事业单位档案管理中存在的问题及对策分析

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事业单位档案管理中存在的问题及对策分析

作者：程巧玲

来源：《科技创新导报》2011年第20期

摘 要:在这个对信息需求量飞速增长的时代,档案的管理对于每一个企事业单位都是十分重要的。如何做好档案管理工作是当下每个单位都面临的首要问题,做好档案的管理工作并不是一件容易的事情,这需要极大的耐心与毅力,当然还需要有一定的专业性及技术性,才能及时发现问题并解决问题。事业单位在档案管理中将会面临很多问题,本文将简述一下事业单位档案管理中存在的问题,并提出相应的对策。 关键词:档案管理事业单位问题对策

中图分类号:G271 文献标识码:A 文章编号:1672-3791 (2010)7(b)-0198-01

事业单位的档案是包含很多方面的,这些方面对于人才的选拔、考核、以及单位其他工作都是有很大的帮助的,工作人员通过查看档案可以及时的得到相关的信息,以便及时的去做下一步工作。改革开放以来,事业单位对档案的管理工作已经越来越完善,但是离真正的完善还是有一段距离的,还有很多档案管理问题存在于事业单位中,如果不能及时的去发现并解决这些问题,那么对于事业单位来说无疑会有很大的负面影响,所以事业单位必须要及时的解决档案管理中的相关问题,跟上时代发展的要求,最终朝着更好的方向发展。 1 事业单位档案管理中存在的问题 1.1 档案管理人员缺少专业知识

在事业单位中,档案管理的工作人员普遍缺少这方面的专业知识,更有甚者,一些事业单位任用非专业人员担任此岗位,这样造成的后果可想而知。 1.2 档案管理人员缺少该有的工作态度

一个事业单位发展的好坏,很大程度取决于该单位的工作人员对工作持有的态度,档案管理的工作人员也是如此,很多事业单位的档案管理人员在工作的过程中抱着应付的态度,不能及时的更新档案、清理档案室的卫生,缺少责任心,也缺少相应的耐心去发现问题,抱着这样的态度工作,对事业单位的发展是有很大的负面影响的。 1.3 档案管理工作人员离职后档案的管理问题

现今社会,很少会有人在一个工作岗位上一直干下去不换工作,即使有这样的人一直在一个岗位上干下去,那么他迟早也是要退休的,还有很多其他的突发状况,譬如离职、出国深造、生病等,这些状况对于档案的管理工作都是有很大影响的。很多事业单位的档案管理人员变换时,对

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于档案管理的交接工作并没有做好,最后造成很多档案变成了“死档”、“弃档”,这对事业单位来说是一笔很大的损失,而这些损失不是用金钱可以衡量的。 1.3.1 事业单位不能合理有效的利用现有的档案

一些事业单位拥有很多的档案,但是却不会利用,档案常年摆放在那里却无人问津,使档案失去了其原有的作用。还有一些事业单位对档案的利用只限于一些基础的层面,没有让档案的利用价值达到最大化,不是将档案放在一边置之不理,就是不会合理的利用档案为自己服务,这些问题是急需解决的。

1.3.2 事业单位没有采用相应的措施保管好档案

档案的保管工作是档案管理工作中很重要的一个步骤,虽然现在电子档案已经越来越破普及,但是多数事业单位还是采用纸质档案管理的方式管理档案,所以就要加强对档案的保管工作,只是档案由于其特殊的性质及其容易被损坏,这就要求事业单位做好相关的防护工作来保管档案。

1.3.3 事业单位对档案的管理不规则化

档案的管理工作是一项复杂的工作,很多事业单位的档案管理都是没有规则可循的,想到怎么做就怎么做,根本没有规律性,而且档案里的纸张散乱无章,当需要的时候查找却要花费大量的时间,这很影响工作的效率。

1.3.4 事业单位的档案不能及时更新

大多数事业单位的档案都不能及时的更新,或者是更新速度缓慢,时代在变化,科技在发展,一切的一切都在变化,这就要求档案跟上时代发展的步伐,而不是长时间停留在一个阶段。 1.3.5 事业单位缺少引进高科技来管理和保护档案的意识

随着时代的进步,原有的档案管理方式和管理设备已经不能适应时代的发展,但是当下多数事业单位还是没有认识到这一问题的严重性,对于档案的损坏也是需要引进高科技产品还修复的,很多事业单位还没有引进高科技设备来管理档案的意识。 2 事业单位档案管理的对策分析 2.1 加强对事业单位档案管理人员的培训

事业单位应当定期的安排档案管理人员进行相关工作培训,加强其专业性知识,并使其认识到此工作的重要性,树立正确的工作态度。改革开放以来,我国的发展速度之快是有目共睹的,发

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