施 长期 长期 长期—短期 永久 永久 永久—长期 长久 长期

三、档案的编号

本公司档案的编号由档案的分类号、档案类目号、年代号及案卷顺序号四部分组成。档案代号与各级属类代号用“/”隔开，年代号及案卷顺序号用“ . ”隔开。

档案保管期限的代号：永久卷用“A”表示，长期卷用“B”，短期卷用“C”，表示在档案袋的封面上。

四、公司各类档案编号模式：

1、合同类：H/X.XXXX.XXX 2、项目管理类：M/X.XXXX.XXX 3、员工档案类：T/X.XXXX.XXX

4、声像类：S/X.XXXX.XXX 5、荣誉证书类：R/X.XXXX.XXX 6、会记档案类：K/X.XXXX.iXXX

7、董事会及股东会类：Z/X.XXXX.XXX 8、行政管理类：G/X.XXXX.XXX

备注：上述“X”不代表编号

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